АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

26.12.2006 N 471А


Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова

(с изменениями на 16 ноября 2010 года)

_______________________________________________________________

     В тексте документа учтены изменения и дополнения, внесенные
постановление мэра города Саратова от 18.10.2007 N 925,
постановлением главы администрации города Саратова от 04.06.2008 N 650,
постановлением главы администрации города Саратова от 30.07.2008 N 1052,
постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 19.02.2010 N 779,
постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 16.11.2010 N 2800.

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

В тексте постановления слова "администрация города" заменены словами

"администрация муниципального образования "Город Саратов",

слова "постановление главы администрации города", "распоряжение главы администрации города"

заменены словами "постановление администрации муниципального образования "Город Саратов"",

"распоряжение администрации муниципального образования "Город Саратов" -

постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 16.11.2010 N 2800, см. предыдущую редакцию.
_______________________________________________________________

В целях совершенствования работы с документами в администрации г. Саратова

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в администрации г. Саратова (прилагается).

2. Заместителям главы, руководителям структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" с целью единого документационного обеспечения деятельности исполнительных органов местного самоуправления обеспечить строгое выполнение требований данной Инструкции.

3. Признать утратившими силу постановление мэра города от 25 октября 2005 года N 555 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова", п.1 постановления администрации муниципального образования "Город Саратов" от 13 октября 2006 года N 329А "О внесении изменений и дополнений в постановление администрации города от 25 октября 2005 года N 555 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителя аппарата администрации Королеву И.А.

Глава администрации города
Н.С. Романов

Приложение
к постановлению главы
администрации города
от 26 декабря 2006 года N 471А

     
Инструкция
по работе с документами в администрации г. Саратова

   
Содержание

Основные термины, употребляемые в делопроизводстве

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

входящий документ - документ, поступивший в учреждение;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

контроль за исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;

архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - администрация), в приемных заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов", структурных подразделениях администрации муниципального образования "Город Саратов".

Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление по организации работы с документами аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов" может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется в соответствии с нормативным правовым актом.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами, Уставом города Саратова и иными муниципальными правовыми актами.

1.3. Документы администрации муниципального образования "Город Саратов" являются ее собственностью.

1.4. Правила работы с секретными документами, аудио-, видеозаписями и машинописными текстами, а также документационного и технического обеспечения закрытых и суженных заседаний при главе администрации муниципального образования "Город Саратов" регламентируются специальными инструкциями.

Прием и отправка корреспонденции с грифом "Секретно" или "Для служебного пользования" осуществляется в секторе по секретному делопроизводству и защите информации.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации муниципального образования "Город Саратов" на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются управлением по организации работы с документами аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов".

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан возлагается на заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов".

В комитетах, управлениях, отделах администрации муниципального образования "Город Саратов" ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.