АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От 01.06.98 N 300
Об утверждении Положения об организации контроля исполнения документов в аппарате мэра и администрации города
__________________________
Утратил силу на основании
постановления мэра г. Саратова
от 28.08.2001 № 678
__________________________
____________________________
Снят с контроля на основании
постановления мэра города Саратова
от 23.05.2001 N 391,
в связи с выполнением
____________________________
Во исполнение постановления Губернатора области N 237 от 24.04.98 "Об утверждении Положения об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области", в целях наведения должного порядка при подготовке и в работе с документами, повышения исполнительской дисциплины и ответственности должностных лиц в аппарате мэра и администрации города
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации контроля исполнения документов в аппарате мэра и администрации города .
2. Рекомендовать главам администраций районов города для обеспечения единой системы контроля, проверки и исполнения документов до 15 июня 1998 года разработать аналогичные положения об организации контроля исполнения документов.
3. Отделу информационных технологий управления делами администрации города (Пивоваров В.В.) до 15 июня 1998 года разработать программу мероприятий по автоматизации системы контроля исполнения документов в администрации города.
4. Признать утратившим силу постановление администрации города от 4 апреля 1997 года N 221 "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением документов в администрации города".
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата мэра города Бандорина К.В.
Мэр города Саратова
Ю.Н.Аксёненко
Приложение
к постановлению
администрации города
от 01.06.98 N 300
П О Л О Ж Е Н И Е
об организации контроля исполнения документов
в аппарате мэра и администрации города
1. Общие положения
1. Контроль исполнения документов устанавливается для обеспечения своевременного, качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин,препятствующих их выполнению.
Действия по контролю включают в себя постановку на контроль, непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, оказание необходимой помощи для реализации намеченного и снятие с контроля.
2. Контролю подлежат:
-входящие документы:
указы, распоряжения,поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления,распоряжения,поручения Губернатора,Председателя Правительства области,распоряжения и постановления Правительства области и его Президиума ,решения Совета Безопасности области, правовые акты областной Думы (далее - документы):
-внутренние документы:
постановления, распоряжения,поручения мэра города, решения коллегии, правовые акты городской Думы (далее - документы);
-исходящие документы, где указаны сроки исполнения и конкретные задания, а также документы, по выполнению которых необходима подготовка ответов или ожидается их получение. По указанию мэра города на контроль могут быть поставлены и другие документы.
3. Контроль исполнения документов осуществляют мэр города, вице-мэр, заместители мэра ,руководитель аппарата мэра, начальник управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города,
начальник управления правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности администрации города согласно распределению обязанностей.
4. Систематический контроль исполнения документов осуществляют работники структурных подразделений аппарата мэра города и администраций районов города.
Руководители структурных подразделений аппарата мэра города, других исполнительных органов городского самоуправления, несут ответственность за исполнение контролируемых документов в порядке, установленном действующим законодательством. Глава администрации района может быть привлечен к дисциплинарной ответственности на основании статьи 14 Закона Саратовской области "О порядке наделения органов местного самоуправления Саратовской области отдельными государственными полномочиями".
В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документов, руководители вносят предложения мэру города по изменению сроков исполнения, приостановлению или отмене данного документа.
5. Управление организационно-контрольной работы аппарата мэра города осуществляет автоматизированную регистрацию и контроль исполнения документов при помощи персонального компьютера, подключенного к локальной вычислительной сети администрации города. Дублирование информации по перечисленным документам ведется по контрольным карточкам.
6. Методическое руководство работой по организации контроля исполнения документов структурными подразделениями администрации города, проверки его состояния в администрациях районов города осуществляет начальник управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города.
7. Координацию контрольной и надзорной деятельности по вопросам,отнесенным к предметам ведения администрации города по реализации контрольных функций, осуществляет управление организационно-контрольной работы аппарата мэра города. По результатам анализа контрольной деятельности исполнителей управление организационно-контрольной работы представляет на имя мэра города аналитическую информацию, а в случае неудовлетворительной работы предлагает меры по устранению выявленных недостатков, по фактам несвоевременного и ненадлежащего исполнения документов вносит предложения о наложении дисциплинарных взысканий на муниципальных служащих за допущенные нарушения, неисполнение или ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.
