• Текст документа
  • Статус
Действующий

АЛТАЙСКИЙ КРАЕВОЙ СОВЕТ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ

И АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

     от 08.09.92 г.                                       N 89/867-р
     г.Барнаул

<Инструкция о делопроизводстве в аппарате краевого Совета
народных депутатов и администрации края>

1. Утвердить Инструкцию о делопроизводстве в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края (прилагается).

2. Общему отделу и комитету администрации края по делам архивов обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края, установить контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Решение крайисполкома от 29 июня 1983 года N 235 "Об утверждении Инструкции о делопроизводстве в исполнительном комитете краевого Совета народных депутатов" считать утратившим силу.

     Председатель краевого                  Глава администрации края
     Совета народных депутатов
                А.А.Суриков                            В.Ф.Райфикешт

Инструкция о делопроизводстве в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края



Утверждена распоряжением
краевого Совета народных
депутатов и администрации
края от 08.09.92 N 89/867-р

1. Настоящая Инструкция в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) определяет порядок ведения делопроизводства в аппарате краевого Совета народных депутатов администрации края.

2. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера и подлежат обязательному выполнению всеми сотрудниками аппарата краевого Совета народных депутатов и администрации края.

3. Порядок ведения секретного делопроизводства и работа с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.

4. Подготовка, принятие, доведение до конкретных исполнителей решений и оформление протоколов сессий краевого Совета и заседаний малого Совета краевого Совета народных депутатов осуществляется в порядке, установленном регламентом краевого Совета и положением о его малом Совете.

Техническое обеспечение проведения сессий и заседаний малого Совета краевого Совета народных депутатов по ведению стенограммы заседаний, регистрация, размножение и доведение до исполнителей принятых решений возлагается на общий отдел администрации края.

5. Порядок работы и ведения делопроизводства в постоянных комитетах и комиссиях Алтайского краевого Совета народных депутатов определен Положением о них (решение краевого Совета народных депутатов от 17 января 1992 года).

6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате администрации края возлагается на начальника общего отдела. В каждом структурном подразделении ответственным за делопроизводство является его руководитель.

7. Все руководители и исполнители обязаны готовить и оформлять служебные документы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

8. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

II. Подготовка служебных документов

1. Глава администрации края по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения (приложения 1,2).

Распоряжения издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения.

В случае отсутствия Главы администрации или невозможности выполнения им своих обязанностей его полномочия осуществляет первый заместитель.

2. Проекты постановлений и распоряжений администрации края подготавливаются и вносятся отделами, управлениями, комитетами администрации края, краевыми объединениями, организациями и ведомствами, постоянными комитетами и комиссиями краевого Совета народных депутатов, администрациями районов, городов, сел и поселков края.

3. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения отделов, управлений, комитетов, организаций и ведомств, администраций районов, городов, сел и поселков края постановлением или распоряжением администрации. Постановления и распоряжения, издающиеся на основе документов вышестоящих органов,должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

4. Проекты служебных документов должны быть тщательно отредактированы, напечатаны на бланках, согласованы с руководителями отделов, управлений, комитетов администрации края, краевых объединений, организаций и ведомств, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в них. Согласование оформляется грифом, справкой или листом согласования.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование оформляется в виде визы, внешнее - в виде грифа согласования.

Визы проставляются на последнем листе документа ниже подписи, или на отдельном листе к этому документу. Визы лиц, подготовивших документ, предоставляются первыми, ниже - визы лиц, согласовывающих документ.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф состоит из слов "Согласовано" (печатается прописными буквами), полного наименования должности, фамилии, инициалов и личной подписи согласовывающего документ лица, даты согласования.

Исходящие документы визируются на копиях, подшиваемых в дела.

5. Проекты постановлений и распоряжений администрации края должны иметь визы заместителя Главы администрации, курирующего данный вопрос, секретаря администрации, юрисконсульта, а также всех заинтересованных руководителей отделов, управлений и комитетов (приложение 3),

Например: по вопросам финансов - руководства комитета администрации края по финансам, налоговой и кредитной политике, по экономическим вопросам - руководства комитета администрации по экономике и т.д.

6. Полностью оформленные и завизированные документы передаются начальнику или заместителю начальника общего отдела для подписи их у Главы администрации.

7. Датой издания постановления, распоряжения является дата их подписания.

8. Подписанные постановления и распоряжения администрации края передаются в протокольный сектор для регистрации, размножения и доведения до исполнителей путем рассылки через канцелярию в срок до 5 дней после их подписания.

9. Секретарь приемной Главы администрации края круглосуточно осуществляет прием оперативной информации в адрес администрации по телефону и факсу.

В рабочее время телефонограммы принимают секретари приемных заместителей Главы администрации.

Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема.

10. Телеграммы применяются в исключительных случаях, когда требуется срочное решение вопроса.

1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов администрации оформляются на бланках установленного образца только двух форматов - А4 (210х297) и А5 (210х 148) (приложение 4).

Бланки печатаются только в черную краску на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применять бумагу светлых тонов.

12. Если письмо подписывается руководителями нескольких органов, то оно оформляется на бланке того органа, подпись руководителя которого стоит первой.

13. Письмо за подписью руководителя отдела администрации, докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного, информационного и аналитического характера оформляются на бланках этих отделов (приложение 5).

14. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуются в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указывается в именительном падеже, например:

Барнаульский шинный завод
Отдел снабжения и сбыта

                                или:

Барнаульский шинный завод
Отдел снабжения и сбыта
Старшему экономисту
Маслову Н.Б.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Главе администрации
Железнодорожного района
г.Барнаула
Петрову Ю.М.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно:

Главам администраций
районов и городов края


Руководителям отделов,
управлений, комитетов
администрации края

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается; каждый документ должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи РФ. Например, адрес Артемовского машиностроительного завода Минтранстроя:

                                623750, Артемовский-1
                                Свердловской обл.,
                                Садовая ул.,12

Для телеграммы:

Артемовский-1
Свердловский машзавод
Телетайп 1212 "Вихрь"

Если документ адресуется организации, то сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.
Например:

Государственная налоговая
инспекция по Алтайскому краю
656002, г.Барнаул,
ул. 1 Мая, 27-а

При адресовании документа гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например:

656049, г.Барнаул-49,
ул.Анатолия,118 кв.3
Караваеву А.Е.

15. Резолюции Главы администрации, его заместителей или начальников структурных подразделений проставляются на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, кроме полей.

Документ должен иметь не более двух резолюций, причем вторая не должна дублировать первую или противоречить ей. Вторая резолюция необходима в том случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

Резолюция должна содержать следующие элементы:

фамилии и инициалы исполнителей;

предписываемое действие и сроки его исполнения;

личная подпись автора резолюции;

дата резолюции.

16. Наименование вида документа проставляется исполнителем на всех документах, кроме писем.

Наименование вида документа располагается в общем бланке ниже реквизита "администрация Алтайского края" и печатается прописными буквами.

17. Все даты на документах и в регистрационных карточках проставляются тремя парами арабских цифр, разделенных точками: первая пара цифр - число месяца, вторая пара цифр - порядковый номер месяца в году, третья пара цифр - две последние цифры года.

Например: 24 июня 1992 года следует писать 24.06.92. Если число месяца или порядковый номер месфца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится 0.

Словестно-цифровой способ обозначения дат предпочтительно применять в тексте документа, для оформления финансовых документов, протоколов и т.п.

18. К любому документу (кроме распоряжения администрации)формата А" (210х297) в левой стороне бланка в границах ограничительных отметок дается заголовок. Он должен быть максимально кратким и точным, отвечать на вопрос "О чем?", например, "Об изменении...", "О реорганизации..." и т.д.

Заголовок не дается к телеграммам, телефонограммам, извещениям и документам, текст которых печатается на бланках формата А5 (14?х210).

19. Текст документов должен быть предельно точным, достоверным, не допускающим различного толкования вопросов.

Тексты сложных документов (инструкции, уставы, доклады, отчеты, планы, справки и др.) делятся на разделы, подразделы, пункты. Каждая составная часть листа нумеруется.

При составлении текста документа рекомендуется:

заменять сложные предложения простыми;

использовать устойчивые обороты и словосочетания, характерные для официальных документов;

применять прямой порядок слов в предложении;

заменять местоимения существительными.

(Например: "Комитет администрации края считает", а не "Мы считаем").

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующий листы нумеруются.

20. Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

В подпись включается:

наименование должности лица, подписавшего документ;

личная подпись;

расшифровка личной подписи.

Решения краевого и малого Совета народных депутатов подписывает председатель Совета или его заместитель. Постановления и распоряжения администрации края подписывает Глава администрации, а в его отсутствие первый заместитель или заместитель, на которого возложено исполнение обязанностей Главы администрации.

