При разработке этой политики лица, отвечающие в организации за управление состоянием окружающей среды, должны взаимодействовать с теми лицами, которые будут отвечать за обмен экологической информацией для обеспечения того, что эта политика будет логически последовательной и совместимой с другими принципами, политиками и назначением организации. В соответствии с этим все уровни управления организацией должны применять эту политику и обеспечивать прием информации для формулирования и видоизменения политики.
Политика обмена экологической информацией не требует подробной детализации, однако должна довести до сведения всех заинтересованных сторон важность обмена экологической информацией в отношении экологических вопросов, точек зрения и связанных с экологией воздействий и экологических показателей. При разработке политики обмена экологической информацией основное значение имеют взгляды, задачи, назначение и культура организации. Организация должна взять на себя ответственность за политику, которая учитывает местные, региональные и/или национальные особенности работ по обмену экологической информацией, где это применимо.
Важные факторы, которые необходимо принимать во внимание при разработке политики обмена экологической информацией, должны включать в себя:
- область торгово-промышленной деятельности и спектра выпускаемой продукции или предоставляемых услуг;
- размер организации;
- организационную инфраструктуру;
- корпоративное управление;
- рыночные и торговые стратегии;
- наличие системы обмена экологической информацией;
- рассмотрение экологических точек зрения и воздействий;
- взаимодействие со связанными областями, такими как здравоохранение и безопасность, а также с другими подходами к устойчивому развитию;
- локальные, региональные, национальные и международные добровольные кодексы этики/поведения;
- ожидания заинтересованных сторон и
- права общественности на получение информации.
Политика должна быть рассмотрена заинтересованными сторонами - внутренними или внешними (в зависимости от обстоятельств).