• Текст документа
  • Статус
Оглавление
Поиск в тексте
Действующий



АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПСКОВА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 22 сентября 2005 года N 3122-р


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города

(с изменениями на 29 августа 2006 года)

_________________________________________________________________
Текст документа с изменениями, внесенными:
распоряжением Администрации города от 29.08.2006 N 2199-р.
__________________________________________________________________


В целях совершенствования документационного обеспечения управления, создания единой системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, руководствуясь ст. 40 Устава города Пскова:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города.

2. Требования инструкции считать обязательными для соблюдения сотрудниками структурных подразделений, и органов управления Администрации города.

3. Считать утратившим силу распоряжение Администрации города от 03.03.2003 N 791-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города".

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации - управляющего делами Администрации города Стрижова В.С.


Мэр города М.Я. Хоронен

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству Администрации города Пскова

Утверждена
распоряжением Администрации города Пскова
от 22.09.2005 N 3122-р

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами в структурных подразделениях и органах управления Администрации города (далее - подразделениях Администрации).

1.2. Вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации, требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, а также Регламентом и распоряжениями Администрации города и настоящей Инструкцией.

1.3. Инструкция по делопроизводству Администрации города определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования, контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.4. В инструкции сформулированы современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов.

1.5. Применение Инструкции должно способствовать формированию официального и делового стиля документов в Администрации города, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

1.6. Положения Инструкции распространяются на делопроизводство и организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютерной техники, копировальных и печатных устройств.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы в подразделениях Администрации, методическое руководство этой работой возлагается на заместителя Главы Администрации - управляющего делами. Он организует систематические проверки состояния делопроизводства.

1.8. Ответственность за организацию и ведение делопроизводство в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения Администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.

Работники подразделений Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. В случае утраты документов немедленно докладывается руководителю подразделения и заместителю Главы Администрации - управляющему делами.

При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения Администрации передаются другому работнику.

1.9. В Администрации города применяется централизованная система делопроизводства, при которой прием почты, регистрация, первичное распределение, доставка по подразделениям Администрации, оформление, рассылка, формирование дел производятся организационным отделом Администрации.

1.10. Вновь принятые работники знакомятся в отделе кадровой политики Администрации с настоящей Инструкцией, Регламентом, со структурой Администрации, а также на своих рабочих местах с положениями о подразделении и должностными инструкциями.

1.11. Передача работникам других организаций служебных документов, их копий допускается только по указанию (разрешению) руководителей Администрации города.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется комитетом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью Администрации города.

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Служебные документы условно подразделяются на следующие группы:

организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (решения, постановления, распоряжения, приказы); справочно-информационные (письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, телеграммы).

2.2. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с вычислительной техники, качество документов как источников информации.

2.3. Оформление реквизитов документов.

герб города Пскова;

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

код формы документа;

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнении;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект".

2.3.1. Изображение герба города Пскова помещается на верхнем поле распорядительных документов и служебных писем.

2.3.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствие - полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

2.3.7. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.3.8. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

2.3.9. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией с корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения


Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунову


или

АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову


Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Псковской области


Допускаемся центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:


Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной


Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:


Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
Институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москве, 117393


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:


Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липецк, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264


2.3.12. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:


УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
Личная подпись В.А. Петров
Дата


Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:


УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
Личная подпись В.А. Петров
Дата


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номера. Например:


УТВЕРЖДЕН
протоколом Совета Администрации
г. Пскова
от 05.04.2005 N 14


или


УТВЕРЖДЕНО
приказом КУМИ
от 05.04.2005 N 82


Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

2.3.13. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:


Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора
с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА"
к 05.10.2003
Личная подпись
Дата


Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2.3.14. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заготовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком) ?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого) ?, например:

Должностная инструкция ведущего специалиста.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.3.15. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.3.16. Текст.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями приказов.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Текстовая часть документов может подразделяться на две составляющих: преамбулу (вступительную часть) и постановляющую часть.

Преамбула содержит обоснования принятия документа.

Постановляющая часть может подразделяться, как правило, на пункты, пункты - на подпункты, абзацы, а утверждаемые этими актами положения, уставы и т.п. - на разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

В тексте документа, подготовленного на оснований документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то есть можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например 1.1.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2, 1.3).

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками. Абзацы нумерации не имеют.

В наиболее крупных нормативных актах пункты могут объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и оформляются в тексте следующим образом. Например, "Раздел 1. Общие положения", или "1. Общие положения". Разделы, в свою очередь, могут подразделяться на главы.

Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки без точки в конце и записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной буквы в середине строки, выделив название шрифтом.

Разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт документа содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Если требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а равно когда в документе неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме - (далее именуется ... или далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Наименования упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в уставе, положении, решении об их создании, переименовании и т.п.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем', "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация не возражает").

2.3.17. Приложение.

Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении образования Администрации г. Пскова на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления образования Администрации г. Пскова на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкций, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


Приложение N 2
к распоряжению Администрации
от 05.06.2005 N 219-р


Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:


ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Управления образования
Администрации г. Пскова
от 05.06.2003 N 251


2.3.18. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лиц, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Мэр города Пскова Личная подпись М.Я. Хоронен

или на бланке:

Мэр города Личная подпись М.Я. Хоронен

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Председатель комитета по
жилищным вопросам Личная подпись В.И. Строгов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель Главы Администрации Личная подпись В.А. Петров

Заведующий отделом бухгалтерского
учета, главный бухгалтер Личная подпись Л.В. Малышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Главы Администрации Заместитель Главы Администрации

Личная подпись В.А. Петров Личная подпись В.А. Сырцов

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Иванова

Члены комиссии Личная подпись Т.И. Соколова

Личная подпись А.Ю. Тихонов

Личная подпись Р.А. Тимофеева

2.3.19 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы Администрации

Личная подпись В.А. Петров

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Администрации
города Пскова
от 5.06.2003 N 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания
Совета Администрации
от 05.06.2003 N 10

2.3.20. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Председатель административно-
правового комитета

Личная подпись Д.В. Малышев

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Председатель административно-
правового комитета

Личная подпись Д.В. Малышев

Дата

Замечания излагают на отдельном, листе, подписывают и прилагают к документу.

Для; документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

2.3.21. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

2.3.22. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Заведующий протокольной частью Личная подпись Л.И. Ефимова

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

2.3.23. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

44 45 67

2.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.3.25. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

2.3.26. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

3. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой или бумаге светлых тонов.

3.3. При изготовлении документов на двух или более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3.4. Изготовление бланков для писем от имени и за подписью руководителей подразделений Администрации города допускается, если этих документов создается более 200 в год.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

4.1. Оформление распоряжений Администрации города.

Проекты распоряжений Администрации города (далее - документы) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) шрифтом N 14 (приложение N 3).

Каждый документ имеет следующие реквизиты:

Наименование организации - "Администрация города Пскова" печатается прописными буквами и может быть выделено полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Наименование вида документа - "распоряжение" Администрации города печатается ниже на 2 интервала прописными буквами размером шрифта не менее N 16, может быть выделено полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Дата

Проставляется после подписания документа, датой документа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять: 05.01.2000. Проставляется от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 интервалов от предыдущего реквизита.

Номер

Для документов - это порядковый номер. Проставляется после подписания документа и пишется рядом с датой.

В распоряжениях к номеру через дефис добавляется строчная буква "р", в распоряжениях по личному составу - "рк".

Место Издания - г. Псков

Располагается ниже реквизитов "Дата" и "Номер", печатается прописными буквами размером шрифта N 10.

Заголовок

Печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа (от предыдущего реквизита отделяется 2-3 интервалами). Заголовок должен раскрывать существо вопроса, поставленного в документе. Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 28 печатных знаков. В заголовке не должно быть более четырех строк, если он не вмещается в эти строки, то его пишут от начального до конечного поля. Заголовок пишут без кавычек, строки - без переноса.

Текст

Отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается, на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую распорядительную части. При наличии пунктов в распорядительной части документа они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы, фамилия или структурное подразделение),

- действие,

- срок исполнения.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без точки. Первая страница документа или приложения не нумеруемся.

При наличии приложений к документу в тексте на них обязательно дается ссылка "согласно приложению".

Подпись

Отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из слов "Мэр города", инициалов имени, отчества и фамилии Мэра города. Подпись должна быть расположена не ниже 5 см от нижнего края листа.

Слова "Мэр города" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробелы не ставятся.

Согласование

Виза руководителя, вносящего проект распоряжения, и необходимые согласования печатаются на обратной стороне последнего листа документа. Допускается проставление виз согласования на отдельных листах согласования, приложенных к проекту распоряжения.

Приложения

Приложения к документам оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением размеров полей, указанных выше.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала указывается наименование документа, его дата и номер. Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа, и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения подразделений Администрации города, подведомственных им организаций посредством:

издания распоряжения, где излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к деятельности Администрации и организаций ее системы;

издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации;

копирования документов.

Распорядительные документы, издающиеся на основе документа вышестоящего органа, должны содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования., даты, номера и заголовка.

5. ПРОТОКОЛ.

5. ПРОТОКОЛ.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифрами или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа: Например, ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации: например,

присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слов "Приглашенные": также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

Время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле "о чем?".