Совместные постановления краевого Совета народных депутатов и администрации края подписывают два руководителя - председатель краевого Совета и Глава администрации, а в случае их отсутствия - их заместители.

Внутренние документы информационно-справочного и аналитического содержания подписываются исполнителями.

Если документ исполнен на бланке, то в состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Если документ исполнен не на бланке, то к перечисленным реквизитам добавляется полное наименование администрации. Например: Заместитель Главы администрации Алтайского края (личная подпись, инициалы и фамилия).

Подпись на копиях документов удостоверяется печатью и оформляется следующим образом:

п/п (подлинник подписан)

Верно: Начальник общего отдела администрации края (инициалы и фамилия)

В случае отсутствия руководителя в документе указывается должность, инициалы и фамилия лица, имеющего право и фактически подписавшего данный документ.

Не разрешается ставить отметку "За" и расписываться другому лицу.

Если документ направляется по нескольким адресам в вышестоящие инстанции и неподведомственные учреждения, руководителем подписываются все экземпляры, в делах остается заверенная копия.

При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям подписывается только один первый экземпляр (подлинник), который остается в деле учреждения, а рассылаются копии.

21. Утверждение - особый вид удостоверения документа.

При утверждении документа решением краевого или малого Совета народных депутатов, постановлением или распоряжением администрации гриф утверждения оформляется перед текстом в правом верхнем углу документа по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением администрации
края от 28.04.92 N 407-р

При утверждении документа в порядке единоначалия гриф утверждения оформляется так:

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                     Заместитель Главы администрации
                                     края
                                     ___________(фамилия, инициалы)
                                     12.05.92

22. Печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения их.

В делопроизводстве администрации края применяются круглые гербовые печати администрации, его общего отдела и управления делами, простые печати протокольной части и канцелярии, которые проставляются на соответствующих документах.

Гербовая печать проставляется на документах, подтверждающих права юридических и должностных лиц, на документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, на выборных документах, на договорах, доверенностях, удостоверениях личности, некоторых актах, в трудовых книжках, на справках о стаже работы, копиях архивных документов и др.

Круглая печать общего отдела проставляется на справках с места работы, на командировочных удостоверениях, на заявках, нарядах и др.

Печати протокольной части проставляются на экземплярах решений краевого и малого Совета народных депутатов, постановлений и распоряжений администрации, на выписках из протоколов заседаний малого Совета.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должностного лица, подписывающего документ.

23. Приложения к протоколам, решениям, постановлениям, распоряжениям должны иметь необходимые реквизиты: наименование, заголовок, указание вида документа, к которому оно прилагается, его дату и номер, визы лиц, ответственных за достоверность его содержания.

Если документ имеет несколько приложений на них проставляется порядковая цифра в той очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Например:

                                                Приложение 1
                                к распоряжению администрации края
                                от ________________N __________
                                   (дата)

24. Документ обязательно должен иметь сведения об исполнителе, которые включают в себя фамилию непосредственного исполнителя, номер его служебного телефона. Эти данные указываются на месте визирования, или в нижнем левом углу последнего листа документа либо с лицевой, либо с оборотной стороны.

25. Заседания сессии краевого Совета народных депутатов и малого Совета оформляются протоколами, которые составляются на основе стенографической записи.

Протокол сессии нумеруется в пределах одного созыва Совета и подписывается председателем краевого Совета народных депутатов и избираемым из числа депутатов Совета секретарем (руководителем секретариата) сессии.

Протокол заседания малого Совета краевого Совета народных депутатов нумеруется в пределах календарного года и подписывается председательствующим на заседании, как правило, это председатель краевого Совета.

26. Приказы готовятся ведущим специалистом управления делами на бланке и подписываются управляющим делами.

III. Организация машинописных и
копировально-множительных работ

1. Все передаваемые в машинописное бюро документы должны быть тщательно отредактированы и написаны только фиолетовыми или черными чернилами.

Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом, зелеными или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

К печатанию принимаются материалы с бланком заказа в машбюро, подписанным руководством общего отдела. Заказы исполняются в три дня. Срочность печатания материалов решает начальник или заместитель начальника общего отдела.

Материалы небольшого объема (до 2 страниц) печатаются техническими секретарями приемных руководителей администрации и структурных подразделений.

2. Правила печатания отдельных реквизитов определяются ГС ДОУ и ГОСТ 6.38-90.

Размножение служебных документов на копировальных аппаратах производится с разрешения начальника или заместителя начальника общего отдела.

Для копирования представляется экземпляр ярко и четко отпечатанный на машинке черной лентой или рукописный текст, выполненный черной пастой.

Копировально-множительный кабинет работает в особом технически необходимом режиме.

IY. Организация документооборота

1. Поступившая в краевой Совет народных депутатов и администрацию края корреспонденция принимается и регистрируется централизованно в канцелярии общего отдела.

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, принимается техническим секретарем приемной Главы администрации.

2. При приемке корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

3. Все конверты, кроме конвертов с надписью "личное" вскрываются в канцелярии общего отдела и доставляются по назначению.

При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. Об отсутствии недостаче документов сообщается отправителю, некачественные документы возвращаются с указанием причины возврата.

4. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата получения, номер документа.

5. Все входящие документы сортируются в канцелярии на регистрируемые и нерегистрируемые, в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение 6).

6. После обработки и регистрации документов в канцелярии корреспонденция, поступившая из вышестоящих организаций, а также другие документы по вопросам, требующим решения руководства, передаются на рассмотрение Главе администрации, его заместителям, секретарю администрации.

В том случае, когда в корреспонденции есть ссылка на ранее полученные документы, они приобщаются к корреспонденции и передаются руководству. Остальные документы передаются в соответствующие структурные подразделения Совета и администрации.

7. После рассмотрения руководством администрации документы сразу же передаются в канцелярию общего отдела для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку и отправки документов исполнителям.

8. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется адресатам в день ее поступления.

9. Поступившие в адрес краевого Совета народных депутатов и администрации края обращения граждан из канцелярии передаются в приемную по жалобам для регистрации и ведения отдельного делопроизводства.

10. Служебные документы,полученные непосредственно структурными подразделениями администрации, должны быть переданы в канцелярию для регистрации.

11. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым,если нет специальных отметок.

Подлинник документа передается исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.

Другие исполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

12. Документы формируются в дела работниками структурных подразделений по вопросам,относящимся к их ведению.

13. При окончательном разрешении вопроса ответственным исполнителем на документе делается отметка об исполнении, которая состоит из краткой записи об исполнении (если нет документа ответа), слов "в дело", даты и личной подписи. Отметка об исполнении располагается на нижнем поле первого листа документа слева.

Исполненный документ с подлинником и одним экземпляром ответа передается структурными подразделениями в канцелярию для хранения в архиве.

14. Порядок прохождения внутренних и исходящих документов заключается в составлении проекта документа, его согласовании, визировании, исполнении в машинописном оформлении, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

15. Отредактированные и отпечатанные документы подлежат согласованию с заинтересованными лицами, либо передаются на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились.

16. Подписанные документы передаются в канцелярию для регистрации в день их подписания.

17. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке, конвертировании и маркировании.

Документы для отправления должны поступать от структурных подразделений в канцелярию законвертованными и с подписанными на конверте адресами. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для переоформления.

18. Документы,направляемые постоянным адресатам, вкладываются в один конверт. При отправке подлинного документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

Переданные исполнителями в канцелярию документы должны быть обработаны и отправлены в тот же день.

19. При оформлении документов на заказную корреспонденцию составляется реестр.

20. Доставка исходящих документов осуществляется курьерской связью, по мере поступления их в канцелярию, а тот же день. Срочная корреспонденция доставляется немедленно.

21. Прием и передача служебных документов на всех этапах прохождения осуществляется под расписку в регистрационной карточке.

Под расписку исполнителям передаются постановления и распоряжения вышестоящих органов.

Любая передача документов из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию с их руководителями через канцелярию, о чем делается отметка в регистрационных карточках канцелярии и соответствующего структурного подразделения.

Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает отметку об этом в регистрационной карточке.

Местным адресатам документы вручаются под расписку в разносной книге.

Разносные книги и реестры на иногороднюю корреспонденцию (заказные, ценные письма) хранятся в течение года, после чего измельчаются в макулатуру с составлением акта.

22. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяется единая регистрационная карточка (приложение 7), которая обеспечивает их учет.

На каждый регистрируемый документ заполняется, как правило, 2 экземпляра карточки. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая - после записи резолюции руководителя передается в контрольную картотеку (или вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения).

При использовании единой регистрационной карточки входящая корреспонденция регистрируется:

на карточках с красной полосой - документы, поступившие из Верховного Совета РФ, аппарата Президента РФ, государственных комитетов, министерств, других центральных учреждений и ведомств РФ, от Главы администрации, а также депутатские письма;

на карточках с синей полосой - документы, поступившие от комитетов, от отделов и управлений администрации, краевых организаций и ведомств;

на карточках без цветной полосы регистрируется вся остальная входящая корреспонденция.

