ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕН
Е
от 14 мая 1999 года N 407-р
О подключении к Интернет электронной почты администрации области
В целях развития электронной почты администрации области (распоряжение главы администрации от 30 декабря 1998 года N 1234-р "О сервере Интернет администрации области"), придания электронной почте статуса официального вида документальной связи, расширения взаимодействия администрации области с органами государственной власти, федеральными и муниципальными структурами Оренбургской области, а также российскими и зарубежными партнерами:
1. Утвердить официальные адреса электронной почты в сети Интернет:
- Администрации Оренбургской области office@gov.orb.ru
- Законодательное Собрание speaker@gov.orb.ru
Оренбургской области
- Полномочный представитель Президента prezid@gov.orb.ru
Российской Федерации в Оренбургской
области
2. Утвердить официальные адреса электронной почты структурных подразделений администрации области (приложение 1).
3. Утвердить положение об организации делопроизводства при использовании электронной почты администрации области (приложение 2).
4. Утвердить инструкцию пользования электронной почтой администрации области в структурных подразделениях администрации области (приложение 3).
5. Поручить решение вопроса о подключении к электронной почте администрации области органов государственной власти, федеральных и муниципальных структур Оренбургской области, подразделений администрации области, по их заявкам, начальнику управления государственной службы и по работе с территориями администрации области Шорикову В.А.
6. Отделу делопроизводства аппарата главы администрации области (Гриценко Л.О.) организовать контроль прохождения электронной почты, поступающей на официальные адреса электронной почты администрации области.
7. Комитету по информатизации и информационным ресурсам аппарата главы администрации области (Чайковский В.И.) обеспечить:
- администрирование почтового сервера;
- регистрацию адресов электронной почты;
- размещение и актуализацию перечня официальных адресов электронной почты на сервере Интернет администрации области.
8. Структурным подразделениям администрации области, подключённым к серверу электронной почты администрации, обеспечить прием и регистрацию документов, поступающих по электронной почте в их адрес.
9. Главам администраций районов области до 30 мая 1999 года подготовить и утвердить у заместителя главы - руководителя аппарата главы администрации области Капишникова П.Н. мероприятия по подключению районных администраций к электронной почте администрации области.
10. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы - руководителя аппарата главы администрации области Капишникова П.Н.
11. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
В.Елагин
Приложение 1
к распоряжению главы
администрации области
от 14.05.99
N 407-р
Официальные адреса электронной почты
структурных подразделений администрации области
1. Помощник главы администрации области office01@gov.orb.ru
2. Помощник первого заместителя главы office02@gov.orb.ru
администрации области
3. Финансовое управление администрации области finupr@gov.orb.ru
4. Департамент агропромышленного комплекса office03@gov.orb.ru
5. Помощник заместителя главы администрации office04@gov.orb.ru
по социальным вопросам
6. Аппарат главы администрации области office05@gov.orb.ru
7. Управление по инвестициям в строительстве, office06@gov.orb.ru
жилищно - коммунальном и дорожном хозяйствах
8. Информационно - аналитического управления office08@gov.orb.ru
9. Комитет по управлению госимуществом office27@gov.orb.ru
области
10. Управление международных и office29@gov.orb.ru
внешнеэкономических связей
11. Управление делами аппарата главы office09@gov.orb.ru
администрации области
12. Управление государственной службы и по office10@gov.orb.ru
работе с территориями
13. Отдел делопроизводства office12@gov.orb.ru
14. Управление экономики администрации office18@gov.orb.ru
15. Управление по региональным торгово- office28@gov.orb.ru экономическим связям
16. Администратор электронной почты postmaster@gov.orb.ru администрации области
Приложение 2
к распоряжению главы
администрации области
от 14.05.99
N 407-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации делопроизводства
при использовании электронной почты администрации области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. настоящее Положение уточняет правила ведения делопроизводства, изложенные в инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области, утвержденной распоряжением главы администрации от 21 августа 1998 года N 807-р (далее в тексте "Инструкция"), и определяет порядок обработки документов, передаваемых по электронной почте администрации области (далее в тексте "ЭП").
1.2. Не подлежат пересылке по ЭП документы, имеющие грифы ограничения доступа.
2. ПРИМЕНЯЕМЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ
Электронная почта - передача информации с помощью программно-аппаратного комлпекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Электронное письмо - сообщение и/или вложенный файл, передаваемые по ЭП через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
Сообщение - текст, содержащий передаваемую информацию.
Вложенный файл - нетекстовой файл, передаваемый по ЭП, сопровождаемый кратким описанием в сообщении.
Администратор коммуникационной службы - должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства при использовании ЭП.
Официальный адрес ЭП - адрес, присвоенный структурному подразделению администрации области и опубликованный на официальном сервере Интернет администрации области.
Информационный адрес ЭП - адрес, присвоенный структурному подразделению администрации области или отдельному лицу и опубликованный на сервере электронной почты администрации области.
3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭП
3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы (могут передаваться только с официальных адресов ЭП) обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные вышеназванной Инструкцией.
3.2. Подразделение-автор (отправитель) документа представляет администратору ЭП соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную машиночитаемую копию.
3.3. Администратор ЭП производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и машиночитаемом вариантах документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение 2-х часов с момента его получения от отправителя.
3.4. На документ, полученный от ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется администратором ЭП подразделения администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота.
3.5. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делаются пометки о способе получения (ЭП), электронном адресе отправителя и получателя, дате отправления и получениядокумента.
3.6. Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
3.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения объемов до 50 килобайт, по временем актуальности один-два дня. Сообщения справочно-информационного характера большого размера (более 50 Кб) со временем актуальности одна неделя и более должны передаваться обычным способом.
4. ОСОБЫЕ СЛУЧАИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ
4.1. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП:
- срочно;
- уведомление о вручении.
Постановка указанных грифов на документах, отправляемых по ЭП, разрешена только руководителям структурных подразделений администрации области и главам местного самоуправления. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.
4.2. Гриф "срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих - первоочередной распечатки и передачи его адресату.
4.3. Гриф "уведомление о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и времени вручения. Полученные данные отправляются администратом ЭП отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с возможностью автоматического подтверждения о доставке, применяемого в системе ЭП.
5. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ И КОДОВЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ
5.1. Официальный документ, передаваемый по ЭП, должен иметь обязательные реквизиты и оригинал в соответствии с требованиями Инструкции. Документы справочно-информационного и технического характера могут не иметь оригинала.
5.2. Обязательные реквизиты электронного письма состоят:
- адрес получателя, поле "Кому/From" - адрес ЭП получателя письма;
- заголовок, поле "Тема/Subj" - наименование (краткое содержание) передаваемой информации;
- реквизиты отправителя, наименование подразделения, номер телефона, ф.и.о. исполнителя.
5.3. Характер электронного письма (официальное, информационное или техническое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начала заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:
- "О" - официальное;
- "И" - информационное;
- "Т" - техническое;
- "С" - срочное;
- "У" - уведомление о вручении.
Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке.