Вопросы повестки дня должны формироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт "Разное".

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова "СЛУШАЛИ:" в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом "о" излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ:" последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично - так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "Утвердить...", "Предусмотреть,,,", "Внести изменения...". По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов "за", "против", "воздержавшихся", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:


УТВЕРЖДЕНО
Советом Администрации г. Пскова
(протокол от 11.02.2005 N 2)


Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.

5.1. Сокращенный вариант оформления протокола.

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступавших - в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - решение (постановление).

5.2. Выписка из протокола.

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем.

Выписка из протокола - документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствующих), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

6. ТЕЛЕГРАММА.

6. ТЕЛЕГРАММА.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги.

К телеграммам прилагаются их копии.

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес

(Куда)

(Кому)

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации.

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне листа без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указываются словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указываются знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минут, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - HP).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы имени и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись заверяется печатью.

Исходящий номер и дата на телеграмме проставляются канцелярией аналогично номеру и дате служебного письма.

Наименование и адрес отправителя указывается под чертой и включают в себя: наименование органа (Администрация города Пскова), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза

На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или местожительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).

7. ПЛАН.

7. ПЛАН.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей (Приложение N 7).

План оформляется размером шрифта N 12 или N 14 должен содержать следующие реквизиты:

Гриф утверждения

План утверждается соответствующими руководителями Администрации города и ее подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в плане.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Заголовок

Через 2-3 интервала от грифа утверждения центрованным способом через один интервал печатается заголовок. Первое слово оформляется прописными буквами и другой насыщенности.

Таблица

Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия, срок исполнения, исполнитель, примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. В случае выполнения таблицы на нескольких листах, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих листах печатают только номера этих граф. Таблица располагается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка.

Подпись

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.

Подпись отделяется от таблицы 2-3 интервалами и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии руководителя. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - на той же строке у правой границы текстового поля. Ниже подписи от левой границы текстового поля подписывающий должен указать дату подписания.

8. ОТЧЕТ.

Отчет - подробная информация о выполненной работе за конкретный промежуток времени.

Отчет оформляется размером шрифта N 12 или N 14 и должен содержать следующие реквизиты.

Гриф утверждения

Отчет утверждается по подчиненности соответствующими руководителями Администрации города.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Заголовок

Черев 2-3 интервала от грифа утверждения центрированным способом через один интервал печатается заголовок. Первое слово оформляется прописными буквами и другой насыщенности.

Текст

Текст печатается через один межстрочный интервал на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстояний 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись

Отчет должен подписываться руководителем подразделения.

Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии руководителя. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия - на той же строке у правой границы текстового поля. Ниже подписи от левой границы текстового поля подписывающий должен указать дату подписания.

Исполнитель

Фамилию или фамилию, имя, отчества исполнителя и номер его служебного телефона располагают на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

9. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

9. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4-5 строк), текст, подпись, визы.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя. Докладная записка подписывается составителем (сотрудником подразделения), если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

10. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

10. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый в одном подразделении и направляемый в другое подразделение для решения служебных вопросов. Служебная записка не должна заменять докладную записку, поскольку докладная записка направляется вышестоящему должностному лицу. С помощью служебных записок - реализуются горизонтальные информационные связи в организации.

Служебные записки составляются в тех ситуациях, решение которых составляет компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу (заместителю руководителя организации). Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования причин ее составления и второй части - предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником - составителем или руководителем подразделения.

11. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

11. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Объяснительная записка - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).

Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.

Объяснительная записка подписывается составителем.

12. ПРЕДЛОЖЕНИЕ

12. ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение - перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и предоставляются руководству.

Составляются и оформляются предложения аналогично докладной записке (в названии документа указывается - предложение).

13. СПРАВКА

13. СПРАВКА

Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа.

Справки в целом оформляются аналогично докладным запискам.

Справка может быть информационной, аналитической иди отчетной. Если справка носит характер отчетного документа, заголовок к тексту включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса - факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации. Справка может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок состоят из трех частей: основание составление справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Справки подписываются руководителем подразделения - составителя.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5 установленной формы, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем (заместителем руководителя) организации и руководителем отдела кадровой политики, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

14. АКТ

14. АКТ

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности ...".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на приложение к акту или перед подписями, если приложений к акту нет.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий или состояний.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем организации или руководителем вышестоящего органа.

15. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ПЕЧАТАНИИ И КОПИРОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ

15. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ПЕЧАТАНИИ И КОПИРОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ

15.1. В машинописном бюро и в подразделениях Администрации города печатаются документы только служебного характера. Все передаваемые в машинописное бюро документы должны быть оформлены с учетом требований настоящей Инструкции, тщательно отредактированы и написаны черной или фиолетовой пастой. Документы, написанные небрежно и неразборчиво, а также карандашом, к печатанию не принимаются.