При этом должен соблюдаться следующий порядок заполнения отдельных граф лицевой стороны регистрационной карточки;

в графе "Корреспондент" для входящего документа указывается наименование учреждения, откуда поступил документ. В отдельных случаях может быть указана также должность и фамилия лица, подписавшего входящий документ;

для инициативного исходящего документа указывается наименование учреждения, куда он направляется. при регистрации инициативного исходящего документа в этой же графе указывается фамилия лица, подписавшего документ;

в графе "Дата и индекс документа" указывается дата документа (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением - автором;

графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только для входящих документов. В ней проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу;

календарная шкала вверху карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполнения продлен, то в шкале отмечается новая дата, а первая зачеркивается. Отметка о сроке исполнения делается в школе на каждый документ, требующий ответа или исполнения, независимо от того, взят ли он на контроль. Для документы, взятого на особый контроль, перед сроком исполнения ставится красная буква "К". При взятии на контроль отдельного вопроса или пункта документа (постановления, распоряжения, поручения, письма) проставляется срок их исполнения;

в графе "Краткое содержание" указывается вид (решение, распоряжение и т.п.), заголовок документа, а при его отсутствии излагается его краткое содержание;

при регистрации документа, содержащего несколько поручений, исполняемый в разные сроки, заполняется дополнительный экземпляр карточки (продолжение), на котором в этой графе указывается содержание пунктов, взятых на контроль, и сроки их исполнения;

в графу "Резолюция" переносится резолюция с документа с указанием должности лица, подписавшего ее, и дата;

в графе "Отметка об исполнении" отражается решение вопроса по существу,дата и индекс ответного документа, результаты исполнения.

Оборотная сторона регистрационной карточки заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению - обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа.

Для документа, взятого на контроль по срокам исполнения, запись делается по формуле: дата - кому передан документ;

дата - факт напоминание о сроке исполнения; дата - факт возвращения исполненного документа;

графы "Фонд N ", "Опись N ", Дело N " заполняются только на документы постоянного хранения при передаче их в архив.

23. Для регистрации документов может использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

24. Для регистрации распоряжений председателя краевого Совета народных депутатов, постановлений и распоряжений Главы администрации применяются журналы. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер документам устанавливается в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "Р" (1-р, 238-р и т.д.). В журналах должны быть предусмотрены следующие основные графы: порядковый номер, дата, наименование документа и кто его подписал.

25. Правительственные документы регистрируются в особом секторе.

Y. Контроль и проверка исполнения документов

1. Контролю за сроками исполнения подлежат документы, требующие ответа или принятия решения (приложение 8).

2. Ответственными за качественное исполнение служебных документов являются руководители администрации и его подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляют помошники, секретари приемных руководителей администрации, работники общего и контрольного отделов.

3. Ответственным исполнителем является лицо или учреждение, названное в резолюции руководителя первым.

Все другие, перечисленные в резолюции исполнители, в равной степени ответственны за качественное и своевременное исполнение документов и обязаны в сроки, намеченные ответственными исполнителями, представить все необходимые материалы и сведения.

4. Перед увольнением, входом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по согласованию со своим руководителем передать неисполненные документы другому исполнителю.

5. Исполнение по существу затронутых в документах вопросов контролируется руководством администрации.

На документах, взятых на контроль проставляется штамп "контроль" или отметка "к" на левом поле первого листа рядом с заголовком к тексту.

6. На контроль берутся:

поручения и указания в адрес администрации, содержащиеся в законах, Указах, решениях, постановлениях и распоряжениях вышестоящих органов;

постановления и распоряжения администрации;

поручения и задания, данные руководством администрации отделам, управлениям, комитетам администрации, администрациям районов и городов края;

письма депутатов;

наказы избирателей;

обращения граждан.

На контроль может быть поставлен весь документ или его отдельный пункт.

7. Для осуществления контроля по существу затронутых в документу вопросов помошники руководителей администрации, специалисты отделов ведут контрольные дела.

В контрольном деле должны находиться: экземпляр контрольного документа, справки, информации и докладные записки,отчеты, протоколы совещаний и другие документы,создающиеся в ходе исполнения.

8. Для осуществления контроля за сроками исполнения документов помошники и секретари руководителей администрации ведут картотеки, используется также компьютерная техника.

9. Объединенная информационно-контрольная картотека ведется в общем отделе. В разделе первом находятся контрольные карточки по исполнителям, во втором - карточки систематизируются по срокам исполнения (по месяцам), в третьем - карточки исполненных постановлений и распоряжений администрации, в четвертом - карточки документов длительного срока исполнения.

Для ведения контрольной картотеки используются карточки установленного образца. Карточки заполняются машинописным путем.

10. Исполненный документ вместе с соответствующими ему материалами и отметкой "в дело" направляются в канцелярию общего отдела.

Если документ не исполнен в срок,то помощники руководства администрации, работники общего отдела за 2-3- дня напоминают об этом лицу, ответственному за выполнение данного документа или непосредственному исполнителю.

11. Сроки исполнения служебных документов исчисляются с момента поступления их в канцелярию.

В тех случаях, когда в поручениях руководства срок указывается в днях, срок исполнения считается со дня поступления документа в структурное подразделение.

12. Исполнителю документы передаются, как правило, в день их рассмотрения руководством администрации.

13. Документ должен быть исполнен к сроку, указанному в тексте или в резолюции руководителя. если срок исполнения не указан ни в тексте, ни в резолюции, документ исполняется в сроки, указанные в приложении.

14. Если документ не может быть исполнен в установленный срок, то исполнитель обязан не менее, чем за 3-5- дней до истечения срока согласовать его продление.

Изменение срока исполнения документа согласовывается с лицом, установившим этот срок.

Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом просьбой с указанием причин и сроков, когда документ будет исполнен.

15. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

Промежуточный ответ не может быть основанием для признания документы исполненным.

16. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

YI. Работа с обращениямиграждан

1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан* в администрации края ведется отдельно от других видов делопроизводства.

-------------------
* в дальнейшем вместо слов "предложения, заявления и жалобы граждан"
будет употребляться термин "обращения граждан".

Делопроизводство по обращениям граждан, поступившим в краевой Совет народных депутатов осуществляется администрацией края в соответствии с настоящей Инструкцией.

Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на начальника приемной по жалобам общего отдела администрации.

Все поступающие обращения граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (приложение 9) в день их поступления.

Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.

При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках.

Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе. Он состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401) и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и их сохранность.

2. Для регистрации обращений граждан может быть использована компьютерная техника, при этом используется машиноориентированная регистрационно-контрольная карточка, построенная на базе обязательных реквизитов регистрации.

3. Повторным обращением граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, напраавленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

4. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

5. Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в администрации края возлагается на начальника общего отдела администрации.

Письма граждан, направленные в местные администрации, отделы, управления и комитеты и на предприятия, в учреждения и организации различными адресатами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на письме в установленном месте проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают Глава администрации, его заместители, секретарь администрации, начальник и заместитель начальника общего отдела.

6. Ответы на обращения граждан дает Глава администрации, секретарь администрации, руководители отделов администрации края или их заместители. Они даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которые подшивается переписка по данному вопросу.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы соответствующие действующему законодательству.

7. Руководители отделов или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать письменные и устные обращения граждан, содержащиеся ы них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их в виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.

8. Письма граждан должны быть возвращены после их разрешения в приемную по жалобам со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

На каждое обращение оформляется обложка дела.

9. Ответственность за сохранность дел по обращениям граждан возлагается на руководителей и других должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной номенклатурой дел администрации края. Как правило, устанавливается трех-пятилетний срок хранения. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений граждан.

Решения экспертной комиссии администрации края об увеличении сроков хранения дел по обращениям граждан подлежат утверждению секретарем администрации.

10. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.

YII. Составление номенклатуры и оформление дел

1. Номенклатура дел краевого Совета народных депутатов и администрации края сведены в единую номенклатуру дел (приложение 10).

2. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел администрации края.

3. Номенклатура дел составляется на календарный год, согласовывается с комитетом по делам архивов и утверждается заместителем председателя краевого Совета народных депутатов и секретарем администрации.

4. Заголовки включенных в номенклатуру дел должны точно определять вид документа и вопросы деятельности Совета и администрации, а также давать сведения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, подменности или копийности документов дела.

5. Формирование дел осуществляется всеми подразделениями, входящими в структуру аппарата Совета и администрации, в соответствии с номенклатурой дел.

