Затраты на качество должны учитываться и обобщаться на основе данных, собранных бухгалтерией предприятия. Следует установить отдельные функции, необходимые для обеспечения функционирования системы, такие как:
а) функции бухгалтерии:
1) сбор данных о затратах на качество,
2) классификация затрат по соответствующим работам,
3) обеспечение баз сравнения для оценки затрат на качество,
4) выпуск рабочих отчетов за отчетный период;
б) функции менеджмента качества:
1) анализ затрат на качество, выполнение соответствующих корректирующих действий после исследования причин и выработка рекомендаций по улучшению,
2) координация работы внутри подразделений для сбора данных о затратах на качество,
3) реализация постоянной политики снижения затрат и контроля,
4) консультации об ответственности за затраты из-за недостаточного качества.