15.2. Текст документов на бланках формата А4, А5 печатается через один межстрочный интервал, размером шрифта не менее N 14.

15.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см

правое - от 1,25 до 2,25 см

верхнее - не менее 2,5 см

нижнее - не менее 2 см.

15.4. Оригиналы служебных документов, подлежащих копированию на множительных аппаратах, должны быть тщательно проверены и отпечатаны на белой бумаге четким черным шрифтом.

15.5. В целях исключения возможности бесконтрольного использования множительных аппаратов копирование документов производится с ведома заместителя Главы Администрации - управляющего делами и заведующего организационным отделом Администрации города.

15.6. Откопированные документы в машинописном бюро учитываются по журналу и выдаются под роспись.

16. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

16. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

16.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования, как создаваемые в Администрации города, так и поступившие от других организаций и от частных лиц. Регистрация служебных документов осуществляется в канцелярии Администрации города. Регистрация документов осуществляется в следующей последовательности: N письма, дата, город, организация, краткое содержание, руководитель.

Не принимается к регистрации документ на котором нет подписи ответственного лица.

16.2. При приемке корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

Все конверты и бандероли вскрываются в канцелярии, за исключением документов с надписью "лично".

При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причины возврата.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки.

При приемке корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного документа ставится соответствующий штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документа.

16.3. Входящие документы (служебные письма, телеграммы и т.д.) сортируются в канцелярии на регистрируемые и нерегистрируемые.

В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе '"Делопроизводство" в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки установленного образца (приложение N 11).

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются правительственные документы, постановления и распоряжения Глав Администраций области и города, служебные письма, заявления граждан, и т.д.

На документе, подлежащем регистрации в канцелярии, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишется очередной входящий номер и дата поступления.

16.4. Регистрационный номер документа состоит из индекса руководителя Администрации, номера дела по номенклатуре и порядкового номера (например: N 1/2-1435).

Инициативный и ответный документ имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном.

При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

16.5. Договоры и иные служебные документы, не относящиеся к актам Администрации, но носящие распорядительный, административно-организационный характер, а также затрагивающие права и интересы граждан и юридических лиц на территории города, регистрируются в протокольной части в соответствии с Положением о порядке регистрации этих документов.

17. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

17. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

17.1. Документы, поступившие в канцелярию, докладываются Мэру, первому заместителю Мэра-Главы Администрации, заместителям Главы Администрации.

17.2. Документ, рассмотренный Мэром города, первым заместителем Мэра-Главы Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем подразделения Администрации в тот же день передается исполнителям. Если документ передается на исполнение в подведомственную организацию и подлежит возврату, то на первой странице его в правом верхнем углу делается отметка "Письмо с копией ответа подлежит возврату в Администрацию города".

17.3. Передача указанных документов из одного подразделения Администрации в другое производится через канцелярию Администрации, о чем делается отметка в электронных регистрационных карточках канцелярии и соответствующего подразделения Администрации.

17.4. Передача указанных документов в пределах подразделения Администрации должна производиться, через приемную руководителя.

17.5. Исполненный входящий документ передается на хранение в канцелярию Администрации.

17.6. Исходящие документы передаются в канцелярию в день их подписания (утверждения).

17.7. Отправка документов.

Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в канцелярию Администрации, кроме документов подразделений Администрации, имеющих собственное исходящее делопроизводство.

На обработку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, подписанный исполнителем.

18. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

18. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

18.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль осуществляют руководители, их помощники, ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется работниками организационного отдела.

18.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

Конечная дата выполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы учета.

Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременный возврат в канцелярию возлагается на специалистов приемных руководителей, которые лично получают и сдают документы и корреспонденцию.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. На документе проставляется отметка об исполнении (В дело N, подпись ответственного лица, дата). Аналогичные отметки об исполнения документа проставляются в электронные регистрационные карточки.

Распоряжения Администрации города снимаются с контроля только Мэром города, а в его отсутствие - лицом, его замещающим по предложениям заместителей Главы Администрации, отвечающих за исполнение данных распоряжений.

18.3. Контроль исполнения строится на базе электронных регистрационных карточек.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - за пять дней до истечения срока.

18.4. Контроль исполнения обеспечивает оперативное информирование работников о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, отражает состояние исполнительской дисциплины.

19. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

19. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

19.1. Руководители подразделений Администрации города должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей в день поступления, вести контроль за качественным исполнением по существу вопросов.