6. Формированию в дела подлежат только исполненные документы.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

7. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

группировать в дело документы одного календарного года;

исключения составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Совета народных депутатов, его постоянных комитетов и комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Каждому делу присваивается индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах подразделения.

8. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

9. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляет канцелярия.

YIII. Порядок хранения документов и передачи дел в архив

1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

2. Работники Совета и администрации несут ответственность за хранение у себя документов, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой.

Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации.

3. Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.

В делах постоянного хранения листы должны быть пронумерованы карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов нумеруются по каждому тому отдельно.

4. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название Совета или администрации (ниже номер дела по номенклатуре, его наименование (заголовок), даты начала и окончания дела.

В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.

5. В случае необходимости дела из архива выдаются сотрудникам Совета и администрации во временное пользование. При этом запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. На каждое выданное дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются грифы для расписок в получении и приеме дела.

6. Документы отражающие основную деятельность Совета и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры советского народа и частью архивного фонда Российской Федерации.

7. Администрация края обеспечивает сохранность документов в своем архиве в течение 15 лет до передачи их в государственный архив.

Дела постоянного срока хранения должны быть описаны, описи представлены в экспертно-проверочную комиссию комитета по делам архивов и после их утверждения документы передаются на государственное хранение.

Порядок подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется основными правилами работы ведомственных архивов, инструкциями комитета по делам архивов при Правительстве РФ и рекомендациями комитета администрации края по делам архивов.

Приложение 1

Приложение 1

ГЕРБ


АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ


ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от _______________ N ________
          г.Барнаул

     


























     Глава администрации                        (инициалы, фамилия)

Приложение 2




Приложение 2

ГЕРБ

АЛТАЙСКИЙ КРАЕВОЙ СОВЕТ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

     от _______________ N ______
         г.Барнаул























     Глава администрации                        (инициалы, фамилия)

Приложение 3. Список работников администрации края, его комитетов, отделов и управлений, краевых объединений, организаций, учреждений и ведомств, завизировавших проект постановления, распоряжения администрации края по вопросу:


Приложение 3

работников администрации края, его комитетов, отделов и
управлений, краевых объединений, организаций, учреждений
и ведомств, завизировавших проект постановления,
распоряжения администрации края по вопросу:________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________



---------------------------------------------------------------------
     Должность работников,  ¦ Инициалы и фамилия ¦Роспись ¦Дата
     завизировавших проект  ¦                    ¦        ¦визиро-
                            ¦                    ¦        ¦вания
----------------------------------------------------------------------

Заместители Главы
администрации:





Секретарь администрации края

Старший советник
Юридический отдел

Руководители комитетов,
отделов, управлений, краевых
организаций, учреждений
и ведомств








Фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя документа:

(оборот к приложению 3)

СПИСОК (РЕЕСТР) НА РАССЫЛКУ
ДАННОГО ДОКУМЕНТА

















Приложение 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ГЕРБ


АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ


656035, г.Барнаул-35,
пр. Ленина,59
Телефон 22-61-15

 ___________N_________
на N _________________











Приложение 5


ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ГЕРБ


АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ


ОБЩИЙ ОТДЕЛ

  656035, г.Барнаул-35,
  пр. Ленина,59
  Телефон 22-61-15
___________N _________
на N ________________













Приложение 6

Приложение 6

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации

1. Материалы избирательных комиссий

2. Материалы комитетов и постоянной комиссии Совета

3. Графики, наряды, заявки, разнярядки.

4. Учебные планы, программы.

5. Программы совещаний, конференций.

6. Рекламные извещения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

9. Бухгалтерские документы.

10. Печатные издания.

11. Документы общественных организаций.

Приложение 7



Приложение 7

+-----------------------------------------------------------------+
¦    1  3  5  7  9  11  13  15  17  19  21  23  25  27  29  31    ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦                                                                 ¦
¦                                               Корреспондент     ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦                                ¦                                ¦
¦    Дата поступл., индекс докум.¦    Дата и индекс документа     ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦                                                                 ¦
¦                                       Краткое содержание        ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦                                                                 ¦
¦                       Резолюция или кому направлен докум.       ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦                                                                 ¦
¦                 Отметка об исполнении документа                 ¦
+-----------------------------------------------------------------+

+-----------------------------------------------------------------+
¦                                                                 ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦    Дата вручения                      ¦       Роспись в получени¦
¦                                       ¦                         ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦                                                                 ¦
¦                                                                 ¦
¦                                               Контрольные отметк¦
¦                                                                 ¦
+-----------------------------------------------------------------¦
¦    Фонд N             ¦    Опись N            ¦   Дело N        ¦
¦                       ¦                       ¦                 ¦
+-----------------------------------------------------------------+
                                        Формат А5 (148х210)

Форма регистрационно-контрольной карточки.

Приложение 8. Перечень документов, подлежащих контролю


                                                

Приложение 8
                                 к распоряжению краевого Совета
                                 народных депутатов и администрации
                                 края от             N

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих контролю

Законы РФ, постановления Верховного Совета РФ и его Президиума - согласно указанному в них сроку.

Постановления Правительства РФ, распоряжения Председателя Верховного Совета РФ, распоряжения и Указы Президента РФ - 10 дней или к указанному в них сроку: 5-7 дней, при условии подготовки по ним предложений.

Решения Совета, постановления и распоряжения администрации согласно указанному в них сроку.

Запросы, заявления и письма народных депутатов Советов по их депутатской деятельности, не требующим дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;

до 30 дней - по письмам и запросам народных депутатов Российской Федерации;

до 5 дней - по письмам и запросам народных депутатов местных Советов.

Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней.

Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку.

Обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 месяца.

Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати - до 1 месяца.

Телеграммы (телефонограммы) - от 2 до 5 дней.

Приложение 9. Регистрационно-контрольная карточка


Приложение 9

_________________________________________________________________
   0229140 ¦                                            ¦
           ¦____________________________________________¦________
           ¦  Наименование администрации, предприятия,  ¦
           ¦  учреждения, организации                   ¦  код
___________¦____________________________________________¦_________

Корреспондент
(ф.и.о., адрес, телефон)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Предыдущие обращения от           N          от           N
__________________________________________________________________

Вид документа                                    на       л.
__________________________________________________________________

Автор, дата, индекс сопровод.письма
__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Дата, индекс поступления
__________________________________________________________________

Краткое содержание
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Ответственный исполнитель
__________________________________________________________________

Резолюция
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Автор резолюции
_________________________________________________________________
                                                     ¦
Срок исполнения                                      ¦
_____________________________________________________¦___________


__________________________________________________________________
                           Ход исполнения
______________________________ ___________________________________
              ¦               ¦                       ¦
Дата          ¦  Исполнитель  ¦ Отметка о премежуточ- ¦Контрольные
передачи на   ¦               ¦ ном ответе или допол- ¦отметки
исполнение    ¦               ¦ нительном запросе     ¦
--------------+---------------+-----------------------+-----------
              ¦               ¦                       ¦
--------------+---------------+-----------------------+-----------
              ¦               ¦                       ¦
--------------+---------------+-----------------------+------------
              ¦               ¦                       ¦
--------------+---------------+-----------------------+------------
              ¦               ¦                       ¦
--------------------------------------------------------------------


     Дата, индекс исполнения (ответа)
___________________________________________________________________

     Адресат
___________________________________________________________________

     Содержание
___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

     С контроля снял                         Подпись контролера
_____________________________________________________________________
         Дело                   Том

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Указания по заполнению регистрационно-контрольной карточки (РКК)


Продолжение к приложению 9

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки


Корреспондент - фамилия, имя, отчетство, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи".

Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы).

Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - должность, и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера, - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

     Дело ___________,  том ____________листы ___________,  - индекс
дела по  номенклатуре,  номер  тома  и  листов  (проставляются после
завершения разрешения и подшивки в дело).

     Фонд ____________,  опись  ______________  дело   ________,   -
проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148х210) и А6 (105х118).

__________________
ПРИМЕЧАНИЕ: В случае использования электронно-вычислительной техники
            при организации    делопроизводства   по   предложениям,
            заявлениям и   жалобам   граждан    могут    применяться
            регистрационно-контрольные карточки,    содержащие   все
            вышеуказанные реквизиты,         расположенные         в
            последовательности, удобной   для   применения   средств
            вычислительной техники.