8. Управление организационно-контрольной работы готовит для мэра города предложения по рассмотрению на аппаратном совещании (один раз в квартал) вопроса о ходе исполнения документов, находящихся на контроле.
П. Организация контроля исполнения указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,Совета Федерации
и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
постановлений,распоряжений и поручений Губернатора области, Правительства области и его Президиума,
решений Совета Безопасности области и правовых актов областной Думы
9. Правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, постановления,распоряжения и поручения Губернатора области, Правительства области и его Президиума, решения Совета Безопасности области и правовые акты областной Думы в день их получения канцелярией департамента управления делами администрации города докладываются мэру города,а в его отсутствие вице-мэру, первому заместителю мэра города, исполняющему его обязанности, и в соответствии с резолюцией вручаются исполнителям под расписку. Копия документа и регистрационной карточки передается в отдел контроля управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города (далее отдел контроля).
10. Резолюции на документах должны содержать конкретные поручения, сроки их исполнения, фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, иметь дату и подпись.
В тех случаях, когда в резолюции указано несколько должностных лиц, исполнение документа координирует должностное лицо, указанное в резолюции первым. Доклад об исполнении документа представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями, если в резолюции не содержится иных указаний.
11. Контроль за своевременным и качественным исполнением документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, Правительства области и его Президиума, решений Совета Безопасности области, правовых актов областной Думы и подготовкой по ним распорядительных документов администрации города (постановлений, распоряжений, поручений или мероприятий) осуществляют вице-мэр, первый заместитель мэра города, заместители мэра города, руководитель аппарата мэра города, начальник управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города, начальник управления правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности администрации города согласно распределению обязанностей.
12. По поручению мэра города и его заместителей соответствующие структурные подразделения администрации города, другие исполнительные органы городского самоуправления готовят проекты постановлений, распоряжений, поручений или мероприятий по выполнению правовых актов Российской Федерации, Губернатора, Председателя Правительства области.
13. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в соответствии с резолюцией мэра города. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц. Документы с грифами "В.срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней; в десятидневный срок исполняются также документы, содержащие в тексте указание "оперативно".
Срок исполнения документа исчисляется со дня его поступления в администрацию города. При необходимости продления срока исполнения документа должностное лицо, которому дано поручение, представляет мэру города, на имя Губернатора, Председателя Правительства области, служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока. В записке должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения документа. Служебная записка исполнителя представляется не позднее, чем за пять дней до окончания установленного срока.
Установленный новый срок исполнения документа передается в отдел контроля управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города.
14. Подготовка проектов правовых актов администрации города ( постановлений, распоряжений), поручений или мероприятий во исполнение документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, Правительства области и его Президиума, решений Совета Безопасности и правовых актов областной Думы осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации г.Саратова , утвержденной постановлением администрации города от 5 сентября 1996 года N 658.
После принятия правовых актов (постановлений и распоряжений администрации города), подготовки поручений, мероприятий по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, Правительства области и его Президиума, решений Совета Безопасности области и правовых актов областной Думы делаются записи в регистрационных и контрольных карточках в графе "Отметка об исполнении". Дальнейший контроль осуществляется по документам, принятым мэром города (формы регистрационной и контрольной карточек указаны в приложениях 1 и 2).
15. Отчеты в областные органы власти об исполнении документа должны отправляться из администрации города не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока. В случае непредставления отчета в указанный срок управление организационно-контрольной работы аппарата мэра города информирует об этом руководителя аппарата мэра города с указанием конкретных виновников допущенных нарушений.
Ежемесячно 10 числа управление организационно-контрольной работы аппарата мэра представляет мэру города перечень документов согласно приложению 3.
16. Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено представление отчетов в течение ряда лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.
17. Исполненные документы вместе с регистрационными и контрольными карточками возвращаются в управление организационно-контрольной работы (отдел контроля) аппарата мэра города.
В тех случаях, когда по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,постановлениям, распоряжениям и поручениям Губернатора области, Правительства области и его Президиума, решениям Совета Безопасности области и правовым актам областной Думы не приняты постановления, распоряжения администрации города, в управление организационно-контрольной работы (отдел контроля) аппарата мэра города сдаются копии справок в вышестоящие органы за подписью должностного лица , на которого возложен контроль исполнения документа. Если в справках даны ответы не на все поручения, то документы возвращаются исполнителям для уточнения и доработки. Срок доработки не должен превышать 5 дней.
