ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 июля 2006 года N 97
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АВТОНОМНОГО ОКРУГА
[Документ признан утратившим силу
Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30.12.2012 года N 176]
[Документ с изменениями внесенными
Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.09.2007 г. N 147
Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
В целях приведения в соответствие с изменившимся федеральным законодательством и законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:
1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа (прилагается).
2.Признать утратившим силу постановление Губернатора автономного округа от 23.05.2000 N 167 "Об утверждении Инструкции".
3.Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа В.Д.Кривых.
Губернатор автономного округа А.В.Филипенко
Приложение
к постановлению Губернатора
автономного округа
от 14.07.2006 N 97
[по всему тексту приложения к постановлению заменены слова "Военно-мобилизационное управление Администрации Губернатора автономного округа" в соответствующих падежах словами "Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа" в соответствующих падежах постановленем Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.09.2007 г. N 147]
[по всему тексту приложения к постановлению заменены слова "Отдел законодательства и ведения федерального регистра Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Уральскому федеральному округу" в соответствующих падежах словами "Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре" в соответствующих падежах постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа
Раздел 1. Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее - документы, документ) в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Администрация Губернатора автономного округа, Администрация Губернатора), Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Правительство автономного округа, Правительство) и иных исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - исполнительные органы государственной власти автономного округа).
1.2.Порядок работы с секретными документами в Администрации Губернатора автономного округа устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.
1.3.Настоящая Инструкция обязательна для всех лиц, замещающих государственные должности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, должности государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа, работники - в соответствующих падежах).
Работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.
Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений и поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, других служебных документах (далее - проекты, документы, документ) на стадии подготовки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.
Об утрате документа работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа немедленно сообщают руководителю и в Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа (далее - Управление делопроизводства). В этом случае руководителем назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется Управление делопроизводства.
Передача документов, содержащих сведения конфиденциального характера или служебную информацию, осуществляется в соответствии с настоящей инструкцией, с соблюдением законодательства о государственной тайне, коммерческой тайне и государственной гражданской службе.
Предоставление информации о деятельности органов государственной власти автономного округа, в том числе предоставление документов или их копий, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
[Абзац 6 пункта 1.3 раздела 1 постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
При обращении с документами, поступившими в Администрацию Губернатора автономного округа, Правительство автономного округа, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются Пресс-службой Губернатора по разрешению (поручению, указанию) Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора, членов Правительства автономного округа.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.4.Делопроизводство в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляется службами делопроизводства или специально на то уполномоченными лицами (далее - службы делопроизводства).
Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми соответствующими руководителями в соответствии с настоящей инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа определяются также должностными регламентами.
На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;
передача корреспонденции на рассмотрение руководству подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
контроль прохождения документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;
ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
регистрация корреспонденции и ввод информации о ходе и результатах исполнения документов в электронную базу данных в течение дня с даты поступления, подписания или росписи документа;
ежедневное копирование электронной базы данных подразделения на магнитные носители;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов;
составление номенклатуры дел подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения на очередной год;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в Ведомственный архив Управления делопроизводства;
подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и организация их учета;
проведение инструктажа принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.5.Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа осуществляет:
организацию единой системы делопроизводства, документационного и технического обслуживания деятельности Администрации Губернатора автономного округа, подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа;
проведение учебы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства, внедрение автоматизированных технологий обработки документов;
контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в Администрации Губернатора автономного округа, подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа.
1.6.Подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем подразделении.
1.7.Копия настоящей Инструкции выдается Управлением делопроизводства под расписку лицам, уполномоченным на ведение и учет служебных документов.
2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, Председателя Правительства автономного округа, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства автономного округа, Правительства автономного округа, принимается и регистрируется в Управлении делопроизводства.
[Абзац 1 пункта 2.1 раздела 1 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.
Письма граждан, адресованные Губернатору, Губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, Председателю Правительства автономного округа, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Организационно - контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее - Организационно-контрольное управление).
[Абзац 3 пункта 2.1 раздела 1 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
Обращения граждан, адресованные исполнительным органам государственной власти автономного округа, регистрируются в этих органах.
Корреспонденция, письма граждан, поступающие в представительства автономного округа, принимаются и регистрируются в представительствах самостоятельно.
[Абзац 5 пункта 2.1 раздела 1 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
2.2.При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним; при этом сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.
При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении делопроизводства (подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа), другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.
2.3.В Управлении делопроизводства документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных с распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части листа, входящего документа и двух экземпляров учетных карточек (приложение 3). Одна из них прилагается к документу, вторая находится в электронной базе данных. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.
Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.
Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.
Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.
2.4.Поступающая в адрес Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, его заместителей корреспонденция на иностранных языках регистрируется и направляется предварительно в Комитет по внешним связям автономного округа для перевода на русский язык, после перевода - передается по назначению или снимается с контроля, если не имеет силу документов.
2.5.Зарегистрированные в Управлении делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности.
Документы, адресованные Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, направляются помощнику для доклада Губернатору, Председателю Правительства автономного округа.
Судебные и другие аналогичные документы Управлением делопроизводства направляются в Юридическо-правовое, Организационно-контрольное управления и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа для предварительной проработки.
Копии протестов органов прокуратуры и экспертных заключений органов юстиции на нормативные правовые акты автономного округа, проектов федеральных законов, проектов законов автономного округа, поступивших из Думы автономного округа, незамедлительно направляются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.
