ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение (с Изменениями N 1, 2)

2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА

2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501-88. Инвентарные книги подразделяют на:

- книги подлинников (ИКП);

- книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;

- книги дубликатов (ИКД).

Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.

2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-88. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф "Индекс предприятия", "Продолжение на листе", "Наименование" и "Обозначение" на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.

2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.

2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:

- пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);

- наличие необходимых подписей и дат;

- комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

- наличие всех листов подлинника, включая приложения.

2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.

Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.

2.6. При учете восстановленного подлинника в графе "Примечание" ИКП делают отметку "Восстановлен, дата и подпись сотрудника", в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс "В".

2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.

2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе "Примечание" учитывают организацию (предприятие) - держатель подлинника.

2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) - держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе "Абоненты" проставляют наименование организации-дублера, в графе "Дата" - дату отправки дубликата, в графе "Кол. экз." - количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом "Д", например "Д1".

2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе "Кем выпущен" указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.

2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа.

(Измененная редакция, Изм. N 2).

2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с РД 50-54-76-88 и стандартами ЕСПД.

2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).

2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приемо-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).

2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД).

2.12-2.15. (Введены дополнительно, Изм. N 2).