19.2. При поступлении документов руководитель подразделения прежде всего обязан выделись документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступившие для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Непосредственно исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

19.3. Исполнение документов предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителями Администрации или руководителями подразделений, подготовку и пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров подготовленного документа, передает его на тиражирование.

19.4. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа от вышестоящих органов и его доставкой), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

19.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (справок, сведений и т.п.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовки документа.

В ходе подготовки документов исполнитель имеет право пользоваться архивными материалами, средствами оргтехники.

20. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕКЛАТУРЫ ДЕЛ

20. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕКЛАТУРЫ ДЕЛ

20.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации и ее подразделениях.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел Администрации города должны включаться все документы, образующиеся в деятельности Администрации, ее комиссий, общественных организаций, действующих в Администрации, подразделениях.

20.2. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется из номенклатуры дел подразделений сроком на пять лет при методической помощи государственного архива Псковской области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления и утверждается заместителем Главы Администрации - управляющим делами не позднее декабря текущего года (приложения N 12, 13, 14, 15).

Номенклатуры дел органов управления Администрации составляются и согласовываются аналогично номенклатуре дел Администрации города.

20.3. При утверждении номенклатуры дел заместитель Главы Администрации - управляющий делами руководствуется требованиями Перечня типовых документов, образующихся в деятельности подразделения с указанием сроков хранения.

20.4. В номенклатуру дел Администрации города включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы Администрации.

20.5. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются названия подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

20.6. После утверждения номенклатуры дел Администрации города подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

20.7. Графы номенклатуры дел Администрации города, ее подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовку дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначается арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по выполнению постановлений, указов и распоряжений, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел пользуются формулировкой статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел включает количество томов и заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивным управлением срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

20.8. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Администрации города, подразделения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

20.9. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

20.10. По окончании делопроизводственного года ответственный заполняет в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

21. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

21. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

21.1. Дела в Администрации города формируются в подразделениях в строгом соответствии с имеющейся номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство, которые при обнаружении недостатков информируют об этом ответственных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывают об этом руководителям подразделений Администрации.

Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в подразделениях, подготовкой дел к передаче на хранение осуществляет специалист по архиву Администрации города.

Дела в органах управления формируются в соответствии с номенклатурами органов управления.

21.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

21.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N", дата, подпись исполнителя ил руководителя подразделения.

21.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов и в соответствии с повесткой дня.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в соответствии с порядком в ГСДОУ, Положением о ведении личных дел муниципальных служащих.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Аналогично группируются дела по рассмотрению жалоб и заявлений граждан.

22. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

22. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

22.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение или уничтожение.

22.2. Экспертиза ценности документов в Администрации города проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при описании дел к последующему хранению.

22.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК):

Экспертная комиссия назначается распоряжением Администрации города в составе не менее трех человек и возглавляется заведующим организационным отделом. Обязательно наличие в составе комиссии специалиста по архиву.

Функции и права экспертной комиссии Администрации города, а также организация ее работы определяется Положением, которое утверждается распоряжением Мэра города.

22.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании утвержденной номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного хранения для передачи в архив в подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения. При этом учитываются отметки о сроках хранения в номенклатуре дел постоянно "до минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 16).

23. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

23. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

23.1. Дела Администрации города органов управления Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по научно-техническое обработке и проводится сотрудниками соответствующих подразделений при методической помощи и под контролем архива.

23.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение N 17);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 18);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

полное название Администрации города и структурного подразделения;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле;

срок хранения (или отметка "хранить постоянно").

Все эти данные, кроме последнего пункта, указываются на обложках при заведении дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

23.3. Обложка дел постоянно и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 19).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дел вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки.

24. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

24.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, их учет ведется по номенклатуре.

24.2. В каждом подразделении Администрации города под непосредственным методическим руководством специалиста по архиву на дела постоянного хранения ежегодно составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Администрации города, которую готовит архив и по которой дела сдаются на государственное хранение (приложение N 20).

24.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки, дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносился в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дел; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, на который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

24.4. Опись для Администрации города составляется по установленной форме в четырех экземплярах. Опись дел подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

25. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

25. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

25.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации города дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

25.2. Выдача дел из архива во временное пользование работникам Администрации города производится с разрешения специалиста по архиву.

Выданное дело регистрируется в книге выдачи дел.

Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями Администрации города, как правило, из архива не выдаются.

Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится с разрешения заместителя Главы Администрации-управляющего делами или заведующего организационным отделом.

Изъятие распорядительных или нормативных документов, распоряжений Администрации города из дел не допускается.

26. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

26. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

26.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности Администраций города, ее подразделений, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на государственное хранение.

До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архиве Администрации. Документы по личному составу хранятся в архиве Администрации 75 лет.

