АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 ноября 2009 года N 728
Об интегрированной системе электронного документооборота и архива Правительства Смоленской области и исполнительных органов Смоленской области
(с изменениями на 27 декабря 2023 года)
(в ред. постановлений Администрации Смоленской области от 27.05.2010 N 303, от 29.12.2011 N 904, от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
В целях организации ведения в исполнительных органах Смоленской области электронного документооборота (безбумажного) с использованием электронной подписи, повышения эффективности взаимодействия исполнительных органов Смоленской области и контроля исполнительской дисциплины Администрация Смоленской области постановляет:
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125)
1. Ввести в промышленную эксплуатацию интегрированную систему электронного документооборота и архива Правительства Смоленской области и исполнительных органов Смоленской области (далее также - СЭД).
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
2. Утвердить прилагаемый Порядок эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота и архива Правительства Смоленской области и исполнительных органов Смоленской области.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
3. Исполнительным органам Смоленской области со дня вступления в силу настоящего постановления осуществлять обмен документами в электронном виде с использованием СЭД без дублирования на бумажном носителе, кроме случаев, если федеральным или областным законодательством устанавливается или подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125)
3.1. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области осуществлять обмен документами в электронном виде с использованием СЭД без дублирования на бумажном носителе, кроме случаев, если федеральным или областным законодательством устанавливается или подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.
(п. 3.1 введен постановлением Администрации Смоленской области от 29.12.2011 N 904)
4. - 6. Утратили силу. - Постановление Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125.
Губернатор
Смоленской области
С.В.АНТУФЬЕВ
Утвержден
постановлением
Администрации
Смоленской области
от 30.11.2009 N 728
ПОРЯДОК ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АРХИВА ПРАВИТЕЛЬСТВА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Администрации Смоленской области от 27.05.2010 N 303, от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
1. Общие положения
1.1. Интегрированная система электронного документооборота и архива Правительства Смоленской области и исполнительных органов Смоленской области предназначена для автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов в Правительстве Смоленской области и исполнительных органах Смоленской области.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
1.1.1. СЭД обеспечивает информационное взаимодействие Правительства Смоленской области и исполнительных органов Смоленской области с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации, а также органами местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области и иными организациями при условии заключения соответствующих соглашений.
(п. 1.1.1 введен постановлением Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125; в ред. постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
1.2. Настоящий Порядок устанавливает общие принципы функционирования и правила эксплуатации СЭД, требования к оформлению и содержанию электронных документов, их форматы и реквизиты, особенности порядка их обработки, исполнения и хранения.
1.3. Эксплуатация СЭД осуществляется в соответствии с федеральными законами "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "Об электронной подписи", иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними федеральными нормативными правовыми актами, нормативными правовыми актами Правительства Смоленской области и настоящим Порядком.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
2. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке
В целях настоящего Порядка используются следующие понятия:
- СЭД - автоматизированная информационная система электронного документооборота, созданная в целях обеспечения обмена информацией между Правительством Смоленской области, исполнительными органами Смоленской области, областными государственными организациями, а также иными юридическими лицами, заключившими с оператором СЭД соглашение об участии в СЭД;
(в ред. постановлений Администрации Смоленской области от 27.05.2010 N 303, от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
- оператор СЭД - Министерство цифрового развития Смоленской области, осуществляющее деятельность по эксплуатации СЭД, регистрации пользователей СЭД, организации архивного хранения электронных документов в СЭД;
(в ред. постановлений Администрации Смоленской области от 27.05.2010 N 303, от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
- администратор СЭД - должностное лицо оператора СЭД, уполномоченное им осуществлять регистрацию пользователей СЭД;
- участник СЭД - Правительство Смоленской области, исполнительные органы Смоленской области, областные государственные организации, а также иные юридические лица, заключившие с оператором СЭД соглашение об участии в СЭД, осуществляющие действия по созданию, обмену, хранению электронных сообщений и электронных документов с использованием программного, аппаратного и информационного обеспечения в соответствии с настоящим Порядком;
(в ред. постановлений Администрации Смоленской области от 27.05.2010 N 303, от 29.03.2023 N 125, постановления Правительства Смоленской области от 27.12.2023 N 286)
- ответственный пользователь СЭД - должностное лицо участника СЭД, уполномоченное им осуществлять ведение списка пользователей СЭД, прием, регистрацию и отправку документов в СЭД и ответственное за функционирование СЭД в пределах участника СЭД;
- пользователь СЭД - должностное лицо участника СЭД, уполномоченное им на осуществление работы в СЭД.
3. Порядок допуска пользователя СЭД к работе в СЭД
3.1. Пользователь СЭД допускается к работе в СЭД после прохождения процедуры регистрации.
3.2. Регистрация пользователя СЭД осуществляется на основании заявления о регистрации в СЭД. Заявление о регистрации в СЭД оформляется по форме согласно приложению к настоящему Порядку и направляется оператору СЭД в бумажном или электронном виде.
3.3. После получения заявления о регистрации в СЭД оператор СЭД регистрирует его и в течение трех рабочих дней принимает решение о регистрации пользователя СЭД.
3.4. В случае принятия решения о регистрации пользователя СЭД он регистрируется в СЭД администратором СЭД.
3.5. Администратор СЭД регистрирует пользователя СЭД с представлением ему идентификатора пользователя и пароля доступа к СЭД, получение которых осуществляется при личном прибытии пользователя СЭД или ответственного пользователя СЭД к администратору СЭД.
3.6. В случае отказа в регистрации пользователя СЭД оператор СЭД уведомляет участника СЭД об этом с обязательным указанием причин отказа.
3.7. В случае увольнения должностного лица, являющегося пользователем СЭД, изменения наименования его должности, структурных изменений участника СЭД ответственный пользователь СЭД в тот же день направляет оператору СЭД соответствующую информацию для внесения изменений в СЭД, а также обеспечивает процедуру отзыва (перерегистрации) сертификата электронной подписи пользователя СЭД (для пользователя СЭД, имеющего сертификат электронной подписи).
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125)
4. Электронный документ
4.1. Электронный документ, сформированный в СЭД, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.
4.2. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный электронной подписью пользователя СЭД, имеющего сертификат электронной подписи, и зарегистрированный в СЭД. В случае выгрузки электронного документа из СЭД на любой носитель информации он становится копией электронного документа, находящегося в СЭД.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125)
4.3. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном электронной подписью, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 29.03.2023 N 125)
4.4. Колонтитул копии электронного документа на бумажном носителе должен содержать:
- обязательную отметку "Копия электронного документа";
- информацию о номере и дате документа в СЭД;
