• Текст документа
  • Статус
Поиск в тексте
Недействующий

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САМАРЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

04 НОЯБРЯ 1997 ГОДА  N 888-р

О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ПРОХОЖДЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
 В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САМАРЫ

__________________________________________________________________________________________________________________
Настоящее распоряжение утратило силу. - Распоряжение главы администрации города Самары от 27 марта 2002 г. N 71-р

< См. также:
Распоряжение Главы Администрации города Самары от 14 января 1998 г. N 55-р;>.

< Изменения:
Распоряжение Главы Администрации города Самары от 26 января 1998 г. N 84-р; в приложение N 1 >.
___________________________________________________________________________________________________________________

В целях упорядочения подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации г. Самары:
1. Утвердить "Инструкцию по порядку подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации г. Самары" (приложение 1, ).
2. Настоящее распоряжение направить в структурные подразделения Администрации города, администрации районов города для исполнения.
3. Координацию работы по своевременной подготовке распорядительных документов в Администрации города возложить на заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата Порецковского И.Е.

Глава Администрации
города                                            Н.В. Колесников

______________________________________________________________________________________________________________
Настоящая инструкция утратила силу. - Распоряжение главы администрации города Самары от 27 марта 2002 г. N 71-р

______________________________________________________________________________________________________________

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОРЯДКУ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ПРОХОЖДЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САМАРЫ

Утверждено распоряжением
Главы Администрации
города Самары
от 04.11.97 г. N 888-р
Приложение 1

< См. также:
Распоряжение Главы Администрации города Самары от 14 января 1998 г. N 55-р; >.

< Изменения:
Распоряжение Главы Администрации города Самары от 26 января 1998 г. N 84-р; >.

1. Общие положения

1.1. Официальными документами Администрации города являются распорядительные документы: Постановления, распоряжения.
Постановление - правовой акт, издаваемый Главой города в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач развития и жизнедеятельности города.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый должностными лицами в пределах их компетенции для решения оперативных и текущих задач.
Глава города, Главы Администрации, заместители Главы Администрации издают распоряжения по вопросам, относящимся к их компетенции, согласно функциональным обязанностям.
1.2. Постановления и распоряжения обязательны для исполнения как структурными подразделениями Администрации, предприятиями и организациями, так и гражданами г. Самары.

2. Подготовка проектов распорядительных документов

2.1. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями городской Администрации, подведомственными организациями, а также администрациями районов.
2.2. Документы принимаются в соответствии с перспективным и текущими планами, решениями вышестоящих органов, а также по инициативе руководителей управлений для решения ключевых вопросов, определяющих работы хозяйства города, требующих оперативного, срочного решения.
2.3. Не допускается принятие повторных Постановлений и распоряжений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового документа продиктована существенными изменениями обстоятельств).
2.4. В качестве субъектов инициативы подготовки распорядительных документов могут выступать:
- Глава города;
- Глава Администрации города;
- заместитель Главы Администрации города;
- руководитель структурных подразделений Администрации города;
- главы администраций районов города;
- руководители структурных подразделений администраций районов города.
2.5. Разработка и оформление проектов распорядительных документов осуществляется субъектом инициативы с учетом требований Регламента Администрации г. Самары и соответствующих инструкций.
2.6.1. К проекту Постановления Главы города прилагается пояснительная записка, которая содержит:
- обоснование необходимости подготовки данного проекта, практическая значимость ожидаемого результата;
- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализации которого потребует дополнительных материальных и иных затрат;
- перечень законодательных актов, на основании которых подготовлено Постановление;
- сроки исполнения;
- должность и фамилию руководителя структурного подразделения, инициатора подготовки данного Постановления;
- наименование структурного подразделения администрации, которое подготовило проект Постановления и дату подготовки (сдачи на согласование).
2.6.2. К проекту Постановления Главы города прилагается справочный материал, который содержит:
- копии ранее принятых Постановлений, распоряжений, приложений к ним (списков членов кооперативов, собственников жилья, гаражей и т.п.) ссылки на которые есть в постановляющей части и которые претерпевают изменения при принятии данного Постановления;
- перечень иных государственных органов, общественных объединений, учреждений, организаций, а также отдельных лиц, в случае, если они принимают участие в подготовке проекта Постановления. К проектам Постановлений могут быть приложены заключения экспертов, специалистов и другие документы.

