ГОСТ 19.601-78 Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники программных документов должны храниться в ОТД (БТД) предприятия - держателя подлинников.

2.2. Подлинники, принимаемые на хранение, должны соответствовать общим требованиям к программным документам и стандартам ЕСПД на программные документы, выполненные на различных носителях данных.

2.3. При приеме подлинников служба ОТД (БТД) проверяет:

комплектность подлинников в соответствии со спецификацией;

пригодность к хранению и многократному снятию дубликатов, копий;

наличие установленных подписей и дат.

2.4. Подлинники программной документации следует сдавать в ОТД (БТД) через службу нормоконтроля.

2.5. Подлинники, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге подлинников по форме, приведенной в ГОСТ 2.501-88. При этом в графе "Примечание" должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и (или) заполняют штамп для учета, который располагают на поле для подшивки листа утверждения или титульного листа в левом нижнем углу. Образец штампа приведен на чертеже.

2.7. Подлиннику присваивают один инвентарный номер.

2.8. На каждый подлинник, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-88. При этом в графе "Обозначение" указывают вид носителя данных.

2.9. Подлинники программных документов хранят в ОТД (БТД) в порядке возрастания обозначений или обозначений по каждому различительному индексу.

2.10. Подлинники программных документов выдают из бюро (группы) подлинников:

для снятий копий и изготовления дубликатов - по наряду на изготовление копий. Форма наряда на изготовление копий должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.501-88 (приложение 3). При этом в графе "Обозначение" указывают, помимо обозначения, вид носителя данных с указанием количества носителя данных. В графе "Всего форматов (11). Общая площадь, м" указывается общее необходимое количество носителя данных в единицах измерения, оговоренных в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на конкретных носителях данных;

для восстановления подлинников и внесения изменений по извещениям - по расписке или абонентской карточке согласно требованиям ГОСТ 2.501-88, приложение 3.

2.11. Не допускается совместное хранение в ОТД (БТД) аннулированных и действующих подлинников программных документов.