5.1. В исполнительных органах власти области документы оформляются на бланках установленной формы.
5.2. Постановления и распоряжения Губернатора области и Правительства области, а также письма Губернатора области и членов Правительства области оформляются на бланках установленной формы.
5.3. Создание документов, адресованных в государственные органы Российской Федерации, государственные органы Мурманской области и иные организации за подписью Губернатора области или членов Правительства области, осуществляется непосредственно в исполнительных органах власти области с соблюдением всех требований, предъявляемых настоящим Регламентом к оформлению документов.
5.4. Документы имеют юридическую силу при наличии следующих реквизитов: наименования органа, наименования вида документа, заголовка, даты, регистрационного номера, текста, подписи, фамилии исполнителя. Финансовые документы должны иметь реквизиты, установленные законодательством.
5.5. Заголовок должен быть кратким и емким, точно отражать содержание документа, грамматически согласован с названием документа. Например: постановление, письмо (о чем?), протокол (чего?).
5.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата принятия решения.
Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами цифр, год - четырьмя цифрами. Например: 05.12.2002.
Датой совместного документа является наиболее поздняя дата его подписания.
5.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением.
Индексы исполнительных органов власти области прилагаются (приложение № 1).
Регистрационный номер совместного документа формируется из номеров каждого из органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
5.8. Текст документа излагается четко, логично, кратко. При первичном упоминании предприятий, организаций и учреждений в тексте воспроизводится их полное наименование, в последующем могут использоваться общепринятые сокращения и аббревиатуры.
5.9. В реквизит подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и её расшифровка.
Наименование должности лица может не указываться при исполнении документа на одном листе и использовании бланка соответствующего должностного лица.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не допускается.
5.10. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указываются на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа служебного письма.
5.11. Документы, касающиеся финансовых обязательств Мурманской области (кредиты, гарантии, залоги и т.д.), принимаются и оформляются в порядке, установленном гражданским, бюджетным законодательством и иными правовыми актами Российской Федерации и Мурманской области.
5.12. Для оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.
5.13. Согласование оформляется путем визирования документа должностными лицами.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего.
5.14. Визы проставляются:
а) на листе согласования к данному документу;
б) ниже реквизита "Подпись" на последнем листе копии отправляемого документа (письма).
5.15. Замечания и дополнения к проекту документа излагают на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: "Замечания прилагаются".
5.16. Документы, направляемые в Мурманскую областную Думу, подлежат обязательному согласованию в департаменте законопроектной деятельности и реформы местного самоуправления Мурманской области.
5.17. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, проектах других служебных документов, не подлежит разглашению.
Работники исполнительных органов власти области, допустившие разглашение служебной информации, несут ответственность в соответствии с законодательством.