4. Суммарный учет документов
4.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема (приложение 4). При обнаружении расхождений в принимаемых партиях с данными сопроводительного документа (приложение 5), а также присланных без заказа ненужных или дефектных документов, организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента поступления партии документов.
4.2. Формой суммарного учета является книга суммарного учета, состоящая из трех частей:
- часть 1 - "Поступления в фонд" (приложение 1а);
- часть 2 - "Выбытие из фонда" (приложение 1б);
- часть 3 - "Итоги движения фонда" (приложение 1в).
4.3. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и (или) дата сопроводительного документа, количество поступивших документов, на сумму, всего названий, в том числе по видам изданий (книги, журналы, брошюры, учебные компьютерные программы и другие виды документов, по языкам (русский, национальный, иностранный), по содержанию. Обязательно выделяются графы для учета литературоведения, языкознания, детской психологии, художественной и педагогической литературы. Учет других разделов фонда осуществляется библиотекой исходя из структуры фонда и специфики общеобразовательного учреждения.
4.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" с указанием причин исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели: "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру". Передача документов в кабинеты общеобразовательного учреждения фиксируется распиской получающей стороны. Передача документов другим общеобразовательным учреждениям оформляется актом приемки-передачи. Продаже могут подлежать документы, списанные по дублетности и непрофильности. Документы, переданные в макулатуру, сопровождаются квитанцией о сдаче, прилагаются к акту и передаются в бухгалтерию. Средства, вырученные от продажи документов, а также от сдачи их в макулатуру, поступают на расчетный счет учреждения и используются для пополнения фонда библиотеки.
4.5. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.
4.6. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда".
4.7. Отражение периодических изданий в "Книге суммарного учета библиотечного фонда" осуществляется на основании акта, составляемого библиотекой по итогам завершения подписки (за год, полугодие, квартал).