МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
Хабаровского края
ПРИКАЗ
от 19 июня 2003 года N 498
Об утверждении Порядка учета библиотечных
фондов библиотек общеобразовательных учреждений
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Минобрнауки Хабаровского края от 10.05.2023 N 28, вступившего в силу со дня официального опубликования (опубликован на официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края http://laws.khv.gov.ru - 19.05.2023).
____________________________________________________________________
(с изменениями на 7 июля 2008 года)
________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
Приказом Министерства образования и науки Хабаровского края от 7 июля 2008 года N 823
________________________________
В связи с необходимостью упорядочения учета и обеспечения сохранности библиотечных фондов (основных и учебников) библиотек общеобразовательных учреждений в соответствии с Методическими рекомендациями Министерства образования Российской Федерации по применению "Инструкции об учете библиотечного фонда", утвержденной Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 02.12.1998 N 590,
приказываю:
1. Считать утратившим силу приказ комитета общего образования администрации Хабаровского края "Об утверждении порядка учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений" от 01.08.2000 N 296.
2. Утвердить "Порядок учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений" (приложение 1).
3. Утвердить "Порядок учета библиотечного фонда учебников общеобразовательного учреждения" (приложение 2).
4. Краевому государственному образовательному учреждению дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) "Хабаровский краевой институт переподготовки и повышения квалификации педагогических кадров" (Кузнецова А.Г.) включить "Порядок учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений", "Порядок учета библиотечного фонда учебников общеобразовательного учреждения" в сборник документов, регламентирующих деятельность библиотек общеобразовательных учреждений. (Пункт изменен Приказом Министерства образования и науки Хабаровского края от 7 июля 2008 года N 823 - см. предыдущую редакцию).
5. Руководителям органов местного самоуправления, осуществляющим управление в сфере образования организовать работу по учету фондов (основных и учебников) библиотек общеобразовательных учреждений согласно утвержденным документам. (Пункт изменен Приказом Министерства образования и науки Хабаровского края от 7 июля 2008 года N 823 - см. предыдущую редакцию).
6. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя министра образования - начальника управления общего образования А.М. Короля. (Пункт изменен Приказом Министерства образования и науки Хабаровского края от 7 июля 2008 года N 823 - см. предыдущую редакцию).
Министр образования
Л.Ф. Обухова
Приложение 1
к приказу
Министерства образования
Хабаровского края
от 19 июня 2003 года N 498
ПОРЯДОК
учета библиотечных фондов библиотек
общеобразовательных учреждений
(с изменениями на 7 июля 2008 года)
1. Основные понятия
В настоящем документе используются следующие понятия:
1.1. Аудиовизуальный документ (АВД) - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.
1.2. Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов, формируемая для хранения и предоставления во временное пользование пользователям (читателям).
1.3. Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
1.4. Выбытие из фонда - движение библиотечного фонда в связи с исключением и списанием документов из библиотеки.
1.5. Годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда.
1.6. Движение фонда - процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
1.7. Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
1.8. Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме (инвентарная книга) каждого экземпляра документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
1.9. Исключение документов из фонда - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, ветхих, дефектных, дублетных, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.
1.10. Переоценочный коэффициент - утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.
1.11. Поступление в фонд - пополнение фонда библиотеки в результате централизованного комплектования, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа приобретения документов.
1.12. Проверка фонда - периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, выявления утраченных, а также установления их соответствия учетным документам.
1.13. Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденции спроса и предложения, конкуренции.
1.14. Суммарный учет - регистрация в учетной форме (книга суммарного учета) всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в них изменениях (поступление, состояние, выбытие).
1.15. Учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.
1.16. Экземпляр - отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
2. Общие положения
2.1. Настоящий порядок составлен на основе "Инструкции об учете библиотечного фонда", утвержденной Приказом Министра культуры Российской Федерации от 2 декабря 1998 года N 590, с учетом специфики работы библиотек общеобразовательных учреждений.
2.2. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит основой для отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
2.3. К ведению учета предъявляются следующие требования:
- полнота и достоверность учетной информации;
- документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
2.4. Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку (штемпелевание), регистрацию при поступлении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов и нормативных документов по библиотечному делу Российской Федерации и требований настоящего порядка.
2.6. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу. На равных правах могут использоваться бланки учетных документов, изготовленные полиграфическим способом, и бланки, распечатанные на принтере. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.
2.7. Учет входящих в библиотечный фонд аудиовизуальных документов (грампластинок, компакт-дисков, фонограмм, диафильмов, компьютерных учебных программ и т.д.) осуществляется в соответствии с данной инструкцией.
2.7.1. Единицами учета фонда микроформ являются: для микрофиш - название и фиша, для микрофильмов - рулон.
2.7.2. Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название. Дискета-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.
