ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 декабря 1997 года N 621
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
Утратило силу постановлением губернатора Сахалинской области от 14.01.2002 N 2
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1998 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области, разработанную управлением Делами совместно с архивным отделом администрации области в соответствии с ГОСТом 6.38-90 и Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации.
2. Руководителям департаментов, комитетов, управлений, отделов администрации области довести настоящую Инструкцию до всех работников и обеспечить контроль за ее соблюдением.
3. Общий контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству в администрации области возложить на общий отдел администрации области, управляющего делами (Балюк А.Е.) и вице-губернатора, руководителя аппарата (Скляренко М.В.).
4. Признать утратившим силу решение исполкома Сахалинского областного Совета народных депутатов от 10.12.84 N 413 "Об утверждении инструкции по ведению делопроизводства в исполнительных комитетах областного, районных, городских Советов народных депутатов Сахалинской области".
Губернатор области И.П.Фархутдинов
Утверждена
постановлением
губернатора области
от 31.12.97 N 621
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую четкую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в администрации Сахалинской области (далее именуется - Администрация) в процессе осуществления ею своих функций по обеспечению деятельности губернатора области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и государственным стандартом ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и с учетом опыта работы с документами в Администрации.
1.3. Правила и порядок работы с секретными документами в Администрации устанавливаются специальной инструкцией.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений, входящих в состав Администрации (далее подразделения Администрации).
1.5. Разрабатываемые автоматизированные технологии подготовки и обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.6. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения автоматизированных технологий обработки документов, копировально - множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство службами делопроизводства, проведение учебы работников, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в подразделениях Администрации осуществляются общим отделом Администрации области (далее - общим отделом).
Инструктивные письма общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях Администрации.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях Администрации осуществляется службами делопроизводства или работником, специально назначенным для выполнения этой задачи.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем подразделения Администрации.
1.9. На работников службы делопроизводства подразделения Администрации возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
учет (регистрация) внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;
организация справочно - информационной работы;
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в Архив;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
ежедневная регистрация информации о приеме, прохождении и исполнении документов в базу данных автоматизированной системы "Канцелярия";
ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.
1.10. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах постановлений и распоряжений губернатора области и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.
Работники Администрации не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в научной и преподавательской деятельности служебную информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на использование данной информации не дано специальное разрешение губернатора области, вице-губернатора, вице-губернатора - руководителя аппарата (далее руководителя аппарата), начальника секретариата губернатора области.
1.11. Передача работникам других организаций копий подписанных губернатором области документов допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию (разрешению) вице-губернатора, руководителя аппарата, начальника секретариата губернатора области, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.
Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется пресс - центром Администрации, а также уполномоченными на то должностными лицами Администрации.
В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) подразделений Администрации работникам других организаций допускается с разрешения руководителей подразделений Администрации или их заместителей.
При утрате документов руководитель подразделения Администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует общий отдел, вице-губернатора, руководителя аппарата, в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает губернатору области или вице-губернатору, руководителю аппарата.
1.12. В подразделениях Администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.
1.13. При обращении с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов.
1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнении работник по указанию руководителя подразделения Администрации передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику.
2. ПОДГОТОВКА
ЗАКОНОПРОЕКТОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ,
ВНОСИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ ОБЛАСТИ
В САХАЛИНСКУЮ ОБЛАСТНУЮ ДУМУ
2.1. Подготовка проектов законов Сахалинской области и постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты) осуществляется, как правило, на плановой основе. Программа законопроектных работ Администрации на предстоящий год утверждается постановлением губернатора области по представлению государственно - правового отдела с учетом предложений структурных подразделений администрации и территориальных подразделений федеральных органов государственной власти, а также планов законопроектных работ областной Думы, федеральных органов государственной власти.
2.2. Законопроекты готовятся департаментами, управлениями и отделами Администрации в соответствии с программой законопроектных работ либо по собственной инициативе и не должны противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Сахалинской области, должны быть реальными, конкретными, обеспеченными достаточной материально - технической базой и финансовыми средствами.
2.3. Тексты законопроектов должны быть тщательно отредактированы, иметь четкую структуру построения, точно соответствовать своему назначению и не допускать различного их толкования.
