• Текст документа
  • Статус
  • Оперативная информация
Внимание! Об изменениях документа см. ярлык «Оперативная информация»
Действующий


МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «ГОРОД НОВОДВИНСК»
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
(Мэр города Новодвинска)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 1 февраля 2010 года N 8


Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота
в администрации муниципального образования
 «Город Новодвинск
»     

(с изменениями на 11 октября 2011 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением мэра города Новодвинска от 11 октября 2011 года N 248.
____________________________________________________________________


Руководствуясь статьями 24, 25, 40 Устава муниципального образования «Город Новодвинск», принятого решением 12-й сессии Совета депутатов муниципального образования «Город Новодвинск» третьего созыва от 22.02.2006г. N 49 (в ред. от 27.04.2006г. N 60, от 06.12.2007г. N 135, от 21.02.2008г. N 141, от 05.06.2008г. N 160, от 04.06.2009г. N 4, от 29.10.2009г. N 17),

постановляю:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

2. Административно-хозяйственному отделу администрации муниципального образования «Город Новодвинск» в срок до 1 марта 2010 года разработать, утвердить и довести до руководителей органов администрации муниципального образования «Город Новодвинск», их структурных и внутриструктурных подразделений обязательное для применения методическое руководство по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

3. Административно-хозяйственному отделу администрации муниципального образования «Город Новодвинск» довести настоящее постановление до руководителей органов администрации муниципального образования «Город Новодвинск», их структурных и внутриструктурных подразделений.

4. Руководителям органов администрации муниципального образования «Город Новодвинск», их структурных и внутриструктурных подразделений обеспечить исполнение настоящего постановление находящимися в их подчинении муниципальными служащими и другими работниками администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

5. Осуществление контроля за исполнением настоящего постановления поручить административно-хозяйственному отделу администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

6. Муниципальные правовые акты по вопросам делопроизводства и документооборота, принятые в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» до вступления в силу настоящего постановления, применяются в части, не противоречащей правилам и методическому руководству, указанным в пунктах 1 и 2 настоящего постановления.

7.Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Глава муниципального образования
«Город Новодвинск»
И.Л. Попов

ПРАВИЛА делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования «Город Новодвинск»


Приложение
к постановлению главы
муниципального образования
«Город Новодвинск»
от 1 февраля 2010 года N 8
(в редакции постановления
 мэра города Новодвинска
от 11 октября 2011 года N 248-
см
. предыдущую редакцию)


ПРАВИЛА
делопроизводства и документооборота в администрации
муниципального образования «Город Новодвинск»

Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения
(наименование и нумерация пунктов раздела в редакции постановления мэра города Новодвинск
от 11 октября 2011 года N 248

1. Целью правового регулирования, осуществляемого на основании настоящих Правил, является установление в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» общих норм и требований к организации и ведению делопроизводства и документооборота в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003г. N 131-ФЗ (ред. от 27.12.2009г.) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 22.10.2004г. N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» и Регламентом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», утвержденным решением 16-й сессии Городского Совета депутатов муниципального образования «Город Новодвинск» третьего созыва от 30.11.2006г. N 99 (в ред. от 21.02.2008г. N 140, от 05.06.2008г. N 169).

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Понятия и термины, используемые в настоящих Правилах, применяются в значении, установленном настоящим пунктом.

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» и в органах администрации муниципального образования «Город Новодвинск», с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

Иные понятия и термины, используемые в настоящих Правилах, применяются в том значении, в каком они используются в законодательстве Российской Федерации, законодательстве Архангельской области, в муниципальных правовых актах, а также в технических регламентах, стандартах, обязательных нормах и правилах.

4. В части, не урегулированной настоящими Правилами, к отношениям по организации и ведению делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», а также по организации и ведению делопроизводства и документооборота в органах администрации муниципального образования «Город Новодвинск», в их структурных и внутриструктурных подразделениях применяются технические регламенты, стандарты, обязательные нормы и правила, а также методическое руководство по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

5. Для отдельных видов документов (проекты муниципальных правовых актов, муниципальных контрактов, гражданско-правовых договоров и иных сделок, межбюджетных договоров и соглашений, трудовых договоров и соглашений, процессуальных документов и др.) в соответствии с муниципальными правовыми актами, принимаемыми в администрации муниципальными образования «Город Новодвинск», устанавливаются специальные нормы и требования по организации и ведению делопроизводства и документооборота (далее - специальное правовое регулирование). Настоящие Правила применяются к указанным документам в части, не противоречащей специальному правовому регулированию.