3. Требования к составлению проектов распорядительных документов

При составлении проектов распорядительных документов, пояснительных записок к ним необходимо соблюдать следующие требования:
3.1. Документы, разрабатываемые в аппарате Администрации, управлениях, отделах и муниципальных предприятиях города, в отделах и управлениях администраций районов, должны иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". Бланки документов должны иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее - 20 мм. Текст документов готовится с помощью компьютера с использованием редактора MS WORD 6.0 - 7.0, шрифты Arial Cyr, размер 12 - для текстов, размер 14 - для заголовков текстов. Необходимое качество печати документа при использовании различных типов принтеров обеспечивает оператор компьютера за счет индивидуальных настроек текстового редактора.
3.2. Подпись под документами должна располагаться на расстоянии 5 строк от последней строки текста и должна быть выделена полужирным шрифтом (Bold) так же, как и заголовок текста. Размер шрифта подписи - 12 пт.
3.3. Непосредственно в текст проекта распорядительного документа должны быть включены следующие положения:
- поручение о контроле. Контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на одного или нескольких заместителей Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей;
- о сроках и порядке вступления распорядительного документа в силу;
- пункт об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых распорядительных документов или их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- пункт о приведении в соответствии с вновь принятым правовым актом принятых ранее распорядительных документов;
- пункт о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения или принятия нового документа взамен ранее принятого.
3.4. Размер Постановлений, распоряжений не должен превышать 1-3 страниц компьютерного или машинописного текста, отпечатанного через полтора интервала, справок и записок - 3-4 страницы.
3.5. Проекты Постановлений, распоряжений должны иметь заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса, ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи, излагаться кратко, последовательно.
3.6. Во вступительной части кратко излагаются мотивы, цели издания Постановления, распоряжения. Распоряжение может не иметь вступительной части.
3.7. В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.
3.8. Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.п.).
3.9. В случаях, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненная Администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.)
3.10. При упоминании в документах правовых актов указываются дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.
3.11. При подготовке проекта документа во изменение или в дополнение к ранее принятому в заголовке полностью указываются дата, номер и полное название документа, например: "О снижении оплаты жилья и коммунальных услуг и внесении изменений в постановление Главы Администрации города Самары от 31.12.1996 года N 1849 "Об оплате жилья, коммунальных услуг и порядке предоставления гражданам компенсаций (субсидий) на оплату жилья и коммунальных услуг в городе Самаре в 1997 году".
3.12. В случаях, когда Постановлением, распоряжением утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.д.) либо к распоряжению приобщаются другие документы, они указываются в тексте как приложение. Например:
"Утвердить мероприятия по пропуску паводковых вод в наиболее опасных участках г. Самары согласно приложению"
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение
к Постановлению Главы
города Самары
от 13.10.97 N 1202

При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
Приложения нумеруются арабскими цифрами и подписываются заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата. Знак "N" перед цифровым обозначением не ставится.
3.13. Дата и номер распорядительного документа и приложения к нему заполняются при регистрации документа в протокольной части.
3.14. В тексте документов с заглавной буквы следует писать первое слово названия структурных подразделений Администрации города, например: Управление главного архитектора, Департамента по жилищно-коммунальному хозяйству и т.д.
3.15. Названия всех муниципальных должностей, кроме Главы города, следует писать с прописной буквы, например: Глава Администрации, заместитель начальника Правового управления и т.д., за исключением случаев, предусмотренных п. 3.20 настоящей инструкции.
3.16. Не допускается сокращение названий муниципальных должностей, например: зам. Главы Администрации, гл.специалист и т.д.
3.17. Наименования типа: акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и т.п. пишутся с прописной буквы. Аббревиатуры тех же названий следует писать заглавными буквами: АО, ООО и т.д. с учетом требований п. 3.18.
3.18. Если в тексте документа часто употребляется длинное название какого-либо учреждения, предприятия, организации и т.д., не входящих в структуру Администрации города, допускается его сокращение в следующем порядке: после первого употребления этого названия, например: "производственный жилищно-ремонтный трест "Универсал" следует сделать пометку: (далее - ПЖРТ "Универсал") и в последующих случаях пользоваться указанным сокращением.
3.19. Не допускаются сокращения типа: "генплан", "горкомзем" и т.д., за исключением тех случаев, когда сокращение является официальным названием учреждения, организации, например: "Ремстройблагоустройство", "Инкомбанк" и т.д. или является общеизвестным и общепринятым, например: "ГАИ", "Сбербанк" и т.д.
3.20. В визах согласования к проектам Постановлений и распоряжений первое слово названия всех муниципальных должностей следует писать с заглавной буквы.
3.21. Слова "Постановление" и "Распоряжение" следует писать с заглавной буквы, если они исходят от Главы города, и с прописной, если они выпущены другими должностными лицами.
3.22. Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер его служебного телефона располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
3.23. Проект распорядительного документа оформляется и визируется субъектом инициативы или ответственным исполнителем по проекту - лицом, уполномоченным субъектом инициативы представлять проект на рассмотрение.

