АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПСКОВА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 сентября 2005 года N 3122-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города
(с изменениями на 29 августа 2006 года)
_________________________________________________________________
Текст документа с изменениями, внесенными:
распоряжением Администрации города от 29.08.2006 N 2199-р.
__________________________________________________________________
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, создания единой системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, руководствуясь ст. 40 Устава города Пскова:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города.
2. Требования инструкции считать обязательными для соблюдения сотрудниками структурных подразделений, и органов управления Администрации города.
3. Считать утратившим силу распоряжение Администрации города от 03.03.2003 N 791-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города".
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации - управляющего делами Администрации города Стрижова В.С.
Мэр города М.Я. Хоронен
Утверждена
распоряжением Администрации города Пскова
от 22.09.2005 N 3122-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Администрации города Пскова
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами в структурных подразделениях и органах управления Администрации города (далее - подразделениях Администрации).
1.2. Вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации, требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, а также Регламентом и распоряжениями Администрации города и настоящей Инструкцией.
1.3. Инструкция по делопроизводству Администрации города определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования, контроля исполнения, хранения и использования документов.
1.4. В инструкции сформулированы современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов.
1.5. Применение Инструкции должно способствовать формированию официального и делового стиля документов в Администрации города, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
1.6. Положения Инструкции распространяются на делопроизводство и организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютерной техники, копировальных и печатных устройств.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы в подразделениях Администрации, методическое руководство этой работой возлагается на заместителя Главы Администрации - управляющего делами. Он организует систематические проверки состояния делопроизводства.
1.8. Ответственность за организацию и ведение делопроизводство в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения Администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.
Работники подразделений Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. В случае утраты документов немедленно докладывается руководителю подразделения и заместителю Главы Администрации - управляющему делами.
При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения Администрации передаются другому работнику.
1.9. В Администрации города применяется централизованная система делопроизводства, при которой прием почты, регистрация, первичное распределение, доставка по подразделениям Администрации, оформление, рассылка, формирование дел производятся организационным отделом Администрации.
1.10. Вновь принятые работники знакомятся в отделе кадровой политики Администрации с настоящей Инструкцией, Регламентом, со структурой Администрации, а также на своих рабочих местах с положениями о подразделении и должностными инструкциями.
1.11. Передача работникам других организаций служебных документов, их копий допускается только по указанию (разрешению) руководителей Администрации города.
Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется комитетом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью Администрации города.
2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Служебные документы условно подразделяются на следующие группы:
организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (решения, постановления, распоряжения, приказы); справочно-информационные (письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, телеграммы).
2.2. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с вычислительной техники, качество документов как источников информации.
2.3. Оформление реквизитов документов.
герб города Пскова;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа;
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект".
2.3.1. Изображение герба города Пскова помещается на верхнем поле распорядительных документов и служебных писем.
2.3.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне.
Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.
2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствие - полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
2.3.7. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.3.8. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.
2.3.9. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией с корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.3.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунову
или
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Псковской области
