РД 52.14.616-2000 Инструкция. Порядок работы с фондом нормативных документов

     5 Учет

5.1 Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:

- сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;

- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации - на возможность просмотра, чтения и копирования.

5.2 Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.

Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.

5.3 Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.

Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме приложения А.

Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в приложении Б.

5.4 Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме приложения В.

Каждый нормативный документ, поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как отдельно изданный.

Индивидуальный учет изменений к нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых документов.

5.5 Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

5.5.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.

Нумерационный каталог раскрывает фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях-разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

5.5.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

5.5.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.

5.6 На учтенных в фонде документах проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:

- сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение нормативных документов (при необходимости);

- порядковый номер экземпляра нормативных документов одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа "ЭКЗ. N 1" проставляют штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР".

Нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд на микрофишах и машинных носителях информации, помещают в конверты или коробки, на которых также проставляют соответствующие штампы или делают записи от руки.