Приложение 10. Номенклатура дел краевого Совета народных депутатов и администрации края на 1992 год


Приложение 10

     СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДАЮ
Заместитель председателя краевого        Секретарь администрации
Совета народных депутатов                Алтайского края
            М.А.Бордюг                           В.А.Рыжков
11 марта 1992 г.                         11 марта 1992 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
краевого Совета народных депутатов и
администрации края на 1992 год

+------------------------------------------------------------------+
¦Индексы¦ Наименование структурных    ¦  к-во¦Срок хра-¦ Примечание¦
¦ дел   ¦ подразделений (или напра-   ¦  дел ¦нения и  ¦           ¦
¦       ¦ влений деятельности) и      ¦  (то-¦статьи по¦           ¦
¦       ¦ дел                         ¦  мов)¦перечню  ¦           ¦
+------------------------------------------------------------------+

01. Краевой Совет народных депутатов

01-01 Списки депутатов Верховного Сове-      постоянно
      та РФ краевого Совета

01-02 Документы о выборах  в  Верховный      постоянно
      Совет

01-03 Документы   постоянных  комитетов      постоянно
      краевого Совета народных  депута-
      тов

01-04 Наказы  депутатам местных Советов      постоянно
      края и информации об их исполнении

01-05 Отчеты депутатов перед  избирате-      постоянно
      лями

01-06 Статистические  отчеты  о  работе      постоянно
      местных Советов

01-07 Документы по административно-тер-      постоянно
      риториальному делению края

01-08 Документы по обмену,  обобщению и      5 лет ЭПК
      распространению передового  опыта
      советской работы

01-09 Материалы семинаров и совещаний        постоянно

01-10 Учетные  карточки депутатов крае-      постоянно
      вого Совета народных депутатов

01-11 Документы по выборам судей и  за-      постоянно
      местителей районных  и  городских
      народных судов

01-12 Карточки  регистрации   исходящих      3 года
      документов

01-13 Резервные номера

01-14    "-"



Курсы повышения квалификации  советских
работников  Алтайского края

01-15 Документы курсов повышения квали-      постоянно
      фикации советских  работников ал-
      тайского края  (программа  обуче-
      ния, методлитература, анкета, фо-
      тография и др.)

02. Группа по награждению

02-01 Инструкции и  инструктивные            до замены
      письма Комиссии  по государствен-      новыми
      ным наградам РФ по вопросам  наг-
      раждения

02-02 Указы Президента РФ о награждении      постоянно
      орденами и  медалями   Российской
      Федерации.

02-03 Решения  и распоряжения админист-      5 лет
      рации края  по  вопросам   работы
      наградной группы

02-04 Указы  Президента РФ о присвоении      5 лет
      почетных званий заслуженного  ра-
      ботника отрасли

02-05 Резерв

02-07

02-08 Документы представления к награж-      постоянно
      дению решения администрации  края
      о награждении  и протоколы вруче-
      ния медалей "За спасение  утопаю-
      щих" (наградной   лист,   решение
      райсовета, ходатайство)

02-09 Резерв

02-10 Протоколы вручения Грамот и  наг-      постоянно
      рудных знаков  заслуженным работ-
      никам отраслей

02-11 Сводные отчеты о вручении орденов      постоянно
      и медалей и протоколы вручения

02-12 Резерв

02-13 Ведомости  и акты на отправку ор-      10 лет
      денов и медалей в районные и  го-
      родские администрации

02-14 Резерв

02-15 Заявления   граждан  по  вопросам      5 лет
      награждения

02-16 Резерв

02-17

02-18 Переписка с райгорадминистрациями      5 лет
      по вопросам награждения

02-19 Акты  передачи  дел  в архив и на      постоянно
      уничтожение документов,  утратив-
      ших практическую значимость

02-20 Документы о высылке в Комиссию по      постоянно
      государственным наградам РФ орде-
      нов и  медалей,  найденных  или в
      связи со смертью награжденных.

02-21 Журнал регистрации Указов  Прези-      3 года
      дента Российской Федерации

02-22 Журнал  учета входящих документов      3 года
      по вопросам награждения

02-23 Журнал   регистрации    заявлений      3 года
      граждан по вопросам награждения

02-24 Журнал  учета  исходящих докумен-      3 года
      тов, касающихся работы  наградной
      группы

02-25 Учетные  карточки  о  награждении      постоянно
      многодетных матерей орденами "Ма-
      теринская слава",  медалями  "Ме-
      даль материнства" и о  присвоении
      звания "Мать-героиня"

02-26 Сведения по учету вручения медали      постоянно
      "40 лет Победы  в  ВОВ  1941-1945
      гг." и протоколы вручения

02-27 Решения  администрации края о вы-      постоянно
      даче дубликатов наград о  восста-
      новлении в правах на награды

02-28 Решения администрации края о вру-      постоянно
      чении удостоверения к медали  "За
      доблестный труд  в  Великой  Оте-
      чественной Войне  1941-1945  гг."
      труженникам тыла  и  документы по
      представлению к награждению

02-29 Протоколы вручения  удостоверения      постоянно
      к медали  "За  доблестный  труд в
      ВОВ 1941-1945  гг."   труженникам
      тыла

02-30 Решения администрации края о наг-      постоянно
      раждении медалью  "За  доблестный
      труд в  ВОВ  1941-1945 гг." граж-
      дан, мобилизованных в рабочие ко-
      лонны и  документы по представле-
      нию к награждению.

02-31 Протоколы  вручения  медалей  "За      постоянно
      доблестный труд  в  ВОВ 1941-1945
      гг." гражданам,  мобилизованным в
      рабочие колонны.

АДМИНИСТРАЦИЯ КРАЯ

                 Общий отдел, его структурные подразделения


03-01 Постановления Съезда народных де-      постоянно
      путатов Российской Федерации, За-
      коны Российской Федерации

03-02 Постановления  Верховного  Совета      постоянно
      Российской Федерации

03-03 Постановления  Президиума Верхов-
      ного Совета Российской Федерации       постоянно

03-04 Распоряжения Председателя Верхов-
      ного Совета Российской Федерации       постоянно

03-05 Указы,   распоряжения  Президента      постоянно
      Российской Федерации

03-06 Постановления,  распоряжения Пра-      постоянно
      вительства Российской Федерации

03-07 Постановления  Министерства труда      постоянно
      и занятости населения  Российской
      Федерации

04 Протокольный сектор

04-01 Протоколы  сессий краевого Совета      постоянно
      народных депутатов   (подлинники,
      доклады, выступления,  решения  и
      реестры)

04-02 Решения  малого  Совета  краевого      постоянно
      Совета народных депутатов (выпис-
      ки из  заседаний  малого  Совета,
      подлинники и реестры)

04-03 Распоряжения  краевого Совета на-      постоянно
      родных депутатов  (подлинники   и
      реестры)

04-04 Журнал (карточки) регистраций ре-      постоянно
      шений малого Совета краевого  Со-
      вета народных  депутатов (выписки
      из заседаний)

04-05 Журнал   (карточки)   регистраций      постоянно
      распоряжений краевого  Совета на-
      родных депутатов

04-06 Постановления администрации  края      постоянно
      и документы  к  ним (подлинники и
      реестры)

04-07 Распоряжения администрации края и      постоянно
      документы к ним (подлинники и ре-
      естры)

04-08 Журнал   (карточки)   регистрации      постоянно
      постановлений администрации края

04-09 Журнал   (карточки)   регистрации      постоянно
      распоряжений администрации края

05 Приемная по жалобам

05-01 Переписка по предложениям,  заяв-      3 года
      лениям и жалобам граждан

05-02 Регистрационные  карточки по лич-      3 года
      ному приему граждан Главой  адми-
      нистрации края,  его заместителя-
      ми, секретарем администрации

05-03 Регистрационные карточки по учету      3 года
      обращений граждан

05-04 Постановления,  решения, распоря-
      жения краевого  Совета   народных      3 года
      депутатов и  администрации края о
      работе с предложениями, заявлени-
      ями и жалобами граждан.

06 Канцелярия. Приемные

06-01 Переписка с Правительством России      постоянно

06-02 Переписка с Президиумом Верховно-      5 лет ЭПК
      го Совета РФ

06-03 Переписка с  министерствами,  ве-      5 лет эПК
      домствами РФ

06-04 Переписка с Госкомэкономика РФ         5 лет ЭПК

06-05 Переписка с депутатами Верховного      5 лет ЭПК
      Совета РФ и местных Советов, пос-
      тоянные комиссии

06-06 Переписка  с  главным управлением      5 лет ЭПК
      Центрального Банка  России,  Рос-
      сельхозбанк

06-07 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции по финансам и кредитной поли-
      тике, налоговой инспекцией

06-08 Переписка  с администрацией края,      5 лет ЭПК
      краевым Советом

06-09 Переписка с крайсовпрофом              5 лет ЭПК

06-10 Переписка с Алтайской  коммерчес-      5 лет ЭПК
      ко-посреднической компанией фирма
      "Опицон"

06-11 Переписка с  управлением  юстиции      5 лет ЭПК
      администрации края, с управлением
      внутренних дел края, ЗАГС, Госар-
      битраж, военкоматов, штаб ГО

06-12 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края по экономике

06-13 Переписка с управлением статистики     5 лет ЭПК

06-14 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края по делам архивов, Госар-
      хивом

