ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 июня 2004 года N 432
Об утверждении Общих положений о порядке рассмотрения обращений граждан в Ярославской области
(В редакции Постановления Губернатора ЯО от 08.10.2004 N 689,
Постановления Губернатора ЯО от 07.03.2006 N 152)
Во исполнение Закона Ярославской области от 02.03.2004 N 4-з "Об обращениях граждан"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемые Общие положения о порядке рассмотрения обращений граждан в Ярославской области.
2. Административно-контрольному управлению Администрации области (Березкин С.В.) на основе Общих положений о порядке рассмотрения обращений граждан в Ярославской области разработать и представить на утверждение Инструкцию о порядке работы с обращениями граждан в Администрации Ярославской области в срок до 01.09.2004.
3. Департаментам Ярославской области, департаментам Администрации области на основе Общих положений о порядке рассмотрения обращений граждан в Ярославской области разработать и утвердить инструкции о порядке работы с обращениями граждан в соответствующих департаментах в срок до 01.09.2004.
4. Рекомендовать главам муниципальных образований области инициировать разработку и принятие представительными органами местного самоуправления соответствующих муниципальных образований нормативных правовых актов, регламентирующих организацию рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления своих муниципальных образований с учетом Общих положений о порядке рассмотрения обращений граждан в Ярославской области.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора Ярославской области Воронина Н.П.
6. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.
Губернатор области А.И. Лисицын
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением
Губернатора области
от 17.06.2004 N 432
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящие Общие положения разработаны в соответствии с Законом Ярославской области от 02.03.2004 N 4-з "Об обращениях граждан", на основании Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 N 2534-VII "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (в редакции Указов Президиума ВС СССР от 04.03.80 N 1662-Х, от 02.02.88 N 8422-XI) и Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденного Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30.11.81 N 463/162/298.
2. На основе настоящих Общих положений исполнительными органами государственной власти Ярославской области и департаментами Администрации Ярославской области разрабатываются и утверждаются инструкции о порядке работы с обращениями граждан в соответствующих органах и департаментах с учетом особенностей их деятельности.
3. С учетом настоящих Общих положений представительными органами местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области принимаются нормативные правовые акты, регламентирующие организацию рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления соответствующих муниципальных образований.
4. Действие настоящих Общих положений не распространяется на работу:
со служебными письмами, т.е. документами на официальном бланке или имеющими штамп, другие реквизиты организации и подписанными одним из ее руководителей;
с письмами депутатов без приложенных к ним обращений граждан;
с обращениями граждан, в отношении которых действующим законодательством установлен специальный порядок рассмотрения.
5. Личную ответственность за рассмотрение обращений граждан в исполнительные органы государственной власти Ярославской области, департаменты Администрации Ярославской области и к их должностным лицам (далее - обращения граждан, обращения) несут руководители этих органов и департаментов. Они систематически проверяют состояние этой работы в соответствующих органах и департаментах и принимают меры к ее совершенствованию.
6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие мотивированные ответы, соответствующие действующему законодательству, а в случаях отклонений предложений, просьб, жалоб граждан указаны мотивы и порядок обжалования принятых по обращениям решений.
7. Ответы на обращения граждан дают руководители и уполномоченные должностные лица исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. На письменные обращения, как правило, даются письменные ответы. В случае устного ответа информация о нем оформляется документально.
8. Повторными считаются обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор обращения не удовлетворен данным ему ответом.
9. В случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок разрешения обращения может быть в порядке исключения продлен руководителем или заместителем руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти Ярославской области, департамента Администрации Ярославской области, давшего поручение о рассмотрении этого обращения, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом автору обращения. Сроки рассмотрения обращений военнослужащих и членов их семей могут быть продлены в указанном порядке не более чем на 15 дней.
10. Письменные обращения граждан могут поступать в исполнительные органы государственной власти Ярославской области, департаменты Администрации Ярославской области по каналам почтовой (в т.ч. электронной), факсимильной связи или передаваться гражданами лично.
11. Письменные обращения граждан, переданные руководителям исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области во время их командировок, регистрируются в установленном порядке, как правило, ставятся на контроль и рассматриваются безотлагательно.
12. Письменные и устные обращения, поступившие на личном приеме граждан руководителями исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области (далее - личный прием), подлежат централизованной регистрации в установленном порядке в день приема.
13. Письменные обращения, переданные на личном приеме, рассматриваются в порядке, аналогичном установленному для письменных обращений.
14. Устные обращения к руководителям исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области, поступившие во время личного приема, рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки. На устные обращения ответ дается, как правило, в устной форме. Информация о содержании таких обращений и ответов на них оформляется документально.
15. Письма граждан с просьбами о личном приеме у руководителей исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области рассматриваются как обычные письменные обращения. Как правило, авторам направляются сообщения о порядке проведения личного приема, а обращения оформляются в дело как исполненные.
16. Исполнительные органы государственной власти Ярославской области, департаменты Администрации Ярославской области, к ведению которых не относится разрешение поставленных в письменных обращениях граждан вопросов, направляют эти обращения по принадлежности в пятидневный срок, одновременно извещая об этом авторов обращений, а при поступлении устных обращений по указанным вопросам разъясняют гражданам в устной форме, куда им следует обратиться для разрешения их обращений по существу.
