АЛТАЙСКИЙ КРАЕВОЙ СОВЕТ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ

И АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

<Инструкция о делопроизводстве в аппарате краевого Совета
народных депутатов и администрации края>

1. Утвердить Инструкцию о делопроизводстве в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края (прилагается).

2. Общему отделу и комитету администрации края по делам архивов обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края, установить контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Решение крайисполкома от 29 июня 1983 года N 235 "Об утверждении Инструкции о делопроизводстве в исполнительном комитете краевого Совета народных депутатов" считать утратившим силу.

ИНСТРУКЦИЯ
о делопроизводстве в аппарате краевого Совета
народных депутатов и администрации края

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) определяет порядок ведения делопроизводства в аппарате краевого Совета народных депутатов администрации края.

2. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера и подлежат обязательному выполнению всеми сотрудниками аппарата краевого Совета народных депутатов и администрации края.

3. Порядок ведения секретного делопроизводства и работа с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.

4. Подготовка, принятие, доведение до конкретных исполнителей решений и оформление протоколов сессий краевого Совета и заседаний малого Совета краевого Совета народных депутатов осуществляется в порядке, установленном регламентом краевого Совета и положением о его малом Совете.

Техническое обеспечение проведения сессий и заседаний малого Совета краевого Совета народных депутатов по ведению стенограммы заседаний, регистрация, размножение и доведение до исполнителей принятых решений возлагается на общий отдел администрации края.

5. Порядок работы и ведения делопроизводства в постоянных комитетах и комиссиях Алтайского краевого Совета народных депутатов определен Положением о них (решение краевого Совета народных депутатов от 17 января 1992 года).

6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате администрации края возлагается на начальника общего отдела. В каждом структурном подразделении ответственным за делопроизводство является его руководитель.

7. Все руководители и исполнители обязаны готовить и оформлять служебные документы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

8. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

II. Подготовка служебных документов

1. Глава администрации края по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения (приложения 1,2).

Распоряжения издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения.

В случае отсутствия Главы администрации или невозможности выполнения им своих обязанностей его полномочия осуществляет первый заместитель.

2. Проекты постановлений и распоряжений администрации края подготавливаются и вносятся отделами, управлениями, комитетами администрации края, краевыми объединениями, организациями и ведомствами, постоянными комитетами и комиссиями краевого Совета народных депутатов, администрациями районов, городов, сел и поселков края.

3. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения отделов, управлений, комитетов, организаций и ведомств, администраций районов, городов, сел и поселков края постановлением или распоряжением администрации. Постановления и распоряжения, издающиеся на основе документов вышестоящих органов,должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

4. Проекты служебных документов должны быть тщательно отредактированы, напечатаны на бланках, согласованы с руководителями отделов, управлений, комитетов администрации края, краевых объединений, организаций и ведомств, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в них. Согласование оформляется грифом, справкой или листом согласования.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование оформляется в виде визы, внешнее - в виде грифа согласования.

Визы проставляются на последнем листе документа ниже подписи, или на отдельном листе к этому документу. Визы лиц, подготовивших документ, предоставляются первыми, ниже - визы лиц, согласовывающих документ.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф состоит из слов "Согласовано" (печатается прописными буквами), полного наименования должности, фамилии, инициалов и личной подписи согласовывающего документ лица, даты согласования.

Исходящие документы визируются на копиях, подшиваемых в дела.

5. Проекты постановлений и распоряжений администрации края должны иметь визы заместителя Главы администрации, курирующего данный вопрос, секретаря администрации, юрисконсульта, а также всех заинтересованных руководителей отделов, управлений и комитетов (приложение 3),

Например: по вопросам финансов - руководства комитета администрации края по финансам, налоговой и кредитной политике, по экономическим вопросам - руководства комитета администрации по экономике и т.д.

6. Полностью оформленные и завизированные документы передаются начальнику или заместителю начальника общего отдела для подписи их у Главы администрации.