26.2. В своей практической деятельности архив Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации, актами Администрации области, Положением об архиве Администрации.

26.3. Архив Администрации хранит документы городской Администрации, ее подразделений и организаций-предшественников.

26.4. В архив Администрации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

26.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описям или номенклатурам дел.

26.6. Передача дел в архив Администрации осуществляется по графику, составленному специалистом по архиву, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному заместителем Главы Администрации - управляющим делами.

Прием каждого дела производится специалистом по архиву в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в него, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество, фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста по архиву и лица, передавшего дела.

Если отдельные дела необходимо оставить в подразделении для текущей работы, архив Администрации оформляет выдачу дел во временное пользование.

Приложение N 1. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых ставится круглая гербовая печать Администрации города

Приложение N 1


ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится круглая гербовая печать Администрации города


Протоколы.

Документы финансово-хозяйственной деятельности.

Доверенности.

Карточки с образцами подписей.

Титульные списки строек.

Документы на финансирование строительства.

Договоры долевого участия.

Лицензии.

Трудовые книжки и т.д.

Приложение N 2.

Приложение N 2

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)

На основании распоряжения Администрации города N 2141 - р от 26.06.2001 "Об утверждении Положений о Почетной грамоте, Благодарности, Благодарственном письме и Приветственном адресе Администрации города", руководствуясь ст. 37, 40 Устава города, за большую и качественную работу по подготовке образовательных учреждений к началу нового учебного года, за личный вклад в развитие системы образования города наградить Почетной грамотой Администрации города с вручением денежной премии в размере 5 МРОТ за счет средств соответствующего образовательного учреждения:

ЗУЕВУ Нину Петровну, должность

ДЬЯКОНОВУ Наталью Николаевну, должность

Основание: ходатайство управления образования города Пскова от 22.08.2005 N 468.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)


Мэр города М.Я. Хоронен

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)


Проект распоряжения вносит:

Заведующий организационным отделом

А.М. Сафронова


Согласовано:

Заместитель Главы Администрации

Н.И. Михайлов

Заместитель Главы Администрации- управляющий делами

В.С. Стрижов

Председатель административно-правового комитета

Д.В. Малышев


Приложение N 3. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих утверждению

Приложение N 3


ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению


Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, подрядах, материальной ответственности и т.д.).

Задания (на капитальное строительство, заявки на оборудование, на проведение технических работ и т.д.).

Инструкции (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы муниципальных предприятий и учреждений.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 4. ПОЛОЖЕНИЕ о подразделении Администрации города Пскова (примерный вариант)

Приложение N 4


УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации города
от _____ N _________

ПОЛОЖЕНИЕ

о подразделении Администрации города Пскова
(примерный вариант)


1. Общие положения.

1.1. Название подразделения.

1.2. Правовой статус подразделения.

1.3. Порядок создания подразделения.

1.4. Какими нормативными актами руководствуется в работе.

1.5. Подчиненность и подотчетность.

2. Основные задачи.

Основными задачами подразделения являются:

2.1. проведение.....

2.2. координация...

2.3. контроль ...

2.4. привлечение ...

и т.д.

3. Функции (всесторонняя характеристика деятельности подразделения для реализации задач)

Основными функциями подразделения являются:

- организация

- участие

- рассмотрение

- координация работ

- стимулирование

- разработка, оформление, обеспечение использования и т.д.

4. Права и обязанности.

4.1. Для выполнения возложенных задач подразделение наделяется следующими правами:

- запрашивать и получать

- давать разъяснения

- привлекать

- принимать решения

- информировать

- создавать

- формулировать

- выдавать

- осуществлять и т.д.

4.2. Обязанности подразделения (официальные действия, возложенные на подразделение, безусловные к выполнению), например: сохранение конфиденциальности сведений, выполнение указаний и поручений руководителей и т.д.

5. Руководство. (в данном разделе устанавливается наименование должности руководителя, осуществляющего непосредственного руководство деятельностью подразделения, порядок его назначения и освобождения от должности; требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы. Отдельным пунктом закрепляется наличие заместителя, а также обязанности руководителя, его права и ответственность).

6. Структура.

7. Ответственность.

8. Взаимоотношения. Связи.

(данный раздел отражает наличие и характер взаимосвязей подразделения с другими подразделениями, возникающих в ходе выполнения задач и функций, их взаимные обязательства).

9. Заключительные положения (вопросы реорганизации и ликвидации подразделения).

