ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 ноября 2010 года N 436
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
В целях установления единого порядка делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти Правительство Республики Башкортостан постановляет:
1. Утвердить прилагаемые правила делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.
2. Республиканским органам исполнительной власти на основе указанных правил по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.
Исполняющий обязанностей
Премьер-министра
Правительства
Республики Башкортостан
Р.З.ХАМИТОВ
Утверждены
Постановлением Правительства
Республики Башкортостан
от 18 ноября 2010 года N 436
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Республиканский орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем республиканского органа исполнительной власти по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
4. Для целей настоящих правил используются следующие термины и определения:
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности республиканского органа исполнительной власти;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот республиканского органа исполнительной власти;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
"система межведомственного электронного документооборота" - республиканская государственная информационная система, обеспечивающая возможность создания электронных документов и их электронных копий, регистрацию документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными документами между участниками межведомственного электронного документооборота;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"электронный документооборот" - документооборот с применением системы межведомственного электронного документооборота.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
5. Документы, создаваемые в республиканском органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки республиканского органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
(абзац введен Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем республиканского органа исполнительной власти.
(п. 8 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности республиканского органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Республики Башкортостан;
б) наименование республиканского органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения республиканского органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о республиканском органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
(п. 9 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
11. Согласование документа в республиканском органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица республиканского органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в республиканском органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
12. В документообороте республиканского органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13. В республиканском органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14. Документы, поступающие в республиканский орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.
(п. 16 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
17. Утратил силу. - Постановление Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525.
18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю республиканского органа исполнительной власти или по решению руководителя республиканского органа исполнительной власти его иным должностным лицам.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(п. 18 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение республиканского органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе межведомственного электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в республиканском органе исполнительной власти.
(абзац введен Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
20. Документы после их подписания руководителем республиканского органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 20 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
