СТО СМК 28-2004 Система менеджмента качества. Управление документацией и записями

     5 Общие требования к изложению и оформлению документов

5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.

В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.

Изложение, оформление и обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами:

СТО СМК 03-2006 - разработка и обозначение НИР, НИОКР;

СТО СМК 07-2004 - разработка и обозначение стандартов организации и стандартов СМК;

СТО СМК 09-2005 - заключение и обозначение договоров;

СТО СМК 12-2007 - регистрация организационно-распорядительной документации;

СТО СМК 15-2007 - обозначение рабочей и проектной документации, в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;

СТО СМК 20-2007 - оформление и регистрация документов в техническом архиве (присвоение инвентарных номеров хранения);

ГОСТ Р 1.5 - построение, изложение, оформление и обозначения национальных стандартов;

ГОСТ 2.114 - построение, изложение, оформление и обозначения технических условий;

ГОСТ 3.1201 - обозначение технологической документации;

ГОСТ Р 6.30 - оформление организационно-распорядительной документации.

5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:

- учтенный (с номером);

- недействующий (со штампом "Недействующий" - приложение Б).

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как "Контрольный экз.", о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.

5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.

Учтенные экземпляры документов СТО СМК с номером N 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью "Контрольные экз." в отделе стандартизации.

5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус "недействующих" и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп "Недействующий" и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.

В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп "недействующий" и они хранятся отдельно.

5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:

на титульном листе:

- название института и его подразделения;

- название журнала, даты начала и окончания;

на первой странице:

- должность ответственного за ведение журнала;