4. Порядок прохождения и согласования распорядительных документов

В Администрации г. Самары определяется следующий порядок прохождения и согласования распорядительных документов (приложение 1):
4.1. Регистрация проектов распорядительных документов проводится в структурном подразделении, подготовившем проект.
4.2. Проект распорядительного документа представляется в протокольную часть для регистрации до его визирования (согласования) должностными лицами Администрации города.
4.3. Работники протокольной части обязаны:
- проверить соответствие представленных документов требованиям Регламента и соответствующих инструкций;
- возвратить исполнителям для доработки проекты распорядительных документов, оформленные с нарушением установленного порядка;
- при соответствии представленного документа всем требованиям зафиксировать индекс документа и дату его представления.
4.4. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визами, которые включают в себя должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
4.5. Обязанность согласования проектов распорядительных документов возлагается на исполнителя проекта документа.
Согласованный проект документа передается в протокольную часть для окончательной проверки исполнения документа.
4.6. Срок рассмотрения проекта распорядительного документа, представленного на согласование должностному лицу, не должен превышать 3-х рабочих дней с момента получения документа.
4.7. Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне последнего листа проекта распорядительного документа в нижней его части в следующей последовательности:
- первый заместитель Главы Администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;
- заместитель Главы Администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;
- начальник (заместитель начальника) Правового управления;
- глава администрации района или поселка в городе;
- депутат городской Думы, на территории округа которого планируется отвод земли, проектирование или строительство объекта;
- руководитель структурного подразделения городской Администрации, подведомственной организации или администрации района, подготовившего проект;
- руководители организаций, указанных в качестве исполнителей;
- юрист организации-исполнителя проекта (в том случае, если данная организация не входит в структуру Администрации города).
4.8. Согласованный с юристом и руководителями организации-исполнителя проект документа передается в Правовое управление Администрации города. Правовое управление дает заключение по проекту распорядительного документа, которое печатается на отдельном листе, подписывается главным (ведущим) специалистом Правового управления и прикладывается к проекту.
В случае несоответствия проекта требованиям правовых норм проект возвращается на доработку организации-исполнителю.
4.9. Согласованный (завизированный) распорядительный документ печатается на отдельном пронумерованном бланке Постановления или Распоряжения и визируется (каждый лист) в следующем порядке:
- глава администрации города;
- заместитель главы администрации города, руководитель аппарата;
- руководитель Департамента контроля муниципальной деятельности;
- субъект инициативы подготовки распорядительного документа.

< В ред. - Распоряжение Главы Администрации города Самары от 26 января 1998 г. N 84-р; >.

4.10. Замечания заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий).
4.11. По согласованию с первым заместителем Главы Администрации или заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата проект Постановления может быть вынесен на рассмотрение Главы города при наличии возражений со стороны заинтересованных организаций, оформленных листом разногласий.
4.12. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.
4.13. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

5. Окончательное оформление распорядительных документов

5.1. Проекты Постановлений и распоряжений представляются помощниками заместителей Главы Администрации в протокольную часть в 1 экземпляре с листом рассылки.
Лист рассылки оформляется исполнителем с обязательным согласованием с руководителем структурного подразделения (приложение 2).
В лист рассылки в обязательном порядке включаются отделы, управления комитеты Администрации города, организации, учреждения, находящиеся на территории г. Самары, администрации районов, которые упоминаются и включены в проекты Постановлений и распоряжений как исполнители, заместители Главы Администрации, курирующие данное направление.
5.2. Постановления подписывает Глава города или лицо, официально его замещающее. Распоряжения - Глава города, Глава Администрации, заместители Главы Администрации в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
5.3. Подписанные документы повторно поступают в протокольную часть, где им присваивается номер и дата, регистрируются в журнале, передаются на размножение.
5.4. Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещается.
5.5. Регистрация Постановлений и распоряжений проводится в течение года в порядке возрастания регистрационных номеров.
5.6. Отправку Постановлений, распоряжений осуществляет сектор делопроизводства (канцелярия) по рассылочному листу в 3-дневный срок, а по срочным вопросам - в течение суток со дня подписания.