06-15 Переписка  с  крайагропромсоюзом,      5 лет ЭПК
      главным управлением сельского хо-
      зяйства

06-16 Переписка с колхозами, совхозами,      5 лет ЭПК
      фермерскими хозяйствами

06-17 Переписка по работе кооперативов,      5 лет ЭПК
      ассоциаций совместных предприятий

06-18 Переписка  с  РАПО,  управлениями      5 лет ЭПК
      с/х-ва

06-19 Переписка  с управлением "Птицеп-      5 лет ЭПК
      ром", "Сахарпром",  фирма   "НЕк-
      тар", Алтайрыба,    Алтайрыбпром,
      упр. "Прогресс"

06-20 Переписка с  Алтайской  государс-      5 лет ЭПК
      твенной инспекцией по контролю за
      работой газоочистительных и пыле-
      улавливающих установок, Алтайской
      гидрохимлабораторией,   комитетом
      по охране природы

06-21 Переписка с производственным объ-      5 лет ЭПК
      единением "Алтайхлебопродукт",  с
      инспекцией по  качеству сельхозп-
      родуктов, Госинспекцией по каран-
      тину растений, Госнадзор за стан-
      дартной и измерительной техникой

06-22 Переписка   с   лесохозяйственным      5 лет ЭПК
      территориально-производственным
      объединением и его предприятиями

06-23 Переписка с управлением охотничь-      5 лет ЭПК
      его хозяйства администрации края,
      рыбинспекцией и краевого общества
      охотников и рыболовов

06-24 Переписка  с ТСО "Алтайстрой" его      5 лет ЭПК
      подведомственными организациями

06-25 Переписка  с   специализированным      5 лет ЭПК
      строительно-эксплуатационным объ-
      единением по мелиорации и водному
      хозяйству

06-26 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края по образованию

06-27 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края по здравоохранению, объ-
      единением "Фарамция", крайсэс

06-28 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края  по  культуре,  культур-
      но-просветительными учреждениями,
      по вопросам религии

06-29 Переписка  с киновидеообъединени-      5 лет ЭПК
      ем, с   комитетом   администрации
      края по печати и информации,  ко-
      митетом по телевидению и радиове-
      щанию

06-30 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края по физической культуре и
      спорту, ДОСААФ,  обществом ОСВОД,
      краевым советом по туризму

06-31 Переписка с комитетом администра-      5 лет ЭПК
      ции края  по социальному и пенси-
      онному обеспечению,     обществам
      слепых и глухих, общество ветера-
      нов, фонд им. Ленина.

06-32 Переписка с научно-исследователь-      5 лет ЭПК
      скими и  проектными институтами и
      другими учебными институтами

06-33 Переписка с управлением железно-       5 лет ЭПК
      дорожного, водного,  воздушного и
      автомобильного транспорта,  авто-
      центр КамАЗ

06-34 Переписка   с  гос.  предприятием      5 лет ЭПК
      "Россвязьинформ"

06-35 Переписка с краевой  торгово-про-
      изводственной фирмой  по оказанию      5 лет ЭПК
      услуг предприятий торговли, крае-
      вой фирмой  по  оказанию  услуг и
      координации хозяйственной    дея-
      тельности предприятий  обществен-
      ного питания

06-36 Переписка с  объединением  жилищ-      5 лет ЭПК
      но-куммунального хозяйства,     с
      производственным объединением ад-
      министрации края по газификации и
      эксплуатации газового хозяйства

06-37 Переписка с "БарнаулэнергО", "Ал-      5 лет ЭПК
      тайтеплоэнерго",   "Алтайэнерго",
      "Алтайстройэнерго"

06-38 Переписка с объединением  "Алтай-      5 лет ЭПК
      лестопром" и его предприятиями

06-39 Переписка  с  объединением "Втор-      5 лет ЭПК
      мет"

06-40 Переписка с объединением  "Алтай-      5 лет ЭПК
      нефтепродукт"

06-41 Переписка  с управлением "Алтайс-      5 лет ЭПК
      тройзаказчик", комитетом по архи-
      тектуре и градостроительству, об-
      щестроительными трестами,    мех-
      карьерами, МПМК, ДСК, мехколоннами

06-42 Переписка с объединением "Алтайс-      5 лет ЭПК
      тройматериалы",   Росгеонерудраз-
      ведка, Союзвзрывпром

06-43 Переписка с "Алтайагропромстрой",      5 лет ЭПК
      "Барнаулжилстрой",    "Алтайагро-
      жилстрой",   "Алтайгражданстрой",
      "Алтайремостроймонтаж"

06-44 Переписка с заводами,  фабриками,      5 лет ЭПК
      комбинатами

06-45 Переписка с комитетом администра-
      ции края по труду и занятости на-      5 лет ЭПК
      селения, трудовыми коллективами

06-46 Переписка с территориально-произ-      5 лет ЭПК
      водственным объединением хлебопе-
      карных и макаронных предприятий

06-47 Переписка с объединением и предп-      5 лет ЭПК
      риятиями местной промышленности

06-48 Переписка с объединением по стро-      5 лет ЭПК
      ительству и   эксплуатации  дорог
      "Алтайавтодор"

06-49 Переписка с объединением бытового      5 лет ЭПК
      обслуживания населения

06-50 Переписка  с администрацией и Со-      5 лет ЭПК
      ветами городов

06-51 Переписка с Поссельсоветами            5 лет ЭПК

06-53 Переписка  с  краями,  областями,      5 лет ЭПК
      автономными республиками

06-54 Резерв

06-55 Резерв

06-56 Материалы по выполнению решений и      5 лет ЭПК
      распоряжений администрации   края
      (справки, информации и т.д.)

06-57 Карточки регистрации входящих пи-      3 года ЭПК
      сем

06-58 Карточки исходящих писем               3 года ЭПК

06-59 Журналы  регистрации  поступающих      3 года ЭПК
      писем депутатам Верховного Совета
      РФ и крайсовета

06-60 Журнал  регистрации   поступающих      3 года ЭПК
      ответов на письма

06-61 Разносная книга по городу              1 год

06-62 Разносная книга по зданию              2 год

06-63 Разносная книга по приемным            1 год

06-64 Номенклатура дел, описи дел и ак-      постоянно
      ты о выделении к уничтожению  до-
      кументов

06-65 Материалы  проверок  работы отде-      5 лет
      лов, управлений,  комитетов адми-
      нистрации края    по   выполнению
      контрольных документов, состоянию
      делопроизводства, работе  с обра-
      щениями граждан

06-66 Материалы проверок  работы  адми-      5 лет
      нистраций районов  и городов края
      по выполнению  контрольных  доку-
      ментов, состоянию  делопроизводс-
      тва, работе с обращениями граждан

06-67 Перечень документов,  находящихся      3 года
      на контроле. КОнтрольная картоте-
      ка.

06-68 Журнал  регистрации   документов,      5 лет
      принимаемых краевым  Советом  на-
      родных депутатов и администрацией
      края

06-69 Постановления,  решения, распоря-      5 лет
      жения краевого  Совета   народных
      депутатов и администрации края об
      изменениях в структуре управления

06-70 Инструкции по делопроизводству         на период
                                             их действия
06-71 Информации о контрольных решениях
      по продлению срока исполнения или      5 лет ЭПК
      снятию с  контроля  и  документы,
      принятые по этому поводу


                               07 Контрольный отдел


07-01 Личные  дела председателей район-      75 лет
      ных, городских  Советов  народных
      депутатов (картотека)

07-02 Личные  дела заместителей предсе-      75 лет
      дателей районных, городских Сове-
      тов народных депутатов (картотека)

07-03 Личные  дела  заведующих отделами      75 лет
      районных, городских  Советов  на-
      родных депутатов (картотека)

07-04 Личные  дела  Глав  администраций      75 лет
      районов и городов края (картотека)

07-05 Личные дела заместителей Глав ад-      75 лет
      министраций районов   и   городов
      края (картотека)

07-06 Личные  дела  управляющих  делами      75 лет
      администраций районов  и  городов
      края (картотека)

07-07 Личные дела  работников  аппарата      75 лет
      краевого Совета  народных депута-
      тов (картотека)

07-08 Личные дела  работников  аппарата      75 лет
      администрации края (картотека)

07-09 Личные  дела  руководителей  и их      75 лет
      заместителей отделов, управлений,
      комитетов, объединений  админист-
      рации края (картотека)

07-10 Личные дела первых  руководителей      75 лет
      краевых ведомств (картотека)

07-11 Списки  работников Советов народ-      75 лет
      ных депутатов городов  и  районов
      края

07-12 Списки  работников  администрации      75 лет
      городов и районов края

07-13 Картотека по учету  председателей      постоянно
      и заместителей      председателей
      сельских и   поселковых   Советов
      края.

