ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САМАРЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

04 НОЯБРЯ 1997 ГОДА  N 888-р

О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ПРОХОЖДЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
 В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САМАРЫ

__________________________________________________________________________________________________________________

Настоящее распоряжение утратило силу. - Распоряжение главы администрации города Самары от 27 марта 2002 г. N 71-р

< См. также:

Распоряжение Главы Администрации города Самары от 14 января 1998 г. N 55-р;>.

< Изменения:

Распоряжение Главы Администрации города Самары от 26 января 1998 г. N 84-р; в приложение N 1 >.

___________________________________________________________________________________________________________________

В целях упорядочения подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации г. Самары:

1. Утвердить "Инструкцию по порядку подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации г. Самары" (приложение 1, ).

2. Настоящее распоряжение направить в структурные подразделения Администрации города, администрации районов города для исполнения.

3. Координацию работы по своевременной подготовке распорядительных документов в Администрации города возложить на заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата Порецковского И.Е.

______________________________________________________________________________________________________________

Настоящая инструкция утратила силу. - Распоряжение главы администрации города Самары от 27 марта 2002 г. N 71-р

______________________________________________________________________________________________________________

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОРЯДКУ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ПРОХОЖДЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САМАРЫ

Утверждено распоряжением
Главы Администрации
города Самары
от 04.11.97 г. N 888-р
Приложение 1

< См. также:

Распоряжение Главы Администрации города Самары от 14 января 1998 г. N 55-р; >.

< Изменения:

Распоряжение Главы Администрации города Самары от 26 января 1998 г. N 84-р;  >.

1. Общие положения

1.1. Официальными документами Администрации города являются распорядительные документы: Постановления, распоряжения.

Постановление - правовой акт, издаваемый Главой города в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач развития и жизнедеятельности города.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый должностными лицами в пределах их компетенции для решения оперативных и текущих задач.

Глава города, Главы Администрации, заместители Главы Администрации издают распоряжения по вопросам, относящимся к их компетенции, согласно функциональным обязанностям.

1.2. Постановления и распоряжения обязательны для исполнения как структурными подразделениями Администрации, предприятиями и организациями, так и гражданами г. Самары.

2. Подготовка проектов распорядительных документов

2.1. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями городской Администрации, подведомственными организациями, а также администрациями районов.

2.2. Документы принимаются в соответствии с перспективным и текущими планами, решениями вышестоящих органов, а также по инициативе руководителей управлений для решения ключевых вопросов, определяющих работы хозяйства города, требующих оперативного, срочного решения.

2.3. Не допускается принятие повторных Постановлений и распоряжений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового документа продиктована существенными изменениями обстоятельств).

2.4. В качестве субъектов инициативы подготовки распорядительных документов могут выступать:

- Глава города;

- Глава Администрации города;

- заместитель Главы Администрации города;

- руководитель структурных подразделений Администрации города;

- главы администраций районов города;

- руководители структурных подразделений администраций районов города.

2.5. Разработка и оформление проектов распорядительных документов осуществляется субъектом инициативы с учетом требований Регламента Администрации г. Самары и соответствующих инструкций.

2.6.1. К проекту Постановления Главы города прилагается пояснительная записка, которая содержит:

- обоснование необходимости подготовки данного проекта, практическая значимость ожидаемого результата;

- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализации которого потребует дополнительных материальных и иных затрат;

- перечень законодательных актов, на основании которых подготовлено Постановление;

- сроки исполнения;

- должность и фамилию руководителя структурного подразделения, инициатора подготовки данного Постановления;

- наименование структурного подразделения администрации, которое подготовило проект Постановления и дату подготовки (сдачи на согласование).

2.6.2. К проекту Постановления Главы города прилагается справочный материал, который содержит:

- копии ранее принятых Постановлений, распоряжений, приложений к ним (списков членов кооперативов, собственников жилья, гаражей и т.п.) ссылки на которые есть в постановляющей части и которые претерпевают изменения при принятии данного Постановления;

- перечень иных государственных органов, общественных объединений, учреждений, организаций, а также отдельных лиц, в случае, если они принимают участие в подготовке проекта Постановления. К проектам Постановлений могут быть приложены заключения экспертов, специалистов и другие документы.

3. Требования к составлению проектов распорядительных документов

При составлении проектов распорядительных документов, пояснительных записок к ним необходимо соблюдать следующие требования:

3.1. Документы, разрабатываемые в аппарате Администрации, управлениях, отделах и муниципальных предприятиях города, в отделах и управлениях администраций районов, должны иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". Бланки документов должны иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее - 20 мм. Текст документов готовится с помощью компьютера с использованием редактора MS WORD 6.0 - 7.0, шрифты Arial Cyr, размер 12 - для текстов, размер 14 - для заголовков текстов. Необходимое качество печати документа при использовании различных типов принтеров обеспечивает оператор компьютера за счет индивидуальных настроек текстового редактора.

3.2. Подпись под документами должна располагаться на расстоянии 5 строк от последней строки текста и должна быть выделена полужирным шрифтом (Bold) так же, как и заголовок текста. Размер шрифта подписи - 12 пт.

3.3. Непосредственно в текст проекта распорядительного документа должны быть включены следующие положения:

- поручение о контроле. Контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на одного или нескольких заместителей Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- о сроках и порядке вступления распорядительного документа в силу;

- пункт об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых распорядительных документов или их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- пункт о приведении в соответствии с вновь принятым правовым актом принятых ранее распорядительных документов;

- пункт о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения или принятия нового документа взамен ранее принятого.

3.4. Размер Постановлений, распоряжений не должен превышать 1-3 страниц компьютерного или машинописного текста, отпечатанного через полтора интервала, справок и записок - 3-4 страницы.

3.5. Проекты Постановлений, распоряжений должны иметь заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса, ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи, излагаться кратко, последовательно.

3.6. Во вступительной части кратко излагаются мотивы, цели издания Постановления, распоряжения. Распоряжение может не иметь вступительной части.

3.7. В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

3.8. Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.п.).

3.9. В случаях, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненная Администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.)

3.10. При упоминании в документах правовых актов указываются дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.

3.11. При подготовке проекта документа во изменение или в дополнение к ранее принятому в заголовке полностью указываются дата, номер и полное название документа, например: "О снижении оплаты жилья и коммунальных услуг и внесении изменений в постановление Главы Администрации города Самары от 31.12.1996 года N 1849 "Об оплате жилья, коммунальных услуг и порядке предоставления гражданам компенсаций (субсидий) на оплату жилья и коммунальных услуг в городе Самаре в 1997 году".

3.12. В случаях, когда Постановлением, распоряжением утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.д.) либо к распоряжению приобщаются другие документы, они указываются в тексте как приложение. Например:

"Утвердить мероприятия по пропуску паводковых вод в наиболее опасных участках г. Самары согласно приложению"

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.

Приложения нумеруются арабскими цифрами и подписываются заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата. Знак "N" перед цифровым обозначением не ставится.

3.13. Дата и номер распорядительного документа и приложения к нему заполняются при регистрации документа в протокольной части.

3.14. В тексте документов с заглавной буквы следует писать первое слово названия структурных подразделений Администрации города, например: Управление главного архитектора, Департамента по жилищно-коммунальному хозяйству и т.д.

3.15. Названия всех муниципальных должностей, кроме Главы города, следует писать с прописной буквы, например: Глава Администрации, заместитель начальника Правового управления и т.д., за исключением случаев, предусмотренных п. 3.20 настоящей инструкции.

3.16. Не допускается сокращение названий муниципальных должностей, например: зам. Главы Администрации, гл.специалист и т.д.

3.17. Наименования типа: акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и т.п. пишутся с прописной буквы. Аббревиатуры тех же названий следует писать заглавными буквами: АО, ООО и т.д. с учетом требований п. 3.18.

3.18. Если в тексте документа часто употребляется длинное название какого-либо учреждения, предприятия, организации и т.д., не входящих в структуру Администрации города, допускается его сокращение в следующем порядке: после первого употребления этого названия, например: "производственный жилищно-ремонтный трест "Универсал" следует сделать пометку: (далее - ПЖРТ "Универсал") и в последующих случаях пользоваться указанным сокращением.

3.19. Не допускаются сокращения типа: "генплан", "горкомзем" и т.д., за исключением тех случаев, когда сокращение является официальным названием учреждения, организации, например: "Ремстройблагоустройство", "Инкомбанк" и т.д. или является общеизвестным и общепринятым, например: "ГАИ", "Сбербанк" и т.д.

3.20. В визах согласования к проектам Постановлений и распоряжений первое слово названия всех муниципальных должностей следует писать с заглавной буквы.

3.21. Слова "Постановление" и "Распоряжение" следует писать с заглавной буквы, если они исходят от Главы города, и с прописной, если они выпущены другими должностными лицами.

3.22. Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер его служебного телефона располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

3.23. Проект распорядительного документа оформляется и визируется субъектом инициативы или ответственным исполнителем по проекту - лицом, уполномоченным субъектом инициативы представлять проект на рассмотрение.

4. Порядок прохождения и согласования распорядительных документов

В Администрации г. Самары определяется следующий порядок прохождения и согласования распорядительных документов (приложение 1):

4.1. Регистрация проектов распорядительных документов проводится в структурном подразделении, подготовившем проект.

4.2. Проект распорядительного документа представляется в протокольную часть для регистрации до его визирования (согласования) должностными лицами Администрации города.

4.3. Работники протокольной части обязаны:

- проверить соответствие представленных документов требованиям Регламента и соответствующих инструкций;

- возвратить исполнителям для доработки проекты распорядительных документов, оформленные с нарушением установленного порядка;

- при соответствии представленного документа всем требованиям зафиксировать индекс документа и дату его представления.

4.4. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визами, которые включают в себя должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

4.5. Обязанность согласования проектов распорядительных документов возлагается на исполнителя проекта документа.

Согласованный проект документа передается в протокольную часть для окончательной проверки исполнения документа.

4.6. Срок рассмотрения проекта распорядительного документа, представленного на согласование должностному лицу, не должен превышать 3-х рабочих дней с момента получения документа.

4.7. Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне последнего листа проекта распорядительного документа в нижней его части в следующей последовательности:

- первый заместитель Главы Администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;

- заместитель Главы Администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;

- начальник (заместитель начальника) Правового управления;

- глава администрации района или поселка в городе;