ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 мая 2002 года № 437

О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

(с изменениями на 28 января 2008 года)

_________________________________________________________________________________________________________________

с изменениями, внесенными постановлением Правительства УР от 28 января 2008 года № 9

_________________________________________________________________________________________________________________

В целях повышения уровня безопасности, обеспечения сохранности и улучшения физического состояния уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики Правительство Удмуртской Республики ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.

2. Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики организовать страховое копирование уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики на основе современных технологий.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

ПОЛОЖЕНИЕ
о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - Государственный реестр) - республиканского свода уникальных документальных памятников.(в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

1.2., 1.3. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

1.4. Государственный реестр ведется уполномоченным исполнительным органом государственной власти Удмуртской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела) с применением новейших технических средств в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - уникальные документы), обеспечения контроля за их сохранностью, их государственной защиты, рационального использования, улучшения доступа к ним со стороны пользователей.(в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

1.5. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания, экспертизы ценности документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Уполномоченный орган в области архивного дела организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы Удмуртской Республики (далее - государственные архивы), муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации государственных академий наук, иные организации - владельцы документов Архивного фонда Удмуртской Республики, а также физические лица - собственники уникальных документов в рамках договоров, заключаемых ими с государственными и (или) муниципальными архивами, либо по собственному желанию. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

2.3. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики, определенной уполномоченным органом в области архивного дела. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

2.5. Комплексы уникальных документов описываются подокументно в Листе учета и описания уникального документа. К уникальным могут быть отнесены архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертиза ценности уникальных документов осуществляется уполномоченным органом в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами совместно с музеями, библиотеками, организациями государственных академий наук, иными организациями - владельцами документов Архивного фонда Удмуртской Республики, а также с физическими лицами - собственниками уникальных документов.(в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

3.4. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)  

4. Представление предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

4.1. Предложения о включении уникальных документов в Государственный реестр представляются в уполномоченный орган в области архивного дела государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками, организациями государственных академий наук, иными организациями - владельцами документов Архивного фонда Удмуртской Республики, а также физическими лицами - собственниками уникальных документов (далее - заявители). (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

4.2. Предложения представляются ежегодно к 1 марта в виде заполненных в двух экземплярах в соответствии с методикой, определенной уполномоченным органом в области архивного дела, Листов учета и описания уникальных документов с приложением двух экземпляров экспертных заключений, указанных в пункте 3.3 настоящего Положения. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в виде заявления в произвольной форме. В этом случае уполномоченный орган в области архивного дела поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений одному из государственных архивов в срок до 1 месяца. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

4.4. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

5. Включение документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

5.1. Поступившие предложения рассматривает Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия уполномоченного органа в области архивного дела, которая в срок до 2 месяцев принимает решение о включении уникальных документов в Государственный реестр и, при необходимости, о представлении предложений в специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти о включении данных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

В случае не включения уникальных документов в Государственный реестр первые экземпляры поступивших материалов возвращаются по принадлежности. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)  

5.2. Уполномоченный орган в области архивного дела включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах Листа учета и описания уникального документа.(в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

5.3. После включения документа в Государственный реестр заявителю выдается свидетельство о регистрации документа в Государственном реестре согласно приложению к настоящему Положению.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью уполномоченного органа в области архивного дела, который осуществляет их учет.(в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)  

5.4. Первые экземпляры Листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений и иных документов и материалов, представленных заявителями, хранятся постоянно в уполномоченном органе в области архивного дела единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

5.5. Вторые экземпляры материалов, указанных в п.5.4, передаются заявителю. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

6. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

6.2. Изменения вносятся в Листы учета и описания уникального документа на основании актов произвольной формы, которые представляются заявителями в уполномоченный орган в области архивного дела в одном экземпляре. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

6.3. После внесения изменений в Лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

6.4. Исключение уникальных документов из Государственного реестра осуществляется по решению Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа в области архивного дела на основании мотивированного представления заявителей. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

6.5. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

7. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов

7.1. - 7.7. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

8. Пользование информацией Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Удмуртской Республики, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о физических лицах - собственниках уникальных документов, доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

8.2. Уполномоченный орган в области архивного дела обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики". (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

8.3. (в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)

(в ред. постановления Правительства УР от 28 января 2008 года № 9)
к Положению о Государственном

         
Свидетельство
о регистрации документа в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики