ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 09.01.2003 г. № 6-пП

О ПРОВЕДЕНИИ СМОТРА-КОНКУРСА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ НА СТАДИЯХ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ

Учитывая, что Архивный фонд Пензенской области является важной составной частью историко-культурного наследия Российской Федерации, архивные документы необходимы для обеспечения растущих информационных потребностей общества, для реализации задач государственного и муниципального самоуправления, для развития науки, культуры, удовлетворения прав граждан, а также в целях улучшения условий сохранности документов, повышения уровня безопасности Архивного фонда области и в связи с 85-летием государственной архивной службы области Правительство Пензенской области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Провести в 2003 году смотр-конкурс по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения.

2. Утвердить Положение и состав комиссии смотра-конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда области на стадиях государственного и муниципального хранения согласно приложениям № 1 и № 2.

3. Управлению финансов Пензенской области (А.Н.Гагаринский) при формировании бюджета области на 2004 год предусмотреть средства для победителей смотра-конкурса в размере 100 тыс. рублей на техническое оснащение районных и городских архивов средствами компьютерной и копировально-множительной техники.

4. Настоящее постановление опубликовать в газете "Пензенские губернские ведомости".

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Пензенской области С.Н. Егорова.

Губернатор Пензенской области
В.К. Бочкарев

Приложение №1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Пензенской области
от 9 января 2003 г. № 6-пП

ПОЛОЖЕНИЕ

о смотре-конкурсе по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения

I. Цели и задачи смотра-конкурса

Смотр-конкурс проводится в целях:

- всестороннего изучения фактического состояния сохранности документов Архивного фонда в государственных и муниципальных архивных учреждениях области;

- привлечения внимания органов государственной власти, местного самоуправления, организаций к проблеме сохранности документов Архивного фонда области;

- разработки и реализации мер по улучшению состояния государственного учета, условий хранения, безопасности Архивного фонда области на стадиях государственного, муниципального, ведомственного хранения, по совершенствованию материально-технической базы архивных учреждений.

II. Порядок проведения смотра-конкурса.

В смотре-конкурсе принимают участие архивные отделы органов местного самоуправления муниципальных образований области и Кузнецкого государственного городского архива.

Конкурс проводится с 1 января по 31 декабря 2003 года.

Положение доводится до каждого архива области.

Начальники архивных отделов готовят информацию о выполнении требований смотра-конкурса и к 15 ноября 2003 года направляют в архивный отдел Пензенской области.

После ознакомления со справками члены комиссии составляют график посещений районов.

При оценке работы архива комиссия будет руководствоваться следующими требованиями:

1. Здание и помещение архива, хранилища

1.1. Соответствие помещений архивохранилищ нормативным требованиям Правил работы архивов (специально выстроенное или приспособленное; удаленность от объектов, опасных в пожарном отношении, источников скопления насекомых и грызунов, столовых, складов и т.д.; изолированность от других помещений; гарантированность от затоплений; укрепленность окон и дверей).

1.2. Наличие рабочей комнаты.

1.3. Загруженность хранилища документацией в процентном отношении. При загруженности более 95 процентов указать, какие меры были приняты для увеличения его вместимости.

2. Оборудование архива, хранилища

2.1. Наличие и состояние охранно-пожарной сигнализации, средств пожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой проводки, электроосветителей закрытого типа, заземления электрооборудования.

2.2. Наличие металлических, стационарных или передвижных стеллажей (допускаются деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитным составом), вспомогательного или специального оборудования (металлические шкафы, сейфы).

3. Хранение и размещение документов

3.1. Соблюдение температурно-влажностного режима (оптимальный режим:

температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%), наличие психрометров и гигрометров различных типов.

3.2. Соблюдение светового режима (принятие мер защиты от попадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки).

3.3. Размещение документов (документы должны храниться на стеллажах, не допускается их размещение на полу, на подоконниках, в неразобранном виде, наличие топографических указателей).

4. Государственный учет документов Архивного фонда

4.1. Организация учета документов архива в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Наличие основных учетных документов, качество их заполнения.

4.3 Наличие комплекта научно-справочного аппарата к описи (исторические справки, титульные листы, оглавления, листы-заверители).

4.4. Периодичность проведения проверки наличия и состояния документов, ее результаты, наличие необнаруженных дел, меры по их розыску. Количество неучтенных и неописанных дел в архиве.

5. Формирование архивного фонда

5.1. Наличие и соблюдение графика приема документов (по 1996-1997 гг.). Качество их обработки (по 1998-1999 гг.) и полнота состава документов, принятых на постоянное хранение.

5.2. Наличие и соблюдение графика утверждения описей на ЭПК. Качество описей, представляемых на рассмотрение ЭПК, устранение ошибок.

5.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями.

6. Контроль со стороны архивных учреждении за сохранностью и учетом документов Архивного фонда области в ведомственных архивах

6.1. Наличие графика и периодичность проверок работы ведомственных архивов, качество проводимых проверок и оформление их результатов, информирование руководителей учреждений.

6.2. Оказание методической и практической помощи органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, предприятиям.

6.3. Периодичность проведения семинаров с лицами, ответственными за делопроизводство и архив в учреждениях.

6.4. Сохранность документов в ведомствах. Количество дел, хранящихся сверхустановленного срока, количество необнаруженных дел, снятие их с учета.

6.5. Паспортизация ведомственных архивов, периодичность и качество заполнения и оформления паспортов.

7. Организация использования документов

7.1. Исполнение запросов социально-правового характера. Правильность оформления справок, регистрация заявлений, ведение журнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения.

III. Порядок подведения итогов смотра-конкурса и награждение победителей

3.1. Проверка выполнения условий смотра-конкурса осуществляется комиссией, персональный состав которой утверждается Правительством области.

3.2. Итоги смотра-конкурса подводятся комиссией в марте 2004 года.

3.3. По итогам конкурса определяются победители среди архивных отделов органов местного самоуправления муниципального образования области. Кузнецкого государственного городского архива, им устанавливаются:

за 1-е место - компьютер  или денежные средства на материально-техническое оснащение архива в размере 25,0 тыс. рублей ;

за два 2-х места - компьютеры или денежные средства на материально-техническое оснащение архивов в размере 20,0 тыс. рублей каждому отделу;

за два 3-х места - оргтехника (ксерокс) или денежные средства на материально-техническое оснащение архивов в размере 17,5 тыс. рублей каждому отделу.

Сотрудники архивов награждаются грамотами Губернатора Пензенской области и архивного отдела.

Приложение №2
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства
Пензенской области
от  9 января 2003 г.   № 6-пП

СОСТАВ

комиссии по проведению смотра-конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда
 Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения

Козенко И.Г. - первый заместитель руководителя аппарата Правительства области - председатель комиссии

Золотёнков Н.Н. - начальник архивного отдела Пензенской области - заместитель председателя комиссии

Вовкотруб О.В.  - заместитель начальника архивного отдела Пензенской области - секретарь комиссии

Члены комиссии:

Зеленова Т.И. - ведущий специалист архивного отдела Пензенской области

Логинов А.В. - руководитель аппарата администрации Земетчинского района

Мироедова В.П. - руководитель аппарата администрации Камешкирского района

Усанова Н.А. - ведущий специалист архивного отдела Пензенской области Яковлева Т.Е. - главный специалист архивного отдела Пензенской области