ГУБЕРНАТОР ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 29 июля 1997 года N 440-р

Инструкция по делопроизводстау

Признано утратившим силу распоряжением Губернатора Тюменской области от 04.04.2002 N 210-р (НГР: ru72000200200350)

В редакции распоряжений Губернатора Тюменской области

от 26.03.2001 N 148-р (НГР: ru72000200100299)

от 08.05.2001 N 255-р (НГР: ru72000200100161)

Губернатор области Л.Ю.РОКЕЦКИЙ

Утверждена

Распоряжением

Губернатора Тюменской области

от 29 июля 1997 г. N 440-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) В АДМИНИСТРАЦИИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Администрации Тюменской области в процессе осуществления ею своих функций по обеспечению деятельности Губернатора области.

Инструкция определяет основные правила подготовки оформления и прохождения документов несекретного характера.

Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, распорядительными документами Губернатора области, Положением об аппарате Губернатора области, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

1.2. Инструкция ориентирована на использование во всех подразделениях Администрации области.

1.3. Организацию и совершенствование системы делопроизводства на основе применения современной вычислительной, копировально - множительной, машинописной техники, методическое руководство службами делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Администрации осуществляет Управление делопроизводства и информатизации Администрации области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции, правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

1.5. Ведение делопроизводства в подразделениях Администрации осуществляется лицами, назначенными руководителями соответственных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, обязанности которых должны быть отражены в должностных инструкциях.

1.6. При работе с документами, поступившими в Администрацию, не допускается:

- утеря документов;

- внесение в них исправлений;

- повторная регистрация;

- работа с ними вне служебных помещений;

- разглашение содержащихся в них сведений конфиденциального характера;

- передача работникам сторонних организаций.

1.7. Работники Администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции.

При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника Управления делопроизводства и информатизации.

1.8. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен передать числящиеся за ним документы своему "правопреемнику", с обязательной пометкой о передаче в регистрационно-контрольных карточках, или при отсутствии такового лица в службу делопроизводства подразделения.

1.9. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

1.10. В подразделениях Администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы делопроизводства.

2. Прием, регистрация и направление поступающих документов

2.1. Документы, поступающие в адрес Администрации области, принимаются, учитываются и регистрируются (в централизованном порядке) канцелярией Управления делопроизводства и информатизации.

2.2. Подразделения Администрации, департаменты и комитеты регистрируют адресованные им документы самостоятельно службами делопроизводства.

2.3. Телефонограммы в адрес Губернатора области, его заместителей принимаются работниками их приемных. в адрес руководителей подразделений - работниками этих подразделений.

2.4. При приеме и первичной обработке поступающих документов производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и наличия вложений.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы возвращаются отправителю сотрудниками службы делопроизводства, осуществляющими первичную обработку корреспонденции.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов (отдельных листов) или приложений к ним составляется акт (приложение 1) в трех экземплярах: первый остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.6. Поступающие документы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 2).

Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и имеющие установленные реквизиты оформления (наименование либо бланк организации или должностного лица, направивших документ, номер и дату документа, адрес, подпись или заменяющий ее оттиск печати).

2.6. В службе делопроизводства документ регистрируется в автоматизированной системе документооборота, включающей в себя все имеющиеся на документе реквизиты, краткую аннотацию его содержания, сведения о направлении документа, о полученных по нему резолюциях руководства.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы документооборота не более 5 лет.

При регистрации документов проставляется регистрационный штамп в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу отдельно не регистрируются) с присвоением документу регистрационного номера (порядковый номер поступления в течение календарного года).

Регистрационный штамп содержит:

- наименование организации "Администрация Тюменской области";

- регистрационный номер;

- дату обработки документа.

2.7. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются работниками службы делопроизводства по назначению, в день их поступления в соответствии с распределением обязанностей между руководством Администрации, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам структурных подразделений.

Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в службу делопроизводства.

После рассмотрения руководством Администрации, документ возвращается в канцелярию, где в компьютер вносятся: фамилия исполнителя, текст резолюции и сроки исполнения, после чего документ с регистрационно-контрольной карточкой передается исполнителю, один экземпляр карточки остается в канцелярии. (Приложение 3).

