ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (Переиздание)

     7.4 Метаданные для описания ресурса

Одной из первоочередных областей использования метаданных является описание ресурсов. Этими ресурсами могут быть книги, журналы, видеофильмы, документы, изображения и артефакты. Сюда также включают документы, переданные на архивное хранение. Метаданные необходимы для идентификации ресурсов и могут включать в себя название, создателя (создателей), дату (даты), уникальный идентификатор, сведения об отношении к другим ресурсам (например, положение в серии) и их параметры (например, размер или длина). Некоторые из этих элементов метаданных также используются в контексте управления документами. Они сходны и могут совмещаться с элементами первичных метаданных, созданных в момент ввода документа, фиксирующих содержание документа. Однако набор описательных метаданных об управлении документами и применяемых для архивных целей обычно шире, чем стандартный набор описательных метаданных, и может включать в себя другие элементы, такие как, например, контекстуальные метаданные (см. 9.2.1).

Существует тесная связь между указанным выше типом метаданных и архивным описанием. Архивные учреждения используют метаданные для описания архивных документов с целью обеспечения их сохранности, размещения их в административном контексте и контексте управления документами, а также для обеспечения их использования и управления. Таким образом, существующие стандарты по архивному описанию, а именно ISAD/G и ISAAR (CPF), взаимосвязаны с метаданными об управлении документами, поскольку оба направления связаны с документированием процессов делового контента и управления. Архивное управление, включая архивное описание, является дополнительной и продолжительной деятельностью для тех документов, которые идентифицированы как имеющие архивную ценность. Таким образом, рекомендуется создавать и использовать функциональные возможности систем для миграции метаданных между системами управления документов и системами управления архивами организации.

_______________

ISAD/G и ISAAR (CPF) являются стандартами, выпущенными Международным советом по архивам (ICA, www.ica.org). ISAD/G - Международный стандарт по архивному описанию (Общие принципы), обеспечивающий руководящие указания для описания документов и их совокупностей. ISAAR (CPF) - Международный стандарт по архивным документам органов власти (корпорации, отдельные личности, семьи), предусматривающий руководящие указания для описания организаций-фондообразователей. (Международный стандартный эталонный архивный документ. Стандартная запись свидетельства об архивном органе).