Раздел 2. Оформление документов

Раздел 2. Оформление документов
(наименование и нумерация пунктов раздела в редакции постановления мэра города Новодвинск
от 11 октября 2011 года N 248


6. Документы, создаваемые в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» (в органах администрации муниципального образования «Город Новодвинск», в их структурных и внутриструктурных подразделениях), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7. Бланки администрации муниципального образования «Город Новодвинск» (органов администрации муниципального образования «Город Новодвинск», их структурных и внутриструктурных подразделений) разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.
(абзац дополнительно включен на основании постановления мэра города Новодвинск от 11 октября 2011 года N 248)

8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

9. Образцы бланков (электронные шаблоны бланков), используемых в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» (в органах администрации муниципального образования «Город Новодвинск», в их структурных и внутриструктурных подразделениях), и порядок их использования устанавливаются органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
(пункт в редакции постановления мэра города Новодвинск от 11 октября 2011 года N 248

10. Перечень реквизитов, порядок их размещения и использования в документах, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального образования «Город Новодвинск» (органов администрации муниципального образования «Город Новодвинск», их структурных и внутриструктурных подразделений), устанавливаются органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

Раздел 3. Согласование документов

Раздел 3. Согласование документов
(наименование и нумерация пунктов раздела в редакции постановления мэра города Новодвинск
от 11 октября 2011 года N 248

11. Согласование документов, созданных в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», может быть внутренним, если круг участников согласования ограничен должностными лицами администрации муниципального образования «Город Новодвинск», или внешним - если в число участников согласования входят другие органы местного самоуправления, органы государственной власти и организации.

12. Для документов, созданных в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», внутреннее согласование является обязательным. Внешнее согласование допускается только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, законодательством Архангельской области и муниципальными правовыми актами.

13. Согласование документов, созданных в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», оформляется листом согласования. Внешнее согласование, наряду с листом согласования, может оформляться протоколом или письмом о согласовании.

Образец листа согласования, используемого в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», устанавливается органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

14. Документ, созданный в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», удостоверяется личными подписями исполнителя (соисполнителя) и его непосредственного руководителя, а затем передается участникам согласования.

Подписание документа (визирование) в соответствии с настоящим пунктом осуществляется исполнителем (соисполнителем) на оборотной стороне каждого листа документа, а руководителем исполнителя - на оборотной стороне последнего листа документа. Наряду с подписью исполнитель (соисполнитель) и его руководитель делают расшифровку подписи и указывают дату ее проставления.

15. Для всех случаев внутреннего согласования обязательными участниками согласования являются:

а) руководители (заместители руководителей) органов администрации муниципального образования «Город Новодвинск», в сферу деятельности которых входят вопросы, затрагиваемые в документе, внесенном на согласование;

б) должностные лица, замещающие высшие должности муниципальной службы в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» и осуществляющие непосредственное руководство (координацию) деятельности в отношении органа администрации муниципального образования «Город Новодвинск», в составе которого состоит исполнитель (соисполнитель) документа. Отношения непосредственного подписания и координации деятельности определяются в соответствии со схемой взаимодействия органов и должностных лиц, утвержденной в администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

16. Внутреннее согласование осуществляется в последовательности, установленной пунктом 15 настоящих Правил, за исключением согласования документа с органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере правового обеспечения, которому документ передается на согласование после согласования данного документа с другими участниками согласования.
(пункт в редакции постановления мэра города Новодвинск от 11 октября 2011 года N 248

17. Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, каждому последующему участнику согласования документ передается после устранения и учета замечаний и предложений, высказанных предыдущим участником согласования. При получении взаимоисключающих замечаний и предложений, высказанных различными участниками согласования, согласование документа осуществляется в формате рабочего совещания с приглашением всех участников согласования.

18. При отсутствии замечаний и предложений к документу участники согласования ставят личную подпись в листе согласования или в ином заменяющем его документе, а также на документе, внесенном на согласование.

Подписание документа (визирование) в соответствии с настоящим пунктом осуществляется участниками согласования на оборотной стороне последнего листа документа, а руководителем (заместителем руководителя) органа администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере правового обеспечения, - на лицевой стороне нижнего поля каждого листа документа. Наряду с подписью участники согласования делают расшифровку подписи и указывают дату ее проставления.

19. Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, согласование документов, созданных в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», осуществляется в течение одного рабочего дня (для срочного согласования), но не более двух рабочих дней (для текущего согласования).

Раздел 4. Требования к организации документооборота

Раздел 4. Требования к организации документооборота
(наименование и нумерация пунктов раздела в редакции постановления мэра города Новодвинск
от 11 октября 2011 года N 248


20. В документообороте администрации муниципального образования «Город Новодвинск» выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

21. В администрации муниципального образования «Город Новодвинск» доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

22. Документы, поступающие в администрацию муниципального образования «Город Новодвинск», проходят в органе администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченном на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

23. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

24. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
(пункт в редакции постановления мэра города Новодвинск от 11 октября 2011 года N 248

25. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации муниципального образования «Город Новодвинск» в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан в администрации муниципального образования «Город Новодвинск".
(пункт в редакции постановления мэра города Новодвинск от 11 октября 2011 года N 248

26. Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, зарегистрированные документы передаются органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, на рассмотрение главе муниципального образования «Город Новодвинск». Документы с указаниями по исполнению передаются органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, исполнителям.