7. Датой издания постановления, распоряжения является дата их подписания.

8. Подписанные постановления и распоряжения администрации края передаются в протокольный сектор для регистрации, размножения и доведения до исполнителей путем рассылки через канцелярию в срок до 5 дней после их подписания.

9. Секретарь приемной Главы администрации края круглосуточно осуществляет прием оперативной информации в адрес администрации по телефону и факсу.

В рабочее время телефонограммы принимают секретари приемных заместителей Главы администрации.

Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема.

10. Телеграммы применяются в исключительных случаях, когда требуется срочное решение вопроса.

1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов администрации оформляются на бланках установленного образца только двух форматов - А4 (210х297) и А5 (210х 148) (приложение 4).

Бланки печатаются только в черную краску на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применять бумагу светлых тонов.

12. Если письмо подписывается руководителями нескольких органов, то оно оформляется на бланке того органа, подпись руководителя которого стоит первой.

13. Письмо за подписью руководителя отдела администрации, докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного, информационного и аналитического характера оформляются на бланках этих отделов (приложение 5).

14. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуются в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указывается в именительном падеже, например:

Барнаульский шинный завод
Отдел снабжения и сбыта

Барнаульский шинный завод
Отдел снабжения и сбыта
Старшему экономисту
Маслову Н.Б.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Главе администрации
Железнодорожного района
г.Барнаула
Петрову Ю.М.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно:

Главам администраций
районов и городов края


Руководителям отделов,
управлений, комитетов
администрации края

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается; каждый документ должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи РФ. Например, адрес Артемовского машиностроительного завода Минтранстроя:

Для телеграммы:

Артемовский-1
Свердловский машзавод
Телетайп 1212 "Вихрь"

Если документ адресуется организации, то сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Например:

Государственная налоговая
инспекция по Алтайскому краю
656002, г.Барнаул,
ул. 1 Мая, 27-а

При адресовании документа гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например:

656049, г.Барнаул-49,
ул.Анатолия,118 кв.3
Караваеву А.Е.

15. Резолюции Главы администрации, его заместителей или начальников структурных подразделений проставляются на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, кроме полей.

Документ должен иметь не более двух резолюций, причем вторая не должна дублировать первую или противоречить ей. Вторая резолюция необходима в том случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

Резолюция должна содержать следующие элементы:

фамилии и инициалы исполнителей;

предписываемое действие и сроки его исполнения;

личная подпись автора резолюции;

дата резолюции.

16. Наименование вида документа проставляется исполнителем на всех документах, кроме писем.

Наименование вида документа располагается в общем бланке ниже реквизита "администрация Алтайского края" и печатается прописными буквами.

17. Все даты на документах и в регистрационных карточках проставляются тремя парами арабских цифр, разделенных точками: первая пара цифр - число месяца, вторая пара цифр - порядковый номер месяца в году, третья пара цифр - две последние цифры года.

Например: 24 июня 1992 года следует писать 24.06.92. Если число месяца или порядковый номер месфца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится 0.

Словестно-цифровой способ обозначения дат предпочтительно применять в тексте документа, для оформления финансовых документов, протоколов и т.п.

18. К любому документу (кроме распоряжения администрации)формата А" (210х297) в левой стороне бланка в границах ограничительных отметок дается заголовок. Он должен быть максимально кратким и точным, отвечать на вопрос "О чем?", например, "Об изменении...", "О реорганизации..." и т.д.

Заголовок не дается к телеграммам, телефонограммам, извещениям и документам, текст которых печатается на бланках формата А5 (14?х210).

19. Текст документов должен быть предельно точным, достоверным, не допускающим различного толкования вопросов.

Тексты сложных документов (инструкции, уставы, доклады, отчеты, планы, справки и др.) делятся на разделы, подразделы, пункты. Каждая составная часть листа нумеруется.

При составлении текста документа рекомендуется:

заменять сложные предложения простыми;

использовать устойчивые обороты и словосочетания, характерные для официальных документов;