АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 12 января 1995 года  N 7


Об утверждении Положений о центральной экспертной
 комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области

В соответствии с рекомендациями Государственной архивной службы России (приказ от 08.10.93 N 84), а также в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного Фонда России, обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности администрации области,

постановляю:

1. Создать в администрации области постоянно действующую центральную экспертную комиссию (ЦЭК) в составе:

2. Положение о центральной экспертной комиссии утвердить согласно приложению 1.

3. Положение об архиве администрации Брянской области утвердить согласно приложению 2.

4. Назначить специалиста 1 категории общего отдела Малик В.Е. ответственной за ведение архива.

Положение
о центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
администрации Брянской области

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, кинофотофоновидео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в администрации Брянской области;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством администрации области. В необходимых случаях (см. п.2.9 и 2.10) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения ЭПК архивного отдела администрации области.

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главы администрации области из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя, управляющего делами.

В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), представитель делопроизводственной службы администрации области, представитель учреждения Государственной архивной службы России.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах, распорядительными документами Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, Положением о ЦЭК администрации области.

1.5. Настоящее Положение о ЦЭК разработано в соответствии с примерным Положением о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 08.10.93 N 84. После согласования с ЭПК архивного отдела администрации области Положение о ЦЭК утверждается главой администрации области.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности администрации области, ее структурных подразделений и подведомственных организаций.

2.2. Представляет на рассмотрение ЭПК архивного отдела администрации области списки видов структурных подразделений и подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России, а также проекты ведомственных перечней документов, классификаторов, примерных номенклатур дел, примерных положений об ЭК подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений, подведомственных организаций.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда России (в т.ч. НТД и спецдокументации) в администрации области; ее структурных подразделениях и подведомственных организациях.

2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов подведомственных организаций:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению, возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней (с целью создания устной истории отрасли).

2.8. Рассматривает и выносит решения об одобрении:

сводных описей дел на документы постоянного хранения, в том числе на спецдокументацию;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов структурных подразделений, учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.9. Обязательному утверждению ЭПК архивного отдела администрации области подлежат:

описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;

перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;

отраслевые списки видов структурных подразделений, подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.10. Согласованию (перед утверждением руководством) с ЭПК архивного отдела администрации области подлежат:

положения о ЦЭК;

примерные и индивидуальные номенклатуры дел;

описи на документы по личному составу.

2.11. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников администрации области и подведомственных организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям администрации области и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка оформления и упорядочения документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений администрации области и подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей Государственной архивной службы России.

3.5. Информировать руководство администрации области и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке администрацию области в учреждениях Государственной архивной службы России.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК администрации области работает в контакте с ЭПК архивного отдела администрации.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством администрации области.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседания ЦЭК и принятые по ним решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководство администрации области (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Положение
об архиве администрации Брянской области

1. Общие положения

1.1. Документы администрации Брянской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в госархивах России.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации области.

1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации области.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В администрации области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив администрации области создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив администрации области руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указами вышестоящих организаций, руководства администрации, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации, методическими документами Государственного архива Брянской области и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве администрации области разработано на основании примерного положения и утверждается главой администрации области по согласованию с ЭПК архивного отдела администрации области.