Без предварительного рассмотрения и регистрации передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или должностному лицу, указанному на конверте.

2.8. Помощники и консультанты Губернатора и Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей, руководителя аппарата и управляющего делами не реже двух раз в день должны забирать почту из канцелярии, обеспечивая их учет и контроль, занося в базу данных компьютера, в журнал или карточки.

2.9. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководства не допускается.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник остается в канцелярии.

На документах, подлежащих возврату в канцелярию, ставится штамп "подлежит возврату".

2.10. Правительственные документы, доставленные через фельдъегерскую службу, принимаются зав. канцелярией или ведущим специалистом под расписку с отметкой в реестре.

2.11. Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, законодательные акты Государственной Думы и Совета Федерации РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, поступающие в канцелярию, передаются для регистрации и дальнейшей работы специалисту Управления делопроизводства и информатизации, работающему с правительственной почтой.

2.12. Проекты областных законов и решения областной Думы регистрируются специалистом, работающим с правительственной почтой, и передаются для работы в Департамент общей политики.

2.13. Поручения Губернатора и его заместителей регистрируются помощниками (консультантами) в журналах регистрации. Поручения заместителей Губернатора имеют самостоятельные регистрационные номера, которые дополняются инициалами имени и фамилии.

2.14. Договоры, соглашения, заключенные между Администрацией области и предприятиями различных ведомств Российской Федерации, зарубежных стран, регистрируются в службе руководителя аппарата Губернатора области.

2.15. Приказы на командировки и командировочные удостоверения регистрируются в отделе кадровой политики по подписанию их руководителем аппарата Губернатора. Копии приказов направляются в бухгалтерию Администрации.

2.16. Документы по вопросам, относящимся к компетенции комиссий, советов при Губернаторе, направляются в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты).

2.17. Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации, направляются непосредственно руководителям соответствующих структурных подразделений.

Переписка между структурными подразделениями ведется без регистрации документов в канцелярии Администрации.

2.18. Зарегистрированные документы доставляются адресатам под роспись курьером канцелярии.

3. Организация работы с документами в структурных подразделениях

3.1. Все документы, в соответствии с листом рассылки, в том числе документы с поручениями Губернатора, его заместителей направляются для исполнения в структурные подразделения только через службу делопроизводства (канцелярию).

3.2. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое в случае переадресования производится через канцелярию с внесением соответствующих пометок в электронную базу данных по договоренности между руководителями структурных подразделений с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.

3.3. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов, зарегистрированных службой делопроизводства, осуществляются специалистами, секретарями приемных руководителя данного структурного подразделения.

Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке регистрироваться специалистами, секретарями приемных руководителя подразделения.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении фиксируются как в электронной базе данных, так и в журнале регистрации поступивших документов.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.

3.4. Учет поступивших в структурные подразделения копий федеральных законов, актов палат Федерального Собрания РФ, указов и других актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства РФ, постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений областной Думы ведется в журналах установленной формы.

Ознакомление сотрудников структурных подразделений с этими документами производится специалистами, секретарями руководителей структурных подразделений.

3.5. Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов.

Поручение исполнителю дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилию исполнителя, указание о порядка и характере исполнения документов, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документа производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

Поступившие в подразделения федеральные законы, указы и другие акты Президента Российской Федерации, постановления Правительства РФ, Государственной Думы с поручением Губернатора, его заместителей рассматриваются руководителями структурных подразделений незамедлительно.

3.6. Специалист по делопроизводству, секретарь руководителя структурного подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения, со сведениями, занесенными в журналы регистрации или электронную базу данных подразделения, и докладывает руководителю подразделения о состоянии работы с документами.

Сведения о документах, занесенных в журналы регистрации или электронную базу данных структурного подразделения, хранятся в подразделении не более 5 лет.

3.7. Исполненные в установленный срок документы передаются исполнителями специалисту по делопроизводству, (секретарю) руководителя структурного подразделения для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

4.1. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дату, индекс, визы, подпись.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документов, его обработка и т.д.