МЭР САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 11 февраля 1994 года N 125-р

Об утверждении Временной инструкции
по делопроизводству и организации
документооборота в мэрии Санкт-Петербурга

____________________________________________________________________________________
Утратило силу  с 1 июля 1998 года
на основании приказа губернатора Санкт-Петербурга
от 6 июля 1998 года N 48-п.
____________________________________________________________________________________

В целях совершенствования организации работы с документами:

1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству и организации документооборота в мэрии Санкт-Петербурга согласно приложению.

2. Секретариату мэрии ознакомить руководителей структурных подразделений мэрии с Инструкцией и обеспечить контроль за ее соблюдением.

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии.

Первый заместитель мэра
                         Д.В.Сергеев

УТВЕРЖДЕНО
распоряжение мэра
от 11.02.94 N 125-р

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству и организации документооборота
в мэрии Санкт-Петербурга

1.  Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и печатание документов, порядок работы с документами и письмами граждан в мэрии, контроль за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатур и формирования дел, подготовки документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот мэрии. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, на своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами на организационно-распорядительные документы, правилами и нормами, установленными законодательством в части, относящейся к организации работы с документами, Временным регламентом работы мэрии Санкт-Петербурга.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию системы делопроизводства в аппарате мэрии и иных ее структурных подразделениях, местных администрациях.

1.4. Комитеты и иные структурные подразделения мэрии могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других нормативно-методических документов, если они не противоречат настоящей Инструкции. Инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями комитетов (подразделений).

1.5. Положения данной Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники.

1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате мэрии, ее структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые, как правило, определяют ответственного за ведение делопроизводства. Функции ответственного за ведение делопроизводства определяются должностной инструкцией.

1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований данной Инструкции возлагается на секретариат мэрии.

1.8. В мэрии устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой

централизованно:

в секретариате мэрии ведется организационно методическая работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов поручений по исполнению документов, адресованных мэру, первым заместителям и заместителям мэра;

в протокольном секторе секретариата мэрии осуществляется регистрация и выпуск правовых актов мэрии;

в секторе служебной корреспонденции отдела делопроизводства секретариата мэрии осуществляется прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных мэру, первым заместителям (заместителям) мэра, справочная работа;

в секторе писем Комитета по обращениям и жалобам мэрии осуществляется делопроизводство по письмам граждан;

в Юридическом комитете мэрии ведется работа по подготовке поручений комитетам и другим структурным подразделениям мэрии по исполнению правовых актов вышестоящих органов, поступающих в мэрию;

в секторе контроля секретариата мэрии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению поручений мэра, первых заместителей и заместителей мэра, планов работ мэрии, правовых актов мэрии и их подготовке;

в отделе координации и контроля секретариата мэрии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению отдельных поручений мэра;

в приемной мэрии ведется делопроизводство по обращениям граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

децентрализованно:

в структурных подразделениях мэрии осуществляется регистрация, рассмотрение, справочная работа по документам, адресованным в эти подразделения непосредственно.

1.9. Требования настоящей Инструкции распространяются на все служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны для сотрудников мэрии. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

1.10. Сотрудники мэрии несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.

1.11. Передача документов и их копий из подразделений мэрии работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.

1.12. Неоднократное грубое нарушение требований данной Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника мэрии.

2. Подготовка служебных документов.
общие требования к оформлению документов

2.1. Документы, подготавливаемые в мэрии, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

2.2. Документы в мэрии должны оформляться на бланках определенного образца, изготовленных типографским способом.

2.2.1. Макеты бланков организационных и правовых актов мэрии разрабатываются секретариатом мэрии и представляются на утверждение мэра, руководителя аппарата мэрии.

Макеты бланков структурных подразделений мэрии разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их руководителями.

При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), А6 (105x148 мм). В мэрии используются бланки трех видов документов: организационных и правовых актов (формат А4) (приложения N 3, 4), писем (формат А4, А5) (приложения N 1, 2), резолюций (формат А6) (приложение N 5).

2.2.3. В аппарате мэрии Санкт-Петербурга применяются следующие утвержденные бланки для писем:

мэра;

первых заместителей мэра;

заместителей мэра;

структурных подразделений аппарата мэрии (секретариата мэрии, управления делами мэрии и др.).

2.2.4. Рекомендуется не применять бланки для ведения "внутренней" переписки. "Внутренней" считается переписка между структурными подразделениями аппарата мэрии, а также между должностными лицами названных структур.

2.2.5. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации. Использование ксерокопий бланков мэрии запрещено.

2.2.6. При объеме исходящих документов менее 200 в год типографские бланки допускается заменять резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должно соответствовать требованиям действующих государственных стандартов.

2.2.7. Указываемое в бланках наименование органа (должностного лица) - автора документа должно соответствовать наименованию, установленному соответствующим правовым актом.

2.3. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также машинной обработке информации.

2.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата документа, индекс, текст, подпись. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

2.5. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках мэрии.

2.6. Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, приказ, справка и т.д.), кроме служебных писем, печатается прописными буквами.

2.7. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля (О-е положение табулятора).

Например:

О строительстве жилого дома

2.8. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата его подписания либо утверждения или составления. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: дату 1 апреля 1993 г. следует оформить: 01.04.93.

В текстах документов мэрии, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (1 апреля 1993 г.).

2.9. Индекс документа - это порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем и иной служебной корреспонденции это входящий или исходящий номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

2.10. На отправляемых документах указывается реквизит "адресат". Документы адресуются предприятиям (учреждениям, организациям) или конкретному должностному лицу.

Например:          Николаевский судостроительный

                                   завод

                                  Отдел кадров

   или:                       Николаевский судостроительный

                                  завод

                                 Начальнику механического цеха

                                 Иванову И.Т.

2.10.1. При адресовании документа руководителю предприятия (учреждения, организации) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:             Директору  Николаевского

                                        судостроительного завода

                                        Павлову Н.П.

Наименования должностей в реквизите "адресат" не сокращаются.

2.10.2. Если документ отправляется нескольким однородным адресатам, то следует указать обобщенно.

Например:                Руководителям предприятий,

                                          учреждений и организаций

2.10.3. При направлении документа в один адрес документ готовится в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, оформляется, как правило, не на бланке и при отправке оригинала адресату остается в деле (в секторе служебной корреспонденции, секторе писем, другом структурном подразделении).

2.10.4. Если документ адресуется нескольким разнородным адресатам, но не более чем четырем, они все указываются в документе (один под другим) без слова "копия". Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресов + один. Все экземпляры адресатам оформляются на бланках. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ вне значимости остальных адресатов: основному адресату направляется первый экземпляр документа, остальным - его копии.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки: на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресата.

2.10.5. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес, в частности, он обязательно должен быть указан, если документ посылается по почте и не известен экспедиции, осуществляющей отправку корреспонденции.

Почтовый адрес в данном случае указывается под наименованием адресата.