07-14 Карточка по учету Глав администа-      постоянно
      ций сел и поселков края

07-15 Трудовые книжки работников  аппа-      до востреб.,
      рата краевого  Совета и админист-      не востреб.
      рации края                             не менее 50 лет

07-16 Статотчеты по  кадрам  ф-6т,  1т,
      1м, 8д,9-ср.                           1 год

07-17 Документы  по оформлению отпусков      3 года
      работников Советов и администрации

07-18 Резервные номера

07-18

07-19

07-20

07-21


                              08 Управление делами


08-01 Приказы управления делами на  ра-      75 лет
      ботников аппарата  управления де-
      лами администрации края

08-02 Приказы на работников ХОЗу, авто-      75 лет
      хозяйства, гостиницы, типографии

08-03 Приказы управления делами по кад-
      ровым вопросам

08-04 Статистические отчеты по кадрам        1 год

08-05 Журнал  учета  движения  трудовых      50 лет
      книжек по хозяйственному отделу

08-06 Трудовые  книжки,  не  полученные      50 лет
      рабочими и служащими при увольне-
      нии

08-07 Личные  дела  работников  автохо-      75 лет
      зяйства, ХОЗу,  гостиницы, типог-
      рафии, работавших   по  совмести-
      тельству.

08-08 Личные дела временно работавших в      75 лет
      автохозяйстве ХОЗу,    гостинице,
      типографии

08-09 Заявки  администраций  городов  и      1 год
      районов края  на материально-тех-
      ническое обеспечение

08-10 Резервные номера

08-11


                                09 Бухгалтерия


09-01 Инструкции  и  методические            до замены хранить до
      указания Министерства финансов РФ      новыми    сдачи в госар-
      по бухгалтерсокму учету и  отчет-                хив, не приня-
      ности                                            тые уничтожа-
                                                       ются по мино-
                                                       ванию надоб-
                                                       ности

09-02 Штатные расписания, сметы краево-      постоянно
      го Совета,  администрации   края,
      госарбитража, краевых   архива  и
      отдела загс,  хозуправления,  ти-
      пографии, централизованная   бух-
      галтерия, комитета по осуществле-
      нию антимонопольных мер, комитета
      по социальной защите и  поддержке
      населения, комитета по управлению
      и пользованию госимуществом


09-03 Годовой  бухгалтерский  отчет  по      постоянно
      управлению делами,  администрации
      края, хозуправлению,  и  типогра-
      фии, централизованная бухгалтерия
      комитета по осуществлению антимо-
      нопольных мер,  комитета по соци-
      альной защите и поддержке населе-
      ния

09-04 Квартальные  и  месячные  бухгал-      3 года    при отсутствии
      терские отчеты    по   упр.делами                годового хра-
      адм.края, хозуправлению и тиогра-                нить постоянно
      фии

09-05 Бухгалтерские     документы    по      3 года    при завершении
      упр.делами адм.края,  хозуправле-                ревизии в слу-
      нию и типографии                                 чае возникнов.
                                                       споров, сохра-
                                                       няются до вы-
                                                       яснения



09-06 Оборотные ведомости по упр.делами      3 года
      адм.края, хозуправлению, краевому
      архиву и отделу загс, госарбитражу

09-07 Кассовые  книги   по   упр.делами
      адм.края, хозуправлению, типогра-      3 года
      фии, централизованной   бухгалте-
      рии.

09-08 Журнал  -главная книга по хозяйс-      5 лет
      твенному отделу,  хозуправлению и
      типографии

09-09 Лицевые счета (карточки -справки)      75 лет
      рабочих и служащих по администра-
      ции края, хозуправлению, типогра-
      фии, кр.  Совета, краевому архиву
      и отделу загс, госарбитражу, кур-
      сам советских  работников,  цент-
      рал.бухгалт., комитета   по  осу-
      ществлению антимонопольных   мер,
      комитета по  социальной  защите и
      поддержке населения

09-10 Инвентарные карточки учета основ-      3 года    после ликви-
      ных средств                                      дации основных
                                                       средств

09-11 Доверенности  на получение товар-      5 лет
      но-материальных ценностей,  авто-
      мобилей, передача автомобилей

09-12 Акты документальных ревизий адми-      до заверш.
      нистрации края,  краевого Совета,      ревизии
      хозуправления и  типографии адми-
      нистрации края, комитетов госиму-
      щества, соц.защите централиз.бух-
      галтерии, антимонопольных мер

09-13 Журнал  учета  наградных  знаков,      3 года
      бланков, удостоверений  и орденс-
      ких книжек

09-14 Отчеты по наградам СССР многодет-      3 года
      ным матерям  и орденским докумен-
      там к ним

09-15 Бухгалтерские документы по  выбо-      5 лет ЭПК
      рам в Верховыне Советы

09-16 Бухгалтерские  документы по выбо-      5 лет ЭПК
      рам в местные Советы

09-17 Книга учета депонированной  зара-      5 лет
      ботной платы

09-18 Журналы,  книги  регистрации сче-      3 года
      тов, кассовых  ордеров,  доверен-
      ностей, платежных поручений и др.

09-19 Списки по Госстраху                    до минова-
                                             ния надобности


09-20 Документы (копии отчетов, выписки      до минования
      из протоколов заключения) о  вып-      надобности
      лате пособий,   пенсий,   листков
      нетрудоспособности по госудствен-
      ному социальному страхованию

09-21 Исполнительные листы                   до минования
                                             надобности

09-22 Поручения-обязательства  за това-      до минования
      ры, полученные в кредит                надобности

09-23 Документы (протоколы, акты, отче-      до переоценки
      ты) о переоченке основных фондов,
      ведомости

09-24 Заявления на вклады в Сбербанк         до минования не менее
                                             надобности   3 лет

09-25 Резервный номер                        5 лет

09-26 Акты проверки кассы  правильности      3 года
      взимания налогов и другие

09-27 Договоры  о  материальной ответс-      5 лет
      твенности с разными  организация-
      ми.

09-28 Квартальные кассовые планы управ-      3 года
      ления делами администрации  края,
      справки в Госбанк и планы по труду

09-29-32-Резервные дела

10. Отдел   жилищно-коммунального хозяйства и топлива

10-01 Постановления  Верховного  Совета      5 лет
      РФ, Правительства РФ, Законы РФ

10-02 Решения краевого Совета  народных      5 лет
      депутатов, малого краевого Совета
      народных депутатов

10-03 Постановления и распоряжения  ад-      5 лет
      министрации края

10-04 Резервный номер

10-05 Переписка с Министерством и коми-      3 года
      тетом по    жилищно-коммунальному
      хозяйству РФ

10-06 Переписка  с  предпритиями жилищ-      3 года
      но-коммунального хозяйства

10-07 Протоколы  совещаний  по   жилищ-      3 года
      но-коммунальному хозяйству  у за-
      местителя Главы администрации

10-08 Анализ    производственно-хозяйс-      5 лет
      твенной деятельности жилищно-ком-
      мунального хозяйства

10-09 Документы,  переписка по вопросам      2 года
      подготовки  жилищно-коммунального
      хозяйтсва к зиме

10-10 Переписка с администрацией  горо-      3 года
      дов, районов  и  предприятими  по
      вопросам    жилищно-коммунального
      хозяйства

10-11 Докладные записки,  справки,  ин-      5 лет
      формации по контролю  постановле-
      ний и  распоряжений администрации
      края

10-12 Документы по жилищным вопросам         3 года

10-13 Документы по вопросам газоснабже-      3 года
      ния

10-14 Переписка с заказчиками,  подряд-      5 лет
      чиками, поставщиками  по  вопросу
      строительства моста через р.Обь.