27. Документ направляется в орган администрации муниципального образования «Город Новодвинск», ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей документ передается в орган администрации муниципального образования «Город Новодвинск», являющийся ответственным исполнителем, остальные органы получают копию документа.

28. Орган администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

29. Документы после их подписания главой муниципального образования «Город Новодвинск» или его заместителями передаются в орган администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, для регистрации и отправки.

30. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

31. Передача документов между органами администрации муниципального образования «Город Новодвинск» осуществляется через орган администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

32. Орган администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, и представляются главе муниципального образования «Город Новодвинск» в установленном им порядке.

Раздел 5. Документальный фонд

Раздел 5. Документальный фонд
(наименование и нумерация пунктов раздела в редакции постановления мэра города Новодвинск
от 11 октября 2011 года N 248


33. Администрация муниципального образования «Город Новодвинск»:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.

34. Формирование документального фонда администрации муниципального образования «Город Новодвинск» осуществляется органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

35. Номенклатура дел администрации муниципального образования «Город Новодвинск»:

а) составляется органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения;

б) утверждается главой муниципального образования «Город Новодвинск» не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в )один раз в 5 лет согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией;

г) в случае изменения функций и структуры администрации муниципального образования «Город Новодвинск» подлежит согласованию с соответствующей экспертно-проверочной комиссией.

36. Органы администрации муниципального образования «Город Новодвинск», являющиеся источниками комплектования муниципального архива, самостоятельно составляют, согласовывают и утверждают номенклатуры дел данных органов.

37. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 5 лет включительно) хранения.

38. Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в органах администрации муниципального образования «Город Новодвинск» по месту их формирования.

39. До передачи в муниципальный архив дела выдаются во временное пользование муниципальным служащим и другим работникам администрации муниципального образования «Город Новодвинск» на срок, определяемый руководителем органа администрации муниципального образования «Город Новодвинск» по месту формирования указанных дел, а после передачи дел в муниципальный архив - руководителем органа администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере архивного дела. После истечения указанного срока дела подлежат возврату.

Иным органам местного самоуправления, органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

40. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, до передачи указанных дел в муниципальный архив, и производится с разрешения руководителя органа администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

41. Передача дел в муниципальный архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу, составляемых в органах администрации муниципального образования «Город Новодвинск». Дела временного (до 5 лет включительно) хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

42. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения является номенклатура дел.

43. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации муниципального образования «Город Новодвинск», определяется органом администрации муниципального образования «Город Новодвинск», уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

Раздел 6. Особенности работы с электронными документами

Раздел 6. Особенности работы с электронными документами
(раздел в редакции постановления мэра города Новодвинск
от 11 октября 2011 года N 248


44.В администрации муниципального образования «Город Новодвинск» создаются и используются:

а)электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б)электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

45.Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения официальных символов.

46.При передаче электронных документов в другие органы местного самоуправления, органы государственной власти или организации документы заверяются электронной подписью автора документа в соответствии с законодательством Российской Федерации в области использования электронных подписей.

47.При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте администрации муниципального образования «Город Новодвинск» могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

48.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации муниципального образования «Город Новодвинск». Система электронного документооборота администрации муниципального образования «Город Новодвинск» должна соответствовать требованиям технических регламентов, стандартов, обязательных норм и правил.

49.Документы, создаваемые в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» и (или) поступившие в администрацию муниципального образования «Город Новодвинск» на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

50.Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

51.Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

52.Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

53.Прием, передача исполнителю, отправка, хранение и уничтожение по истечению сроков хранения электронных документов осуществляются в соответствии с регламентом электронного документооборота в администрации муниципального образования «Город Новодвинск».

     
 

 Редакция документа
 с учетом изменений и дополнений
 компания "Двина-Софт"

Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» (с изменениями на 11 октября 2011 года)

Название документа: Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования «Город Новодвинск» (с изменениями на 11 октября 2011 года)

Номер документа: 8

Вид документа: Постановление главы муниципального образования "Город Новодвинск"

Принявший орган: Глава муниципального образования "Город Новодвинск"

Статус: Действующий

Опубликован: рассылка

газета "Новодвинский рабочий" от 12 февраля 2010 года N 6

Дата принятия: 01 февраля 2010

Дата начала действия: 12 февраля 2010
Дата редакции: 11 октября 2011

В настоящий документ вносятся изменения на основании постановления мэра города Новодвинска от 21 июня 2012 года N 119.