ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САМАРЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

27 марта 2002 года N 71-р

Об утверждении Инструкции о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары

(с изменениями на 15 января 2007 года)

________________________________________________________________________     

Изменения:

Распоряжение Главы администрации города Самары от 4 июня 2004 г. N 200-р;

Распоряжение Главы администрации города Самары от 15 января 2007 г. N 1-р

________________________________________________________________________     

1. Утвердить Инструкцию о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары  (прилагается).

2. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации города от 04.11.97 г. N 888-р "О порядке подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в администрации города Самары".

3. Настоящее распоряжение направить в структурные подразделения администрации города, администрации районов города.

Утверждена распоряжением
главы администрации города Самары
N 71-р от 27.03.2002 г.

ИНСТРУКЦИЯ
о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары

________________________________________________________________________     

Изменения:

Распоряжение Главы администрации города Самары от 4 июня 2004 г. N 200-р;

Распоряжение Главы администрации города Самары от 15 января 2007 г. N 1-р

________________________________________________________________________

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара (далее - Инструкция) принимается с целью упорядочения подготовки, оформления и прохождения правовых актов Главы города и главы Администрации городского округа Самара.

1.2. Распорядительными документами администрации городского округа Самара являются: Постановления Главы города, Распоряжения Главы города, распоряжения главы администрации города.

Постановления Главы города и распоряжения главы администрации города, носящие нормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитаны на неоднократное применение.

Распоряжения Главы города и главы администрации города, носящие ненормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют права и обязанности конкретных лиц, и (или) рассчитаны на однократное применение.

2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов

2.1. Проекты распорядительных документов готовятся структурными подразделениями Администрации городского округа Самара, администрациями районов в целях решения задач развития и жизнедеятельности города.

Основанием для подготовки проекта распорядительного документа являются планы работы городской администрации, правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления, поручения Главы города и главы администрации города.

2.2. Исполнитель проекта распорядительного документа определяется из числа руководителей структурных подразделений администрации Главой города, главой администрации города.

2.3. К проекту Постановления Главы города, распоряжения главы администрации города, носящему нормативный характер, прилагается пояснительная записка, которая должна содержать:

- обоснование необходимости подготовки данного правового акта и практической значимости ожидаемого результата;

- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);

- перечень законодательных актов, на основании которых подготовлен проект;

- анализ возможных последствий (финансовых, управленческих, правовых и других);

- сроки исполнения;

- наименование структурного подразделения администрации, которое подготовило проект и дату его подготовки.

К проекту Постановления Главы города, распоряжения главы администрации города прилагаются необходимые справочные материалы.

2.4. Пояснительная записка готовится на имя Главы города, главы администрации на бланке структурного подразделения администрации города и подписывается его руководителем.

3. Требования к составлению проектов распорядительных документов

3.1. Проекты распорядительных документов изготавливаются исполнителем на бланках установленного образца с надписью в правом верхнем углу "Проект № ____".

3.2. При составлении проекта распорядительного документа необходимо соблюдать следующие требования:

3.2.1. Распорядительный документ должен иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

3.2.2. Текст документа должен иметь поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм. Текст документов готовится с помощью компьютера, с использованием редактора MS Word, шрифта Arial, размер 12, печатается через одинарный межстрочный интервал.

3.2.3. Заголовок печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом, размер 14, выравнивается по центру, не подчеркивается. Объем не должен превышать 5 строк. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы левого и правого полей, избегать переноса слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок не берется в кавычки.

3.2.4. Расстояние между заголовком и текстом - 2-3 интервала, между текстом и подписью - 4-5 интервалов.

3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.2.6. Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа проекта документа в левом нижнем углу, например:

3.2.7. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год: 20.01.2002.

3.2.8. Проект распорядительного документа должен содержать пункты:

- об отмене, изменениях или дополнениях правовых актов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- о приведении в соответствие с вновь принятым правовым актом ранее изданных правовых актов.

3.3. Текст проекта распорядительного документа, носящего нормативный характер состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей (распорядительной). Текст проекта распорядительного документа, носящего ненормативный характер, может не содержать констатирующей части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается по пунктам в повелительной форме ("обязать", "поручить", "выделить"). В случаях, когда исполнителем является организация, не подчиненная городской администрации, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать").

Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, название структурного подразделения и срок исполнения.

3.4. Пункты текста нумеруются арабскими цифрами.

3.5. Если проект распорядительного документа имеет приложения, то об этом указывается в тексте проекта. Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера по форме:

3.6. При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами.

3.7. Приложение к проекту распорядительного документа визируется ответственным исполнителем на оборотной стороне каждого листа и подписывается первым заместителем (заместителем) главы администрации города в компетенции которого находится данный вопрос. В случае, если исполнителем распорядительного документа является структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении Главы города, то приложение визируется его начальником.

3.8. Название всех муниципальных должностей, кроме Главы города, следует писать со строчной буквы. Не допускается сокращение названий должностей.

3.9. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Если в тексте документа часто употребляется длинное название какого-либо учреждения, предприятия, организации и т.п., допускается его сокращение в следующем порядке: после первого употребления этого названия, например: производственный жилищно-ремонтный трест "Универсал", следует сделать пометку: (далее - ПЖРТ "Универсал") и в последующих случаях пользоваться указанным сокращением.

3.10. К проекту распорядительного документа, имеющему ссылки на ранее принятые документы, необходимо прилагать их копии.

3.11. Проекты распорядительных документов, в случае необходимости, должны содержать пункт о контроле за их выполнением.

Контроль возлагается на одного или нескольких заместителей главы администрации города, в соответствии с разграничением полномочий.

4. Порядок прохождения и согласования проектов распорядительных документов

4.1. Прохождение и согласование распорядительных документов осуществляется в порядке, установленном настоящей инструкцией, если иное не предусмотрено Регламентом, распоряжением главы администрации города о порядке прохождения и согласования отдельных видов распорядительных документов.

4.2. Проект распорядительного документа представляется в Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов для регистрации как на бумажном носителе, так и в электронном виде на магнитном носителе (диск 3,5 ")

4.3. Работники Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов обязаны:

- проверить соответствие представленных документов требованиям Регламента и соответствующих инструкций;

- возвратить исполнителям для доработки проекты распорядительных документов, оформленные с нарушением установленного порядка.

4.4. Согласование проектов распорядительных документов осуществляется через Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов с контролем промежуточных сроков согласования.

Согласование проектов распорядительных документов с органами и организациями, не входящими в структуру Администрации городского округа, осуществляется ответственным исполнителем документа

4.5. Все визы согласования должны содержать наименование должности, подпись должностного лица, расшифровку подписи и дату визирования.

4.6. Срок рассмотрения проекта распорядительного документа не должен превышать 2-х дней с момента получения на согласование.

Общий срок рассмотрения распорядительных документов не должен превышать 30 дней

4.7. Визы согласования на номерном бланке располагают на оборотной стороне каждого листа проекта распорядительного документа в нижней его части.

4.8. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", фактической должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

4.9. Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне каждого листа проекта распорядительного документа в нижней его части в следующей последовательности:

Обязательными в проекте распорядительного документа должны быть визы:

       Рассмотрение проекта распорядительного документа Правовым управлением Администрации городского округа осуществляется на последнем этапе согласования.

         4.10. Согласованный проект распорядительного документа печатается Отделом подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов на специальном бланке установленного образца.

На оборотной стороне каждого листа распорядительного документа в верхней его части должен быть текст следующего содержания:

"Все согласования и положительные заключения, предусмотренные действующим законодательством и правовыми актами органов местного самоуправления, получены.

Требования, предъявляемые к данному виду распорядительных актов органов местного самоуправления, соблюдены.

Проект постановления (распоряжения) готов к подписанию Главой городского округа".

Данный текст должен содержать следующие визы:,

- руководителя отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации городского округа, ответственного за подготовку распорядительного акта;

- руководителя правовой службы данного отраслевого (функционального) и территориального органа (управления, отдела, сектора); при отсутствии правовой службы в отраслевом (функциональном) и территориальном органе данный текст визируется руководителем Правового управления Администрации городского округа.

В нижней части листа располагается виза заместителя Главы городского округа по организационным вопросам.