ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 сентября 2002 года N 172


О порядке работы с электронной почтой
в администрации области

 ____________________________________________________________________
Утратило силу на основании постановления Правительства
Архангельской области от 7 ноября 2014 года N 455-пп
____________________________________________________________________

Во исполнение постановления главы администрации области от 10 июля 2002 года N 136 «Об официальном информационном Интернет-сервере администрации Архангельской области», в целях обеспечения структурных подразделений администрации области оперативной документальной связью и совершенствования работы с электронной почтой

постановляю:

1. Утвердить прилагаемый регламент работы с электронной почтой в администрации Архангельской области.

2. Комитету информатизации департамента экономического развития Архангельской области обеспечить функционирование почтового сервера и открытие почтовых ящиков по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области, а также ведение единой адресной книги электронных адресов органов государственной власти области.

3. Руководителям структурных подразделений администрации области внести изменения в официальные бланки, добавив в них адрес электронной почты для официальной переписки.

4. Рекомендовать главам администраций муниципальных образований области разработать и утвердить порядок работы с электронной почтой, а также в месячный срок представить данные в комитет информатизации департамента экономического развития Архангельской области об официальных адресах электронной почты для включения в единую адресную книгу.

5. Для оперативного обмена информацией с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти разрешить комитету информатизации департамента экономического развития Архангельской области бесплатное подключение их к почтовому серверу администрации области в режиме e-mail с установленным лимитом времени - 5 часов в месяц.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации области Павленко В.Н.

Регламент
работы с электронной почтой в администрации Архангельской области

1. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок ведения открытой служебной переписки в администрации области по электронной почте.

2. По электронной почте производится направление в исполнительные органы государственной власти области, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации (далее - подразделения):

- планов работы администрации области;

- обзоров правовых актов главы администрации области;

- методической и справочной информации;

- запросов на представление оперативной информации;

- приглашений на совещания;

- других информационно-справочных документов.

3. Допускается рассылка служебных писем администрации области, нормативных актов администрации области как неофициальных электронных копий с последующим направлением копий на бумажном носителе,

4. Официальным адресом электронной почты администрации области является адрес: adm@dvinaland.ru. Электронная корреспонденция, полученная/отправленная с этого адреса, обрабатывается в отделе делопроизводства администрации области.

5. Официальные адреса электронной почты структурных подразделений администрации определяются их руководителями.

6. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в структурных подразделениях администрации назначается ответственное лицо (по возможности из числа специалистов делопроизводственной службы) - оператор электронной почты.

7. Ответственное лицо направляет адрес электронной почты подразделения в комитет информатизации департамента экономического развития Архангельской области для формирования единой адресной книги органов государственной власти области. В дальнейшем данное ответственное лицо сообщает о любых изменениях адресов электронной почты (своих собственных и своих адресатов).

8. Удаленные подразделения должны обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты с выходом на связь не реже двух раз в день.

9. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.

10. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

11. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

12. В случае отсутствия в администрациях муниципальных образований области адреса электронной почты в сети Интернет для приема-передачи информации может использоваться электронная почта ГАС "Выборы".

13. Прием - передачу информации в администрациях муниципальных образований по ГАС «Выборы» осуществляют специалисты делопроизводственных служб либо системные администраторы ГАС «Выборы» (при отсутствии отдельного почтового ящика в делопроизводственной службе). При получении документа системным администратором ГАС «Выборы» документ распечатывается им и передается в делопроизводственную службу муниципального образования.

14. При использовании электронной почты ГАС "Выборы" данные перед отправкой подлежат обязательному сжатию средствами архивирования (архиватором агj). Без согласования с получателем запрещается передача информации размером более 500 Кбайт.

15. Обмен сообщениями между администрацией области и администрациями муниципальных образований, использующими электронную почту ГАС «Выборы», производится комитетом информатизации департамента экономического развития Архангельской области.

2. Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной почте

16. Передаваемая и  принимаемая в адрес администрации области (adm@dvinaland.ru.) электронная корреспонденция регистрируется в отделе делопроизводства в соответствии с правилами, установленными в системе  автоматизации делопроизводства "Дело"

17. Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и представляет оригинал вместе с электронной копией документа на дискете оператору электронной почты.

18. Оператор электронной почты отправляет документ адресату. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.

19. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в установленном порядке и вместе с файлами передается адресату.

20. При получении электронного сообщения оператор:

- распечатывает полученное электронное сообщение в 1 экземпляре, регистрирует в установленном порядке;

- передает документ на бумажной основе на рассмотрение руководителю или, если указано, непосредственно адресату;

- в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя.

21. Принятые и отправленные электронные сообщения сохраняются на жестком диске компьютера в соответствующих архивных папках в течение месяца.

22. Порядок регистрации электронной корреспонденции в структурных подразделениях администрации области определяется их руководителями.