РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 июля 1995 г. N 1247

Об утверждении положения об архивах
отделов, управлений и комитетов
мэрии города Калининграда

Во исполнение Закона об Архивном Фонде Калининградской области и архивах, принятого областной Думой, и в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов

1.  Утвердить  Положение  об  архивах  отделов,  управлений и комитетов мэрии города согласно приложению N 1.

2. Контроль за деятельностью архивов отделов, управлений и комитетов мэрии города в соответствии с настоящим положением возложить на управляющего делами (Гладких В.Е.) и начальника архивного отдела (Щепкину Е.Н.).

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивах отделов, управлений и
комитетов мэрии города Калининграда

1. Общие положения.

1.1. Документы отделов, управлений и комитетов мэрии города, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Калининградской области и подлежат постоянному хранению в городском государственном архиве.

1.2. Отнесение того или иного отдела, управления и комитета мэрии города к разряду источников комплектования городского государственного архива определяет архивный отдел мэрии города как государственное архивное учреждение на основании экспертизы ценности документов.

Список источников комплектования утверждается распорядительным актом мэра города.

1.3. Предельные сроки хранения документов должны быть закреплены в номенклатурах дел отделов, управлений, комитетов мэрии города. Согласование номенклатур дел осуществляет архивный отдел мэрии.

1.4. В отделах, управлениях и комитетах мэрии города распорядительными актами руководителей назначаются ответственные лица за ведение делопроизводства и ведомственные архивы.

1.5. В своей работе архивы отделов, управлений и комитетов руководствуются Законом об Архивном фонде Калининградской области и архивах, основными правилами работы ведомственных архивов, организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, руководства мэрии по архивному делу, правилами и другими нормативнометодическими документами Государственной архивной службы России и настоящим Положением.

2. Состав документов архивов.

2.1. В архивы отделов, управлений и комитетов мэрии города, не являющихся источниками комплектования городского государственного архива, поступают:

2.1.1. Законченные делопроизводством отдела, управления, комитета документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.1.2. Документы по личному составу, подтверждающие трудовой стаж и заработную плату работников (если эти документы издаются в отделе, управлении, комитете мэрии);

2.1.3. Документы по основной деятельности, срок хранения которых не истек, и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данному отделу, управлению, комитету мэрии города (если такие ликвидированные учреждения имеются).

По истечении срока хранения документы в соответствии с номенклатурой дел уничтожаются по акту установленной формы.

2.2. В архивы отделов, управлений и комитетов мэрии города, являющихся источниками комплектования городского государственного архива, поступают:

2.2.1. Законченные делопроизводством отдела, управления, комитета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений (*), документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений - предшественников (если таковые имелись);

2.2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данному отделу, управлению, комитету;

2.2.4. Описи дел постоянного хранения и по личному составу.

*) Здесь и далее в тексте имеются в виду структурные подразделения управлений, комитетов мэрии города.

3. Задачи и функции архивов.

3.1. Основные задачи архивов отделов, управлений и комитетов мэрии города, являющихся источниками комплектования городского государственного архива:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2.2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, упорядочение документов, составление описей дел, использование документов, хранящихся в архивах;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения в городской государственный архив в соответствии с графиками, утвержденными распоряжением мэра города;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.2. В соответствии с возложенными на них задачами архивы отделов, управлений, комитетов - источников комплектования городского государственного архива - осуществляют следующие функции:

3.2.1. Принимают не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывают и хранят документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2. Составляют и предоставляют не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение в архивный отдел мэрии города;

3.2.3. Обеспечивают полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. Организуют использование документов: исполняют запросы учреждений и заявления граждан об установлении трудового стажа, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки;

3.2.5. Проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах, участвуют в работе экспертных комиссий;

3.2.6. Участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;

3.2.7. В необходимых случаях предоставляют в архивный отдел мэрии города запрашиваемые сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.8. Подготавливают и в установленном порядке передают на хранение в городской государственный архив документы постоянного срока хранения, являющиеся частью Архивного фонда области.

3.3. Основными задачами архивов отделов, управлений и комитетов мэрии города, не являющихся источниками комплектования городского госархива, являются:

3.3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2.1 настоящего Положения;

3.3.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архивах;

3.3.3. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.4. В соответствии с возложенными на них задачами архивы отделов, управлений, комитетов мэрии города, не являющихся источниками комплектования городского государственного архива, осуществляют следующие функции:

3.4.1. Принимают не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывают и хранят документы структурных подразделений;

3.4.2. Обрабатывают документы по личному составу (если таковые издаются непосредственно в отделе, управлении или комитете), составляют на них описи дел;

3.4.3. Обеспечивают полную сохранность принятых на хранение дел;

3.4.4. Исполняют запросы учреждений и заявления граждан об установлении трудового стажа, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки;

3.4.5. Проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах, подготавливают акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

3.4.6. Участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;

3.4.7. В необходимых случаях предоставляют в архивный отдел мэрии города запрашиваемые сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Права архивов.

Для выполнения возложенных задач и функций архивы имеют право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

5. Ответственность за архивы.

5.1. Персональную ответственность за организацию работы архивов и обеспечение сохранности документов несут руководители отделов, управлений и комитетов мэрии города.

СПИСОК (**)
учреждений, организаций и предприятий - источников
комплектования архивного отдела
мэрии города Калининграда