Ш. Организация контроля исполнения постановлений, распоряжений и поручений мэра города,
решений коллегии и правовых актов городской Думы
18. Организация контроля и проверки исполнения вышеуказанных документов предусматривается в планах работы секретариатов и приемных: вице-мэра, первого заместителя мэра города, заместителей мэра города, руководителя аппарата мэра города, структурных подразделений администрации города, отделов организационно-кадровой работы администраций районов города.
19. Управление организационно-контрольной работы (отдел контроля) аппарата мэра города на каждый документ, взятый на контроль, заполняет контрольную карточку. Один экземпляр карточки передается соответствующим секретариатам и приемным структурных подразделений администрации города , а другой помещается в картотеку по срокам исполнения (форма контрольной карточки указана в приложении 4).
20. Контроль исполнения документов осуществляется по каждому пункту (заданию). В этих целях на контролируемый документ заполняется контрольный лист, в который заносятся все пункты (задания), с последующей отметкой об их исполнении (приложение 5). Если приложения к контрольному документу содержат большое количество заданий, то контроль и отметки о фактическом исполнении могут вестись по приложениям.
21. Приемные вице-мэра, первого заместителя мэра города, заместителей мэра города, руководители структурных подразделений города, других исполнительных органов городского самоуправления по получению документов, взятых на контроль, заводят контрольные дела, в которые помещают:
- документ, взятый на контроль ;
- контрольный лист ;
- план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение документа ;
- отчетные документы структурных подразделений администрации города и других исполнителей ;
- справки о результатах проверок и иную переписку о ходе исполнения документа.
22. Основным методом контроля является проверка исполнения на местах, которая систематически осуществляется управлением организационно-контрольной работы аппарата мэра города , как в целом, так и по отдельным пунктам документа.
Используются меры упреждающего контроля. Отдел контроля направляет ответственным исполнителям справки предупредительного контроля по документам, срок которых истекает в ближайшие пять дней (приложение 6).
23. Ответственность за сроки представления, качества и достоверность отчетов об исполнении документов,указанных в данном разделе, несет должностное лицо, на которое возлагается контроль мэром города. В тех случаях, когда в документе контроль возлагается на нескольких должностных лиц, то исполнение документа координирует должностное лицо, указанное в документе первым. Отчет об исполнении документа представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями.
24. Непосредственный контроль по срокам представления отчетов об исполнении принятых документов осуществляют руководители секретариатов вице-мэра, первого заместителя мэра города, ответственные работники (консультанты, специалисты) соответствующих приемных в структурных подразделениях администрации города, других исполнительных органов городского самоуправления.
Руководитель секретариата, консультант, специалист :
- ведет учет (при помощи персонального компьютера, подключенного к локальной вычислительной сети администрации города, в картотеке или журнале) и контроль (контрольное дело) за исполнением документов, своевременно доводит до сведения руководителя и конкретных исполнителей полученные документы;
- заблаговременно,до истечения срока исполнения,выясняет у исполнителя состояние хода исполнения документов и докладывает руководителю;
- в установленные сроки передает материалы об исполнении документа с резолюцией руководителя в контролирующую приемную с предложением о снятии документа с контроля или изменении срока его исполнения.
25. Полученные отчеты (от структурных подразделений администрации города, других исполнительных органов городского самоуправления) об исполнении контролируемых документов работники приемных, структурных подразделений, указанных в п.3 настоящего Положения, в недельный срок анализируют, сверяют с заданиями, составляют сводную справку о выполнении каждого пункта (задания) и не позднее, чем за пять дней до окончания срока исполнения документа, передают ее в отдел контроля управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города для рассмотрения вопроса о снятии с контроля или продлении срока исполнения документа.
26. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц (срок исчисляется в календарных днях с момента принятия документа). При необходимости продления срока исполнения документа должностное лицо, на которое возлагается контроль, представляет служебную записку на имя мэра города с мотивированной просьбой о продлении срока. В записке должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения документа. Служебная записка представляется не позднее, чем за пять дней до окончания установленного срока исполнения документа.
Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения принимает мэр города, а также руководитель аппарата мэра города и начальник управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города.
27. Снятые с контроля постановления, распоряжения и все справки к ним передаются для учета в отдел контроля управления организационно-контрольной работы аппарата мэра города.