Обращения граждан, в том числе и анонимные, содержащие сведения о совершенных или готовящихся преступлениях, пересылаются в соответствующие правоохранительные органы. (Абзац введён Постановлением Губернатора ЯО от 07.03.2006 N 152)
17. Контроль за своевременным, объективным и полным разрешением обращений граждан в исполнительных органах государственной власти Ярославской области, департаментах Администрации Ярославской области осуществляют должностные лица этих органов и департаментов, обязанные обеспечить рассмотрение обращений по существу и исполнение принятых по ним решений. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений, направленных в структурные подразделения исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области, осуществляют руководители этих подразделений.
18. Обращения граждан, направленные в исполнительные органы государственной власти Ярославской области, департаменты Администрации Ярославской области различными адресатами (вышестоящими, контролирующими организациями, средствами массовой информации и др.), требующими сообщить о результатах рассмотрения обращения, берутся на контроль.
19. Ответы на запросы вышестоящих и контролирующих органов государственной власти Российской Федерации и Ярославской области по обращениям граждан, поставленным ими на контроль, должны содержать:
- конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет сделано);
- упоминание о том, что автор обращения в той или иной форме проинформирован о принятых мерах и результатах рассмотрения;
- подпись руководителя того органа, куда обращение направлялось на рассмотрение;
- окончательную дату исполнения, по истечении которой будет дополнительно сообщено о проделанной работе, в случаях, когда сроки рассмотрения по объективным причинам не укладываются в один месяц;
- оригинал обращения в качестве приложения, если это указано в запросе.
20. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.
21. Решение о снятии обращения с контроля принимают руководители или другие должностные лица исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области, принявшие решение о постановке обращения на контроль.
22. Руководители или по их поручению другие должностные лица исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области систематически обобщают и анализируют поступившие обращения с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. В установленном порядке информация о поступивших обращениях граждан представляется в вышестоящие органы государственной власти.
23. Материалы для обобщения и анализа обращений граждан, представления информации по ним в вышестоящие органы государственной власти готовят подразделения или сотрудники исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, и в установленном порядке представляют руководителям.
24. - утратил силу в связи с постановлением Губернатора ЯО от 08.10.2004 N 6892
25. Обращения граждан, поступившие по сети Интернет, рассматриваются как обычные письма. Обращения, в которых указан только адрес электронной почты без указания фамилии и почтового адреса автора, рассматриваются как анонимные. Уведомления и ответы авторам обращений, поступивших по сети Интернет, могут направляться как по почтовым адресам, так и по адресам электронной почты.
26. Делопроизводство по обращениям граждан в исполнительных органах государственной власти Ярославской области, департаментах Администрации Ярославской области ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально созданные для этого подразделения или специально назначенных для этого сотрудников.
27. Все поступающие в исполнительные органы государственной власти Ярославской области, департаменты Администрации Ярославской области обращения граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы (приложение 1) в день их поступления.
28. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
29. Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из букв "Кл" и порядкового номера поступившего обращения. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе.
30. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. На повторных обращениях и их регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка с тем же автором по тому же вопросу за 5 лет.
31. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же исполнительный орган государственной власти Ярославской области, департамент Администрации Ярославской области, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь. При этом заявителю, как правило, дается один ответ на все эти обращения в сроки, установленные для первого из них.
32. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по дате поступления обращений, по расположенным в алфавитном порядке фамилиям авторов, по тематике поднятых вопросов.
33. В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.
34. При постановке обращений граждан на контроль на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в установленном месте проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К".
35. Исходящий номер ответа на обращение состоит из регистрационного индекса обращения и может быть дополнен номером дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу.
36. Обращения граждан возвращаются после их разрешения в подразделения или сотрудникам исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
37. После принятия окончательного решения по обращению, его исполнения и направления ответа (ответов) заявителю на копии (копиях) письменного ответа (письменных ответов) заявителю проставляется надпись "В ДЕЛО" и личная подпись должностного лица, давшего поручение о рассмотрении данного обращения (за исключением случаев, когда письменный ответ дается за подписью должностного лица, давшего поручение о рассмотрении обращения). При устном ответе заявителю в указанном порядке в дело списывается документ, содержащий информацию о предоставленном устном ответе.
38. Письменные обращения граждан, связанные с их разрешением документы и копии ответов заявителям, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденными в установленном порядке номенклатурами дел соответствующих исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области.
39. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Эти группы располагаются в деле в соответствии с утвержденным классификатором (приложение 2), в хронологическом и алфавитном порядке. В случае поступления повторного обращения к материалам по его рассмотрению подшиваются документы соответствующей группы по предыдущему обращению за пятилетний период.
40. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность) (приложение 3). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
41. Обложка дела оформляется по установленной форме.
42. Исполнительные органы государственной власти Ярославской области, департаменты Администрации Ярославской области осуществляют хранение и использование обращений граждан в справочных и других целях.
43. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области и работающих с данной категорией документов сотрудников.
44. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений граждан.
45. Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области.
46. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архивы соответствующих исполнительных органов государственной власти Ярославской области, департаментов Администрации Ярославской области через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архивы по усмотрению руководителей указанных организаций.
