2.10.1. Организация документационного обеспечения в администрации города, подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации г.Хабаровска и индивидуальными инструкциями структурных подразделений, не противоречащих ей.
2.10.2. Ответственность за состояние делопроизводства и сохранность документов в администрации возлагается на управление делами.
2.10.3. Ответственность за сохранность документов, находящихся на исполнении у Мэра города, его заместителей, управляющего делами, в структурных подразделениях администрации города возлагается соответственно на консультантов и помощников Мэра города, руководителей структурных подразделений.
2.10.4. Руководитель структурного подразделения администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в указанные сроки, сохранность находящихся в структурных подразделениях служебных документов.
2.10.5. Консультанты и помощники Мэра города готовят корреспонденцию для отправки через общий отдел.
Срочная корреспонденция и телеграммы передаются для отправки немедленно.
2.10.6. Ответственные за делопроизводство структурных подразделений администрации, специалисты приемных руководителей получают корреспонденцию в общем отделе, о чем расписываются в соответствующем журнале.
В случае отсутствия специалистов приемных документы в общем отделе получают консультанты и помощники Мэра города.
2.10.7. Документы, передаваемые в машинописное бюро для печати, оформляются с учетом требований Инструкции.
2.10.8. Документы, созданные компьютерным способом, должны отвечать требованиям раздела 4 Инструкции.
2.10.9. Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза управляющего делами или начальника общего отдела.
Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед общим отделом.
2.10.10. В машинописном бюро печатаются материалы только служебного характера.
Первоочередному печатанию подлежат материалы коллегий, постановления и распоряжения Мэра города, материалы городской Думы. Печатание других материалов производится в порядке поступления.
2.10.11. Служебные документы, подлежащие ксерокопированию на множительных аппаратах, подготавливаются в соответствии с требованиями Инструкции.
2.10.12. Необходимость ксерокопирования служебных документов определяют руководители структурных подразделений или их заместители, которые несут ответственность за их содержание и качество.
Ксерокопирование материалов, кроме постановлений, распоряжений Мэра города и материалов городской Думы, производится с разрешения начальника общего отдела, а в отдельных случаях - управляющего делами администрации города.
Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
Срочность выполнения заказа определяется управляющим делами, начальником общего отдела.