Наименование должности руководителя подразделения

подпись

расшифровка подписи

Согласовано: Заместитель Главы Администрации

подпись

расшифровка подписи

Заместитель Главы Администрации - управляющий делами

подпись

Расшифровка подписи


Приложение N 5. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Приложение N 5


УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
_______________________
"____"_____________200 ___г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(примерный вариант)

____________________________________________________
(занимаемая должность муниципального служащего)
__________________________________________________

1: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Муниципальный служащий _________________________________________________________________

назначается на должность (указать, какую) _______________________________________________________

1.2. Подчиняется (кому?): _____________________________________________________________________

1.3. Руководствуется _________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
(какими документами)
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

__________________________________________________________________________________________

(должность)


2.1. Должен знать (указать конкретно, что)
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

2.2. Должен иметь __________________________________________________________________________

(указать квалификационные требования к указанной должности

_________________________________________________________________________________________

в соответствии с Законом области "О муниципальной службе в Псковской области),

_________________________________________________________________________________________

другими нормативными актами)

3. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

__________________________________________________________________________________________

(указать конкретно, чем должен заниматься муниципальный служащий)

__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

4. ПРАВА

___________________________________________________________________________________________

(указать, какими правами обладает муниципальный служащий, в т.ч. в соответствии

__________________________________________________________________________________________

с Законом муниципальной службы в области, другими (по роду своих обязанностей)

__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

__________________________________________________________________________________________

(указать, какую ответственность несет муниципальный служащий за неисполнение

__________________________________________________________________________________________

своих обязанностей, за допущенные проступки (в соответствии с Законом

__________________________________________________________________________________________

о муниципальной службе в области, трудовым кодексом РФ)

__________________________________________________________________________________________

Руководитель подразделения

подпись

расшифровка подписи

Ознакомлен: должность

Подпись

расшифровка подписи


Приложение N 6. ПРОТОКОЛ

Приложение N 6

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПСКОВА

Управление культуры

ПРОТОКОЛ


09.08.2005 N 14

Заседания коллегии
управления культуры
Администрации города

Председатель - Фамилия. И.О.

Секретарь - Фамилия. И.О.

Присутствовали: Фамилия. И.О. членов коллегиального органа

ПОВЕСТКА ДНЯ


1. О проекте плана мероприятий.

Доклад начальника управления культуры Администрации города Тесленко Ф.Д.

1. СЛУШАЛИ

Ф.Д. Тесленко - Запись доклада или (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ

Ф.И.О. - Запись выступления (текст выступления прилагается).

РЕШИЛИ

1. Утвердить ...

2. Доработать …

Председатель

подпись

И.О. Фамилия

Секретарь

подпись

И.О. Фамилия


Приложение N 7. ПЛАН работы комитета городского хозяйства Администрации города Пскова на 4 квартал 2005 года

Приложение N 7


УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
Администрации города
_____________ И.О. Фамилия
"___"_____2005 г.

ПЛАН

работы комитета городского хозяйства Администрации города Пскова на 4 квартал 2005 года

Наименование мероприятий

Срок исполнения

Исполнитель

Примечание


Председатель комитета И.О. Фамилия

Дата


Исп.

т. 162090

Примечание. При оформлении таблицы допускается уменьшение типовых размеров верхнего и нижнего полей, но не менее 1,5 см

Приложение N 8. ОТЧЕТ о проделанной работе за 3 квартал 2005 года

Приложение N 8

УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
Администрации города
_____________ И.О. Фамилия
"___"_____2005 г.



ОТЧЕТ
о проделанной работе за 3 квартал 2005 года

Наименование мероприятий

Отметка о выполнении (невыполнении)

Причины невыполнения


__________________________________

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)


Начальник управления И.О. Фамилия

Дата


Исп.
162490

Приложение N 9. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Приложение N 9

Администрация города Пскова
Управление культуры

Заместителю Главы Администрации

_____________N____

И.О. Фамилия


ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


О необходимости увеличения
Штатной численности отдела

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)

Текст


Начальник управления И.О. Фамилия

Приложение N 10. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации в канцелярии Администрации города

Приложение N 10


ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации в канцелярии Администрации города


1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме присланных из вышестоящих организаций.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Программы совещаний, конференций.

6. Рекламные извещения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

9. Бухгалтерские документы.

10. Печатные издания (газеты, журналы, бюллетени, брошюры, рекламные издания).

11. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

12. Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой "Лично".

Приложение N 11. РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение N 11

Администрация города Пскова


РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Город (откуда)

2. Организация

3. Адрес

Регистрационный номер

Дата регистрации



4. Номер исх.

5. Дата исх.

