ГОСТ Р 52537-2006 Производство лекарственных средств. Система обеспечения качества. Общие требования
Приложение F
(справочное)
Порядок организации контроля исполнения
F.1 Контроль исполнения документов повышает уровень ответственности за выполняемую работу и направлен на своевременное и надлежащее исполнение документов, поступающих на предприятие и разработанных самим предприятием.
Отсутствие должного контроля исполнения приводит к следующему:
- утере документов;
- неисполнению документов в срок или неисполнению их вообще;
- неорганизованной работе исполнителей, в основном по методу "устранения отклонений" с элементами случайности и хаотичности;
- практической невозможности восстановить историю работы с документами и роль каждого из исполнителей.
F.2 Контроль исполнения может быть сплошным или выборочным.
Если на предприятии не предусмотрен сплошной контроль, то должен быть утвержден перечень документов, исполнение которых подлежит контролю.
F.3 Ответственным за исполнение документа (ответственным исполнителем) является лицо, указанное в перечне исполнителей (резолюции на входящем документе) первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.
Соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю за установленный им период времени до истечения срока исполнения документа все материалы для обобщения и подготовки проекта соответствующего документа.
Соисполнители несут равную с исполнителем ответственность за своевременное и надлежащее исполнение документа.
F.4 Исполнение документа может быть разделено на этапы и составлен план-график, включающий в себя наименования этапов, исполнителей и сроки исполнения. План-график составляется исполнителем и утверждается лицом, контролирующим исполнение.
F.5 На предприятии должно быть назначено независимое лицо или структурное подразделение, осуществляющее учет исполнения и подчиняющееся непосредственно руководителю службы делопроизводства (руководителю информационной службы), руководителю службы качества или Руководителю предприятия. На предприятиях с небольшим объемом документации эти функции могут быть возложены на секретаря или другое лицо, связанное с делопроизводством.
В обязанности данного лица (подразделения) входит следующее:
- постановка документа на контроль;
- проверка своевременного доведения документа до исполнителей;
- предварительная проверка и регулирование процесса исполнения;
- оценка контроля (наблюдение) за процессом исполнения документа;
- снятие документа с контроля в установленном порядке;
- анализ исполнительской дисциплины отдельных лиц, подразделений и предприятия в целом, а также подготовка соответствующих материалов для руководства с целью принятия решений по управлению уровнем дисциплины;
- представление доклада руководству об исполнении документа.
Данное лицо (подразделение) работает совместно с лицами, ответственными за делопроизводство в других подразделениях организации.
F.6 Следует различать учет исполнения и контроль исполнения. При учете исполнения не оценивается, действительно ли документ исполнен, а лишь систематизируется работа по учету исполнения и проверяется правильность оформления документов.
Контроль исполнения осуществляется лицом (подразделением), способным оценить выполнение требований документа в полном объеме. В отдельных случаях функции учета и контроля исполнения могут быть совмещены и возложены на лицо (подразделение), осуществляющее контроль исполнения.
F.7 Копии документов, подлежащих контролю, должны быть своевременно выданы под расписку всем исполнителям и лицам (подразделению), осуществляющим контроль и учет исполнения.
F.8 Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях от даты поступления документа на предприятие или от даты подписания внутреннего документа, за исключением случаев, оговоренных законодательством или нормативно-правовыми актами. Сроки исполнения указываются Руководителем в резолюции на поступающем (внешнем) документе либо в тексте внутреннего документа.
F.9 На документах для контроля проставляется штамп "Контроль" в правом верхнем поле.