ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения
4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее - микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, оформленное распорядительным документом.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями.
4.2 Решением должны быть определены порядок и сроки проведения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответственные исполнители, в том числе ответственные исполнители, проверяющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-подлинникам.
4.3 План организационно-технических мероприятий по переводу документов предприятия на микрофильмы-подлинники должен содержать следующие основные виды работ:
- разработку, согласование и утверждение перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП);
- организацию участка микрофильмирования (при выполнении работ на собственном предприятии);
- оснащение необходимым оборудованием участков хранения и использования микрофильмов;
- решение организационно-управленческих вопросов использования микрофильмов-подлинников, в том числе: разработку и корректировку стандартов предприятия, инструкций и положений, разработку, при необходимости, технического проекта служб микрофильмирования отдела технической документации;
- организацию работ по микрофильмированию документации, учету, хранению и применению микрофильмов-подлинников;
- организацию работ по аннулированию и уничтожению замененных документов-подлинников.
Если на предприятии действует система обработки документации на основе микрофильмирования, то тип микрофильма-подлинника должен соответствовать применяемым микрофильмам.
4.4 Исходным материалом для разработки ПДП являются номенклатура дел предприятия, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и первичная учетная документация предприятия, перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинников подлежат передаче на государственное хранение (приложение А), а также действующие нормативно-методические документы, разработанные учреждениями ГАС (приложение Б).
4.5 ПДП составляют подразделения, обеспечивающие разработку и обработку документации на предприятии, с участием членов постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) данного предприятия. Функции головного исполнителя для технической документации при этом возлагают на отделы технической документации.
Если ЭК рассматривает документы, имеющие оборонное значение, то в ее состав входит представитель заказчика на предприятии.
4.6 Анализ исходных материалов, указанных в 4.4, проводят в порядке, установленном документами, приведенными в приложении Б.
4.7 Микрофильм-подлинник применяют:
- для всех видов документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности предприятий, приведенных в приложении А;
- для всех видов документов постоянного срока хранения в соответствии с 4.13 по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива;
- для всех видов документов временного срока хранения - в соответствии с решением руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, кроме указанных в 4.10.
4.8 Все виды документов со сроками хранения от 5 до 75 лет, указанные в действующих нормативно-методических документах ГАС (приложение Б) и не подлежащие рассмотрению ЭПК государственного архива, разрешается включать в ПДП, заменять на микрофильм-подлинник, аннулировать и уничтожать в порядке, установленном настоящим стандартом.
4.9 В ПДП включают:
- документацию, образующуюся в управленческой деятельности, - после формирования в законченные дела;
- техническую документацию на изделия производства, объекты капитального строительства - после снятия продукции (изделия) с производства или сдачи объекта капитального строительства в эксплуатацию;
- документацию всех стадий научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ, опытного производства, в которую не вносят изменения (имеется незначительное число изменений).
4.10 Не подлежат замене на микрофильм-подлинник:
- первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, финансовая и другая специальная документация, необходимая для ревизий, а также для начисления пенсий - в течение 10 лет;
- документы постоянного или временного сроков хранения, имеющие художественные, автографические, палеографические и другие особенности, которые не могут быть полностью воспроизведены на микрофильмах.