• Текст документа
  • Статус
Действующий

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ИННОВАЦИОННЫХ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 мая 2012 года N 8

Об информационной системе "Электронная почта"


В целях обеспечения оперативного обмена служебной информацией и упорядочения использования электронной почты ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Ввести в промышленную эксплуатацию информационную систему "Электронная почта".

2. Утвердить Регламент работы информационной системы "Электронная почта" согласно приложению.

3. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Рязанской области и органам местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области использовать информационную систему "Электронная почта" в соответствии с утвержденным Регламентом.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя министра О.В.Лобана.

Министр О.В.ЕВСЕЕНКОВ

Приложение. РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА"

Приложение

к Постановлению

министерства промышленности,

инновационных и информационных

технологий Рязанской области

от 15 мая 2012 г. N 8

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА"

1. Общие положения


1.1. Настоящий регламент работы информационной системы "Электронная почта" (далее - Регламент) определяет порядок ее использования: исполнительными органами государственной власти Рязанской области (далее - ИОГВ) и их сотрудниками; органами местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями Рязанской области (далее - Организациями).

1.2. Для целей настоящего Регламента применяются следующие термины:

- почтовый клиент - программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере пользователя и предназначенное для приема, просмотра, создания и отправки электронных почтовых сообщений;

- электронное почтовое сообщение - сообщение, формируемое отправителем с помощью почтового клиента и предназначенное для передачи получателю посредством электронной почты;

- почтовый сервер - совокупность аппаратно-программных средств обработки и передачи электронных почтовых сообщений через локальные и глобальные телекоммуникационные сети;

- электронная почта - совокупность информационной системы "Электронная почта" (далее - ИС) и аппаратно-программного комплекса, состоящего из почтовых серверов, телекоммуникационных локальных и глобальных сетей, почтовых клиентов, специализированного программного обеспечения. Электронная почта позволяет обмениваться информацией без применения бумажных носителей;

- пользователи электронной почты - сотрудники ИОГВ, ИОГВ и Организации, получившие адреса электронной почты;

- логин - имя пользователя электронной почты, служащее для его аутентификации при регистрации на почтовом сервере;

- адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя электронной почты, записываемый в следующем виде: логин@ryazangov.ru. Адрес состоит из двух частей, разделенных символом "@". Левая часть указывает на имя почтового ящика и совпадает с логином пользователя электронной почты. Правая часть адреса указывает на почтовый домен;

- электронный почтовый ящик - пространство на почтовом сервере, используемое для ведения официальной и служебной переписки посредством электронной почты;

- оператор ИС - уполномоченный орган в области формирования информационно-телекоммуникационной инфраструктуры в Рязанской области (далее - Оператор);

- администратор ИС - организация, оказывающая услуги по администрированию и обслуживанию ИС (далее - Администратор);

- спам - массовая рассылка электронных почтовых сообщений на большое число адресов, содержащих рекламу или коммерческие предложения.

1.3. Под администрированием ИС понимается:

- регистрация и удаление адресов электронной почты по поданным заявкам;

- назначение паролей для доступа к электронным почтовым ящикам;

- обеспечение работоспособности технических средств и программного обеспечения электронной почты;

- обеспечение сохранности электронных почтовых сообщений путем архивирования и восстановления при сбоях;

- предотвращение утраты, искажения, подделки электронных почтовых сообщений;

- обеспечение конфиденциальности электронной почты;

- ведение в электронном виде единой адресной книги адресов электронной почты.

1.4. В единое адресное пространство ИС входят:

1.4.1. Доменное имя ryazangov.ru, принадлежащее уполномоченному органу в области формирования информационно-телекоммуникационной инфраструктуры в Рязанской области.

1.4.2. Официальные адреса электронной почты:

- официальные адреса электронной почты ИОГВ;

- официальные адреса электронной почты Организаций.

1.4.3. Служебные адреса электронной почты структурных подразделений и сотрудников ИОГВ (далее - служебные адреса).

1.5. Использование электронной почты допускается только для служебных целей.

1.6. Содержание информации, передаваемой в электронных почтовых сообщениях, не должно противоречить требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Ответственность за содержание передаваемой информации несут пользователи электронной почты.

1.7. Информация, отнесенная в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в установленном порядке к категории ограниченного доступа, посредством электронной почты не передается.

