• Текст документа
  • Статус
Недействующий


ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

У К А З

от 1 августа 2001 года N 21-ук


Об утверждении положения об отделе документационного
обеспечения администрации области

На основании статьи 48 Устава (Основного Закона) Оренбургской области п о с т а н о в л я ю :

1. Утвердить положение об отделе документационного обеспечения администрации области согласно приложению.

2. Признать утратившим силу положение об отделе делопроизводства аппарата главы администрации области, утвержденное распоряжением главы администрации области от 17.08.94 N 622-р.

3. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя главы - руководителя аппарата главы администрации области Трофимова Ю.В.

4. Указ вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации
       А.Чернышев


Приложение. ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документационного обеспечения администрации области

Приложение
к указу главы
администрации области
от 01.08.2001
N 21-ук

I. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения администрации области (далее именуется - отдел) является структурным подразделением аппарата главы администрации области.
Структура и штатная численность отдела утверждаются руководителем аппарата главы администрации области.
2.2. Свою работу отдел осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями администрации области, указами и распоряжениями главы администрации области, приказами и поручениями руководителя аппарата главы администрации области и настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:
организация и обеспечение функционирования в подразделениях администрации области единой системы документационного обеспечения;
совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной компьютерной, копировально-множительной, машинописной и оргтехники;
обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений руководителю аппарата главы администрации по её сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в администрации области;
организационно-методическое руководство службами

документационного обеспечения в администрации области;

разработка сводной номенклатуры дел администрации области;
оформление и выпуск указов, распоряжений главы администрации области, постановлений администрации области, постановлений правительства области;
документационное обеспечение подразделений администрации области;
документационное обеспечение и техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых главой администрации области и руководителем аппарата главы администрации, заседаний правительства;
прием, учет, направление и доставка поступающей служебной корреспонденции;
отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
справочная работа по входящим и исходящим документам;
техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительных работ;
отбор, учет, хранение документов, подлежащих сдаче в архив, организация справочно-информационной работы по ним;
совершенствование документационного обеспечения в администрации области на основании применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов;
обеспечение изготовления печатей, штампов, печатно-бланочной продукции, используемых в администрации области.
2.2. При осуществлении своих функций отдел:
взаимодействует со структурными подразделениями администрации области по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения;
совместно с отделом учета и подготовки кадров управления государственной службы и по работе с территориями администрации области организует учебу по вопросам документационного обеспечения;
взаимодействует с аппаратом Законодательного Собрания области, аппаратами департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области в целях создания Единой системы документационного обеспечения и делопроизводства органов государственной власти и выполняет указания руководства аппарата главы администрации по вопросам подготовки и проведения совещаний и других мероприятий;
подготавливает с участием других подразделений администрации области инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы в рамках единой системы документационного обеспечения;
изучает опыт работы других регионов в области документоведения;
участвует в формировании заказов на приобретение копировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и другой оргтехники, канцелярских принадлежностей;
имеет печать со своим наименованием для оформления копий нормативных правовых и правовых документов и ведения делопроизводства;
разрабатывает и реализует технологии внутреннего безбумажного оборота;
внедряет электронные методы хранения и подготовки бланочной продукции;
выполняет оперативные работы и поручения, связанные с изготовлением полиграфической продукции на основе автоматизированных принт-офисных технологий;
ведет переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2.3. Отдел имеет право:
запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата главы администрации области, департаментов, управлений, комитетов и отделов материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел, требовать своевременное представление всех необходимых материалов к заседаниям, совещаниям и другим мероприятиям, проводимым главой администрации и руководителем аппарата главы администраций области;
осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области;
возвращать исполнителям в структурные подразделения главы администрации области, департаменты, отделы, комитеты, управления и органы исполнительной власти на местах для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;
привлекать по согласованию с руководителем аппарата специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.
2.4. Требования отдела по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении проектов указов, распоряжений и постановлений, материалов и служебной корреспонденции, поступающих в адрес руководителей администрации области, являются обязательными для структурных подразделений администрации области, делопроизводственных подразделений департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области.

III. Организация деятельности отдела

3.1. Отдел документационного обеспечения администрации области возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации области по представлению руководителя аппарата главы администрации области.
Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю аппарата главы администрации области.
Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем аппарата главы администрации области по представлению начальника отдела.
3.2. Начальник отдела:
руководит деятельностью отдела, в состав которого входят структурные подразделения, выполняющие функции документационного обеспечения, специалисты приемных главы и заместителей главы администрации области;
принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела;
подготавливает предложения, визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью отдела;
согласовывает подготавливаемые структурными подразделениями администрации области документы и материалы, которыми предусматривается внесение дополнений и изменений в единую систему документационного обеспечения;
вносит предложения по должностной инструкции работников отдела, по улучшению условий оплаты труда работников, их поощрению и наложению на них взысканий;
несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением.
3.3. Должностная инструкция работников отдела утверждается приказом руководителя аппарата главы администрации области.

IV. Прекращение деятельности отдела

Деятельность отдела документационного обеспечения прекращается указом главы администрации области в соответствии с действующим законодательством.


текст документа сверен по:
файл-рассылка администрации области

Об утверждении положения об отделе документационного обеспечения администрации области

Название документа: Об утверждении положения об отделе документационного обеспечения администрации области

Номер документа: 21-ук

Вид документа: Указ Губернатора Оренбургской области

Принявший орган: Губернатор Оренбургской области

Статус: Недействующий

Опубликован: файл-рассылка администрации области
Дата принятия: 01 августа 2001

Дата начала действия: 01 августа 2001
Дата окончания действия: 26 июля 2007