6. Краткое содержание

7. Руководитель

8. Примечание
Ответ на письмо:



Регистрационный номер
Дата регистрации

Списано в дело __________________







Приложение N 12. Форма номенклатуры дел подразделения

Приложение N 12

Форма номенклатуры дел подразделения

Наименование
подразделения

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель структурного
подразделения (органа управления)
подпись, инициалы, фамилия, дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________________
(место составления)
на __________год


______________________________________________
(название раздела)

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения (тома, части) и N статей по перечню)

Примечание

1

2

3

4

5


Наименование должности ответственного за делопроизводство

подпись

инициалы, фамилия


Дата

Приложение N 13. ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в структурном подразделении

Приложение N 13

Форма итоговой записи
к номенклатуре дел
подразделения


ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в структурном подразделении

По срокам хранения

Всего

в том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4


постоянного

временного
(свыше 10 лет)

временного
(до 10 лет включительно)

ИТОГО:
_______________________________________________________

Наименование должности ответственного за делопроизводство

подпись

инициалы, фамилия



Дата

Приложение N 14. Форма номенклатуры дел Администрации города

Приложение N 14

Форма номенклатуры дел
Администрации города

Наименование
подразделения

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель структурного
подразделения (органа управления)
подпись, инициалы, фамилия, дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________________
(место составления)
на __________год

______________________________________________
(название раздела)

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения (тома, части) и N статей по перечню*)

Примечание

1

2

3

4

5


Заведующий организационным отделом подпись инициалы, фамилия

Итоговая запись о категории и количестве заведенных дел (см. приложение N 13)

Дата

Специалист по архиву

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Администрации города

________ N __________

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного управления Администрации области

________ N __________


* название перечня и его выходные данные

Приложение N 15. ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ о категориях и количестве дел, заведенных в __________году в Администрации города

Приложение N 15

(ведется в конце номенклатуры дел)

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в __________году в Администрации города

По срокам хранения

Всего

в том числе





переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4


постоянного

временного
(свыше 10 лет)

временного
(до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Заместитель Главы Администрации управляющий делами

подпись

инициалы, фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения

Дата

подпись

инициалы, фамилия


Приложение N 16. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 16

Форма акта о выделении к
уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Наименование Администрации города
Наименование структурного подразделения

АКТ
________N___________
(место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя структурного подразделения Администрации города


подпись инициалы, фамилия


О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Согласно номенклатуры дел Администрации города (структурного подразделения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы, срок хранения которых истек:

N п/п

Заголовок дела

Дата дела

Количество дел (томов)

Сроки хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6


ИТОГО: отобрано и уничтожено _______________ дел за
(цифрами и прописью)

__________________ годы

Экспертная комиссия

подпись

инициалы, фамилия


Приложение N 17. Форма листа - заверителя дела

Приложение N 17

Форма листа - заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА __________________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано______________________
(цифрами и прописью листа (ов)


В том числе: литерные листы _______________________________
пропущенные номера _______________+ листов внутренней
описи __________________________________________________
_______________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел

Номера листов

1

2


Наименование должности составившего заверительную надпись

подпись

инициалы, фамилия



Дата


Приложение N 18. Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 18


Форма внутренней описи документов дела


ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _________

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6


ИТОГО _______________________документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________
(цифрами и прописью)

Наименование должности составившего внутреннюю опись документов дела

подпись

инициалы, фамилия



Дата

Приложение N 19. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 19


Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Д. N

Оп. N

ф. N


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(наименование Администрации города и структурного подразделения)

Дело N _____ том N __________________

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(заголовок дела)

_________________
(дата)

на ________листах
Хранить _________

ф. N______
Оп. N ____
д. N_____
______________________________________________________________________

Приложение N 20. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения Администрации города

Приложение N 20


Форма годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения Администрации города

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного подразделения
Администрации города
подпись инициалы, фамилия


Дата

Фонд N __________
Опись N __________________
дел постоянного хранения
за _________________год

_____________________________________________________________________
(наименование раздела структурного подразделения Администрации города)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Примечание

1

.2

3

4

5

6


В данный раздел описи внесено _______________________ дел
(цифрами и прописью)

с N _________________по N ______________, в том числе:
литерные номера
пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

подпись

инициалы, фамилия

Специалист по архиву (лицо, ответственное за архив или делопроизводство)

Дата

подпись

инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК архива
Администрации города
___________N_________


Приложение 21.

Приложение 21

(Приложение 21 дополнительно включено распоряжением Администрации города от 29.08.2006 N 2199-р)

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)




Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Редакция документа подготовлена Псковским
представительством "Кодекс"

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)

Название документа: Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города (с изменениями на 29 августа 2006 года)

Номер документа: 3122-р

Вид документа: Распоряжение Администрации г. Пскова Псковской области

Принявший орган: Администрация г.Пскова Псковской области

Статус: Действующий

Дата принятия: 22 сентября 2005

Дата начала действия: 22 сентября 2005
Дата редакции: 29 августа 2006