6. Простая и гербовая печати

6.1. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
6.2. Перечень документов, на которые ставится печать, определяется на основании действующих нормативных актов.
6.3. Простая печать может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, о заработной плате и т.д.).
6.4. Гербовая печать ставится главным специалистом протокольной части на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, титульных листах. Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств, материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений, организаций, предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.
6.5. Обеспечивает хранение гербовой и простой печатей главный специалист протокольной части.

7. Ответственность за подготовку проектов распорядительных документов

7.1. Ответственность за содержание и качество подготовки проектов распорядительных документов, а также соответствие внесенным в проект изменениями и дополнениям возлагается на субъектов инициативы подготовки документа и исполнителей, представивших проект на утверждение.
7.2. Ответственность за соблюдение требований инструкции по подготовке и оформлению распорядительных документов возложена на главного специалиста протокольной части.

8. Формирование дел, архивное хранение

8.1. По завершении календарного года распорядительные документы переплетаются и сдаются в архив.
8.2. Формирование исполнительных распорядительных документов в дело осуществляется в соответствии с номенклатурой дел в протокольной части.
8.3. Контроль и практическую помощь за формирование дел в соответствии с установленными требованиями осуществляет заведующий архивом.
8.4. Оформление дел, составление их описей и передачу дел на архивное хранение обеспечивает главный специалист протокольной части.
8.5. Постановления, распоряжения доводятся до сведения населения Управлением по связям с общественностью и работе со средствами массовой информации.

Заместитель Главы
Администрации города,
руководитель аппарата                           И.Е. Порецковский

Приложение 1
к инструкции по порядку подготовки,
оформления и прохождения
распорядительных документов
в Администрации г. Самары

Порядок прохождения и согласования распорядительных документов в Администрации г. Самары

(смотри бумаганоситель)

Приложение 2
к инструкции по порядку подготовки,
оформления и прохождения
распорядительных документов
в Администрации г. Самары

СПИСОК
организаций и лиц, которым рассылается Постановление (Распоряжение) Главы города

               от _____________ N _______________

 1. Главе Администрации города                     - 1 экземпляр
 2. Заместителям Главы Администрации города _____________________
    _____________________________________________________________
 3. Городской Думе (по требованию)
 4. Городской прокуратуре                          - 1 экземпляр
 5. Правовому управлению Администрации
    города                                         - 1 экземпляр
 6. Комитету по экономике и финансам               - 1 экземпляр
 7. Управлению главного архитектора города         - 2 экземпляра
 8. Городскому финансовому отделу                  - 1 экземпляр
 9. Отделу государственной противопожарной
    службы по г. Самаре
    (443100 г. Самара, ул. Галактионовская,
    193)                                           - 1 экземпляр
 10. Городскому Комитету по земельным
     ресурсам и землеустройству
     (443010 г. Самара, ул. Некрасовская,
     62)                                           - 2 экземпляра
 11. МП "Бюро технической инвентаризации
     г. Самары"
     (443095 г. Самара, ул. Куйбышева, 48)         - 1 экземпляр
 12. Городскому фонду имущества
     ( 443010 г. Самара, ул. Фрунзе, 120)          - 1 экземпляр
 13. Администрации Самарской области               - 1 экземпляр
 14. Администрациям районов г. Самары ___________________________
     ____________________________________________________________
 15. Другим организациям:

-----------------------------------------------------------------
  NN   |         Организация         |   Почтовый индекс, адрес
  п/п  |                             |
-----------------------------------------------------------------

Подпись исполнителя

О порядке подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации г. Самары

Название документа: О порядке подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации г. Самары

Номер документа: 888-р

Вид документа: Распоряжение Главы Администрации города Самары

Принявший орган: Глава Администрации города Самары

Статус: Недействующий

Опубликован: Рассылка
Дата принятия: 04 ноября 1997

Дата начала действия: 04 ноября 1997
Дата окончания действия: 27 марта 2002