3. Учет поступления документов в библиотечный фонд
3.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их разделения на документы длительного и временного хранения.
3.2. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Инвентарные номера проставляются на титульном листе и на семнадцатой странице текста документа.
3.3. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. К фонду временного хранения относятся брошюры (объем до 48 страниц), листовки (объем до 4 страниц), календари, плакаты, программы, методические разработки, материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
3.4. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются (штемпелюются) на титульном листе и семнадцатой странице каждого документа.
Основные требования к маркировке документов:
обозначение принадлежности к конкретному общеобразовательному учреждению, эстетика, долговечность маркировочного знака. Все виды изданий, являющиеся приложением к основному документу, маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
3.5. Ответственность за правильную организацию учета библиотечного фонда несет дирекция общеобразовательного учреждения и сотрудники библиотеки в соответствии с должностными обязанностями.
4. Суммарный учет документов
4.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема (приложение 4). При обнаружении расхождений в принимаемых партиях с данными сопроводительного документа (приложение 5), а также присланных без заказа ненужных или дефектных документов, организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента поступления партии документов.
4.2. Формой суммарного учета является книга суммарного учета, состоящая из трех частей:
- часть 1 - "Поступления в фонд" (приложение 1а);
- часть 2 - "Выбытие из фонда" (приложение 1б);
- часть 3 - "Итоги движения фонда" (приложение 1в).
4.3. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и (или) дата сопроводительного документа, количество поступивших документов, на сумму, всего названий, в том числе по видам изданий (книги, журналы, брошюры, учебные компьютерные программы и другие виды документов, по языкам (русский, национальный, иностранный), по содержанию. Обязательно выделяются графы для учета литературоведения, языкознания, детской психологии, художественной и педагогической литературы. Учет других разделов фонда осуществляется библиотекой исходя из структуры фонда и специфики общеобразовательного учреждения.
4.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" с указанием причин исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели: "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру". Передача документов в кабинеты общеобразовательного учреждения фиксируется распиской получающей стороны. Передача документов другим общеобразовательным учреждениям оформляется актом приемки-передачи. Продаже могут подлежать документы, списанные по дублетности и непрофильности. Документы, переданные в макулатуру, сопровождаются квитанцией о сдаче, прилагаются к акту и передаются в бухгалтерию. Средства, вырученные от продажи документов, а также от сдачи их в макулатуру, поступают на расчетный счет учреждения и используются для пополнения фонда библиотеки.
4.5. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.
4.6. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда".
4.7. Отражение периодических изданий в "Книге суммарного учета библиотечного фонда" осуществляется на основании акта, составляемого библиотекой по итогам завершения подписки (за год, полугодие, квартал).
5. Индивидуальный учет документов
5.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера. Инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
5.2. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга) и карточная (карточка алфавитного каталога, картотеки учета периодических изданий).
5.3. Требования к книжной форме индивидуального учета:
- инвентарная книга (приложение 2) в обязательном порядке содержит следующие показатели: дата записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке фонда, номер акта выбытия. В графе "Примечание" указывается наличие и вид приложения к основному документу, особенности издания, исправленные ошибки;
- инвентарная книга должна быть пронумерована по страницам и заверена директором общеобразовательного учреждения. После заполнения инвентарной книги на последней странице проставляются порядковые инвентарные номера вписанных документов (от - до) и ставится подпись заведующей библиотекой;
- документы временного хранения в инвентарную книгу не вносятся;
- записи в инвентарной книге делаются разборчиво. Исправленные ошибки фиксируются в графе "Примечания" и заверяются руководителем общеобразовательного учреждения;
- переинвентаризация библиотечного фонда или переписка (восстановление) инвентарных книг допускаются только при чрезвычайных обстоятельствах по письменному приказу руководителя общеобразовательного учреждения.
5.4. Требования к карточной форме индивидуального учета:
- карточка алфавитного каталога содержит следующие данные: полное библиографическое описание документа, цена на момент приобретения, инвентарный номер (указывается в правом верхнем углу оборотной стороны);
- на одной карточке указываются инвентарные номера всех экземпляров одного издания документа;
- при выбытии документа из фонда библиотеки карточка алфавитного каталога уничтожается. При экземплярности документа инвентарный номер списанного документа вычеркивается;
- карточка на фонд временного хранения включается в алфавитный каталог и исключается из него по истечении срока хранения;
- карточка картотеки учета периодических изданий содержит следующие данные: почтовый индекс издания, название, периодичность, номер и дату поступления в библиотеку;
- карточка оформляется на каждый год подписки и уничтожается с истечением срока хранения периодических изданий.
5.5. Требования к учету многоэкземплярных документов.
Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и др. издания), предназначенные для использования учащимися в учебном процессе, учитываются безинвентарным способом. При безинвентарном методе учета предусматривается суммарная запись по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.