10-15 Документы по водоснабжению, пере-      3 года
      писка с "Алтайсельхозводопроводом"

10-16 Документы по городскому электрот-      3 года
      ранспорту

10-17 Документы по ОСВОДу                    3 года

10-18 Резерв

10-19 резерв

Магистральные газопроводы

10-20 Переписка с государственным газо-      5 лет
      вым концерном "Газпром" и "Росга-
      зификацией"

10-21 Переписка с объединением "Алтайк-      3 года
      райгаз" и его предприятиями

10-22 Переписка с подрядными  организа-      3 года
      циями по   строительству  магист-
      ральных и распределительных сетей

10-23 Переписка с администрацией  горо-      3 года
      дов и  районов,  предприятиями по
      газификации

10-24 Докладные записки,  справки и ин-      5 лет
      формации по  контролю постановле-
      ний и распоряжений  администрации
      края

10-25 Резерв

10-26 Резерв

Топливное хозяйство

10-27 Переписка  с "Ростоппромом" и Ми-      3 года
      нистерствами

10-28 Переписка с "Алтайлестоппромом" и      3 года
      его предприятиями

10-29 Анализ    производственно-хозяйс-      5 лет
      твенной деятельности   топливного
      хозяйства

10-30 Переписка  с администрацией горо-      3 года
      дов, районов  и  предприятиями  по
      вопросам топливообеспечения

10-31 Докладные записки,  справки,  ин-      5 лет
      формации по контролю  постановле-
      ний и  распоряжений администрации
      края

10-32 Резерв


                          

Хозяйство нефтепродуктов


10-33 Переписка с "Роснефтепродуктом" и      3 года
      министерствами

10-34 Переписка с "Алтайнефтепродукт" и      3 года
      его предприятиями

10-35 Анализ производственнохозяйствен-      5 лет
      ной деятельности предприятий "Ал-
      тайнефтепродукт"

10-36 Переписка  с администрацией горо-      3 года
      дов, районов и  предприятиями  по
      вопросам обеспечения нефтепродук-
      тами

10-37 Докладные записки,  справки,  ин-      5 лет
      формации по  контролю постановле-
      ний и распоряжений  администрации
      края

Заготовка и поставка  металлического лома

10-38 Переписка с министерствами и дру-      3 года
      гими ведомствами

10-39 Переписка с Алтайвторметом и  его      3 года
      предприятиями

10-40 Анализ    производственно-хозяйс-      5 лет
      твенной деятельности  предприятий
      "Втормет"

10-41 Переписка  с администрацией горо-      3 года
      дов, районов и  предприятиями  по
      вопросам заготовки и сдачи метал-
      лолома

10-42 Докладные записки,  справки,  ин-      5 лет
      формации по  контролю постановле-
      ний и распоряжений  администрации
      края

10-43 Переписка по предложениям,  заяв-      3 года
      лениям и жалобам граждан

10-44 Обзорные анализы, справки по топ-      5 лет
      ливному и   жилищно-коммунальному
      хозяйству

10-45 Документы технической  информации      3 года
      по отраслям народного хозяйства

II. Отдел строительства

11-01 Информационный материал по выпол-      постоянно
      нению Указов Президента Верховно-
      го Совета по вопросам  строитель-
      ства

11-02 Информационный материал по выпол-      постоянно
      нению решений краевого  Совета  и
      администрации края  по строитель-
      ству

11-03 Переписка по вопросам  строитель-      5 лет
      ства жилых домов,  объектов соци-
      альной сферы, промышленного стро-
      ительства

11-04 Переписка  по  вопросам  развития      5 лет
      базы строительной   индустрии   и
      промстройматериалов

11-05 Переписка  по вопросам обеспечения      5 лет
      строительства  материально-техин-
      ческими ресурсами

11-06 Контроль особоважны,  ввод-            5 лет
      ных объектов строительства

11-07 Материалы по развитию научно-тех-      5 лет
      нического прогресса  в строитель-
      стве (информации, справочники)

11-08 Письма, заявления граждан, личный      5 лет
      прием

12 Отдел транспорта и связи

12-01 Переписка по вопросам работы пас-      5 лет
      сажирского транспорта

12-02 Переписка по вопросам работы ави-      5 лет
      ационного транспорта

12-03 переписка  по вопросам работы ав-      5 лет
      томобильного транспорта

12-04 Переписка по вопросам работы  же-      5 лет
      лезнодорожного транспорта

12-05 Переписка по вопросам работы реч-      5 лет
      ного транспорта

12-06 Переписка по вопросам работы связи     5 лет

12-07 Переписка по  вопросам  дорожного      5 лет
      хозяйства

12-08 Информационные  материалы и пере-      5 лет
      писка по вопросам безопасности дв.

12-09 Информационные материалы и  пере-      5 лет
      писка по   вопросам  пассажирских
      перевозок в крае

12-10 Письма,  заявления,   предложения      5 лет
      граждан, личный прием трудящихся

12-11 Документы  краевого Совета народ-
      ных депутатов, администрации края
      по вопросам  транспорта  и связи.
      Информации, справки


               13. Отдел материально-технического обеспечения
                 и межрегиональных связей  администрации края


13-01 Инструкции  и методические указа-      до минования
      ния министерств экономики  и  фи-      надобности
      нансов, торговли  и  метариальных
      ресурсов Российской Федерации

13-02 Переписка с вышестоящими  органи-      5 лет
      зациями

13-03 Постановления, распоряжения крае-      5 лет
      вого Совета  народных  депутатов,
      администрации

13-04 Переписка с администрацией края        3 года

13-05 Выделение местных стройматериалов      2 года
      из стабилизационного фонда

13-06 Переписка с  территориями  СНГ  и      3 года
      России по межрегиональным отноше-
      ниям

13-07 Переписка по вопросам  материаль-      2 года
      но-технического обеспечения     с
      объединениями, ведомствами

13-08 Переписка по  вопросам  выделения      2 года
      местных стройматериалов из стаби-
      лизационного фонда

13-09 Материалы по работе  с  государс-      3 года
      твенным предприятием "Алкстаф"

13-10 Справочные материалы,  информаци-      3 года
      онные данные по реализации фондов

14 Отдел промышленности и энергетики

14-01 Документы, подготовленные отделом      5 лет
      для рассмотрения на сессиях крае-
      вого Совета,  заседаниях   малого
      Совета и администрации края

14-02 Документы, характеризующие работу      5 лет
      отдела по   проблемам:   развития
      промышленности, энергетики,  про-
      изводства товаров народного  пот-
      ребления

14-03 Поступающие  в администрацию края      5 лет
      информационно-справочные и   ста-
      тистические материалы по вопросам
      промышленности и энергетики

15 Отдел продовольствия, торговли и платных услуг

15-01 Распоряжения, решения, пос-            5 лет
      тановления краевого Совета народ-
      ных депутатов и администрации края

15-02 Переписка с организациями              3 года

15-03 Переписка с населением, заявления
      граждан                                3 года

15-04 Данные  статуправления и информа-      3 года
      ции районов  и  городов  края  по
      численности населения

15-05 Справки, анализы по основной дея-      3 года
      тельности

15-06 Данные по коммерциализации прива-      3 года
      тизации в торговле

15-07 Статотчет форма 9 ТОРГ                 1 год

15-08 Информационный материал по плодо-      1 год
      овощной продукции,  завозу  из-за
      пределов края.  Импорт, распреде-
      ление

15-09 Рыночные фонды автомобилей             1 год

15-10 Распределение фондов  автомобилей
      и прикрепление на постовку             1 год

15-11 Переписка по жалобам, заявлениям,
      просьбам и личному приему граждан

15-12 Переписка  по   освоению   фондов      1 год
      Справки. Анализы.

16 Департамент  ВЭС  комитета  по внешнеэкономической
деятельности

16-01 Руководящие документы по внешнеэ-      5 лет
      кономической деятельности  (поло-
      жения, инструкции, постановления,
      журнал регистрации  входящей кор-
      респонденции по вопросам внешнеэ-
      кономической деятельности,   про-
      мышленность)

16-02 Журнал регистрации лицензий в СНГ      2 года

16-03 Журнал  регистрации  по   прямому      2 года
      экспорту


16-04 Журнал регистрации  разрешений  в      2 года
      СНГ

16-05 Журнал   регистрации  по  прямому      2 года
      экспорту

16-06 Журнал регистрации входящей,  ис-      2 года
      ходящей корреспонденции по вопро-
      сам ВЭД по линии МИД

16-07 Текущая переписка с органами  ми-      3 года
      нистерства безопасности,   иност-
      ранных дел Российской  Федерации,
      управлением внутренних дел, орга-
      низациями и учреждениями края

16-08 Дела с выездными материалами (хо-      5 лет
      датайства, биографическая  справ-
      ка, приглашение)

16-09 Информации о результатах зарубеж-      1 год
      ных командировок  (отчеты,резуль-
      таты)

16-10 Картотека  учета  выезжающих   по      5 лет
      служебным делам в капиталистичес-
      кие и развивающиеся страны

16-11 Входящие документы по  внешнеэко-      3 года
      номической деятельности в области
      сельского хозяйства

16-12 Справки о внешнеэкономической де-      1 год
      ятельности районов и городов

16-13 Журнал  регистрации входящей кор-      3 года
      респонденции по вопросам ВЭД

16-14 Реестры на  отправленную  коррес-      1 год
      понденцию

     Начальник общего отдела
     администрации                                       В.Н.Кутищев

Текст документа сверен по:
Официальная рассылка



Инструкция о делопроизводстве в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края

Название документа: Инструкция о делопроизводстве в аппарате краевого Совета народных депутатов и администрации края

Номер документа: 89/867-р

Вид документа: Распоряжение Алтайского краевого Законодательного Собрания

Принявший орган: Алтайское краевое Законодательное Собрание

Статус: Действующий

Опубликован: Рассылка
Дата принятия: 08 сентября 1992

Дата начала действия: 08 сентября 1992