2.4. Законопроекты отпечатываются машинописным текстом в соответствии с ГОСТами на организационно - распорядительную документацию и не должны содержать рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употреблений сокращенных слов, кроме установленных законодателем.
2.5. Законопроекты, вносимые губернатору области, должны быть согласованы разработчиком со всеми заинтересованными органами, учреждениями, организациями, общественными объединениями, территориальным антимонопольным управлением в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Законопроекты, затрагивающие интересы населения, проживающего на соответствующей территории, согласовываются с органами местного самоуправления.
В обязательном порядке законопроекты согласовываются с управлением юстиции Администрации, представителем губернатора области в областной Думе, государственно - правовым отделом Администрации, с одним из вице-губернаторов в соответствии с распределением обязанностей между ними.
2.6. Законопроекты о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, об изменении финансовых обязательств области, должны быть в обязательном порядке согласованы с финансовым управлением Администрации, комитетом экономики Администрации, государственной налоговой инспекцией по Сахалинской области.
2.7. Согласование оформляется на бланках установленного образца (приложение N 3) с обязательным указанием фамилии, инициалов должностного лица, согласовавшего документ, и даты согласования.
2.8. Срок согласования законопроекта до его внесения губернатору области не должен превышать 20 дней.
2.9. Срок, в течение которого законопроект может находиться на согласовании в каждом подразделении Администрации, не должен превышать 3-х дней.
Если документ требует более глубокого изучения, срок может быть продлен по согласованию с губернатором области, вице-губернаторами, в соответствии с распределением обязанностей, или вице-губернатором - руководителем аппарата.
2.10. При наличии разногласий по законопроекту руководитель, готовящий проект (далее - разработчик), должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью принятия взаимоприемлемого решения.
В случае, если взаимоприемлемое решение не будет найдено, то неурегулированные разногласия по законопроекту рассматриваются вице-губернаторами области, в соответствии с распределением обязанностей, или вице-губернатором - руководителем аппарата, которые принимают решение по законопроекту. При этом законопроекты представляются губернатору области только после снятия всех замечаний.
При снятии разногласий в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были, с обязательным указанием даты.
2.11. Законопроекты, подготовленные и согласованные в соответствии с настоящей Инструкцией, вносятся разработчиком в Администрацию на имя губернатора области через канцелярию общего отдела.
Вместе с текстом законопроекта и справкой согласования представляются:
- сопроводительное письмо на имя губернатора области, содержащее:
- полное наименование законопроекта;
- наименование разработчика законопроекта;
- указание на основания (мотивы) разработки законопроекта;
- перечень лиц (физических и юридических), принимавших участие в разработке законопроекта;
- фамилии, имена, отчества и должности лиц, которым может быть поручено представлять законопроект при его рассмотрении в постоянных комиссиях и на заседаниях областной Думы;
- пояснительную записку к законопроекту, содержащую:
- обоснование необходимости и возможности принятия законопроекта с указанием статей нормативного правового акта, дающего право областной Думе принимать соответствующий законопроект, его развернутую характеристику, цели, основные положения, прогноз последствий его принятия;
- справку о состоянии законодательства в рассматриваемой сфере правового регулирования и место в нем предлагаемого законопроекта;
- перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмена, изменение, дополнение или принятие которых потребуется в случае принятия предлагаемого законопроекта;
- предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации предлагаемого законопроекта в случае его принятия;
- финансово - экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат, если реализация законопроекта не требует материальных и иных затрат, то это также отражается в записке).
Сопроводительное письмо на имя губернатора области, пояснительная записка и другие сопроводительные материалы к законопроекту готовятся в двух экземплярах и подписываются разработчиком.
Все материалы, указанные в настоящем пункте, должны подаваться одновременно как в напечатанном, так и в электронном виде (формат файлов документов должен соответствовать программному обеспечению информационной системы администрации области).
2.12. Канцелярия общего отдела администрации в день получения от разработчика документов, указанных в п. 2.11. настоящей Инструкции, регистрирует их, в тот же день передает представителю губернатора области в областной Думе для подготовки письма о внесении законопроекта в областную Думу (с указанием должностного лица, представляющего законопроект в областной Думе) и подписанием его губернатором области. Не зарегистрированные в канцелярии указанные документы считаются не внесенными разработчиком в администрацию и не могут быть приняты представителем губернатора области в областной Думе для внесения в областную Думу.
