Наличие полной и актуальной электронной базы данных записей актов гражданского состояния управления записи актов гражданского состояния Самарской области (далее - управление ЗАГС) является важнейшей задачей для реализации глобальных направлений развития информационного общества.
Обеспечение перехода на предоставление государственных услуг в электронном виде в рамках реализации Стратегии предполагает интеграцию информационной системы управления ЗАГС с интеграционной шиной электронного правительства Самарской области в целях обеспечения возможности санкционированного доступа заинтересованных органов государственной власти Самарской области к электронным базам данных органов записи актов гражданского состояния Самарской области (далее - органы ЗАГС).
Обеспечение сохранности архивных документов органов ЗАГС представляет, с одной стороны, огромную семейную ценность для граждан, поскольку зачастую они являются единственной возможностью установления родственных связей и получения тех или иных сведений о судьбе близких людей. С другой стороны, данные документы, имеющие статус документов постоянного срока хранения, имеют неоценимое значение для государства. В соответствии со статьей 77 Федерального закона "Об актах гражданского состояния" книги государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся в органах ЗАГС в течение ста лет со дня их составления. По истечении срока хранения собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния актовые книги передаются в государственные архивы на постоянное хранение.
В настоящее время в органах ЗАГС находятся на хранении книги записей актов гражданского состояния за период с 1919 года по настоящее время.
Многолетнее применение метода полистной обработки, являющегося необходимым условием при рассмотрении запросов граждан и организаций, плохое качество бумаги и чернил, которые использовались при составлении записей актов гражданского состояния, а также отсутствие возможностей обеспечения требований, связанных с хранением такого рода документов, приводит к значительному физическому старению документов. Бумага становится хрупкой, чернила значительно выцветают, что создает угрозу безвозвратной потери оригинального фонда записей актов гражданского состояния, находящихся на временном хранении в органах ЗАГС.
Это относится прежде всего к книгам довоенного и военного периода прошлого столетия.