2. Порядок регистрации адресов электронной почты


2.1. В ИОГВ и Организациях определяется должностное лицо, ответственное за взаимодействие с Оператором и Администратором (далее - ответственное должностное лицо).

2.2. Ответственное должностное лицо формирует и передает Администратору заявки на:

- регистрацию, изменение, удаление официального адреса электронной почты и смену пароля по форме согласно приложению N 1;

- регистрацию, изменение, удаление служебных адресов, смену паролей по форме согласно приложению N 2.

2.3. Адреса электронной почты формируются ответственными должностными лицами с учетом требований ГОСТ 7.79-2000 "Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом".

2.4. Левая часть официального адреса электронной почты формируется из сокращенных названий ИОГВ и Организаций (при их наличии) или произвольно по согласованию с руководителями этих ИОГВ и Организаций.

2.5. Левая часть служебного адреса формируется:

- для структурного подразделения ИОГВ - из сокращенного названия подразделения (при его наличии) или произвольно по согласованию с руководителем этого подразделения;

- для сотрудника ИОГВ - из фамилии и инициалов сотрудника, которые добавляются через точку после фамилии.

2.6. Администратор в течение трех рабочих дней выполняет процедуры по регистрации адресов электронной почты и созданию электронных почтовых ящиков. В случае если регистрация адресов электронной почты по какой-либо причине не может быть выполнена, заявка через Оператора возвращается в ИОГВ, Организацию с описанием причины отказа в регистрации.

2.7. Пароли доступа к электронным почтовым ящикам выдаются Администратором ответственным должностным лицам под роспись.

2.8. Ответственное должностное лицо в трехдневный срок подает по соответствующей форме заявку Администратору:

- на смену паролей доступа к электронным почтовым ящикам в случаях компрометации и утери паролей;

- на удаление служебного адреса уволенного сотрудника.

3. Порядок приема, обработки и отправки электронных почтовых сообщений


3.1. Прием, обработка и отправка электронных почтовых сообщений с указанием официальных адресов электронной почты ИОГВ и Организаций осуществляются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.2. Прием, обработка и отправка электронных почтовых сообщений с указанием служебных адресов осуществляются сотрудниками ИОГВ, ответственными за ведение служебной переписки.

3.3. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства и служебной переписки, проверяют поступление электронных почтовых сообщений не реже восьми раз в день с интервалами не более 60 (шестидесяти) минут.

3.4. На официальный адрес электронной почты Правительства Рязанской области направляются электронные почтовые сообщения служебного характера только в адрес Губернатора Рязанской области или его заместителей.

3.5. На официальные адреса электронной почты центральных исполнительных органов государственной власти (далее - ЦИОГВ) и Организаций направляются электронные почтовые сообщения служебного характера только в адрес руководителей ЦИОГВ и Организаций или их заместителей.

3.6. Электронное почтовое сообщение, полученное на официальный адрес электронной почты ИОГВ или Организации, регистрируется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства. Дальнейшее движение электронного почтового сообщения определяется действующим порядком ведения делопроизводства.

3.7. Электронное почтовое сообщение, полученное на служебный адрес, регистрируется сотрудником, ответственным за ведение служебной переписки. Дальнейшее движение электронного почтового сообщения определяется действующим порядком ведения делопроизводства.

3.8. Отправка электронных почтовых сообщений осуществляется в соответствии с инструкциями по делопроизводству ИОГВ, Организаций.

3.9. С официального адреса электронной почты ИОГВ, Организации отправляются электронные почтовые сообщения по указанию руководителя ИОГВ, Организации или их заместителей.

3.10. Со служебного адреса электронные почтовые сообщения отправляются по указанию соответствующего руководителя или его заместителей.

3.11. К электронным почтовым сообщениям предъявляются следующие требования:

- размер не должен превышать 25 Мбайт;

- в графе "Тема" необходимо указывать адресата электронного почтового сообщения и заголовок текста.

4. Правила работы с электронной почтой


4.1. При использовании электронной почты запрещается:

- переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих электронных почтовых сообщений, полученных от неизвестных отправителей;

- указывать адрес электронной почты при регистрации в социальных сетях.

4.2. Файлы (несколько файлов) объемом более 1 Мбайта, отправляемые в составе электронных почтовых сообщений, подлежат обязательному сжатию (архивированию).

4.3. Размер электронного почтового ящика составляет 1 Гбайт.

4.4. Пользователи электронной почты не должны допускать заполнение электронного почтового ящика более чем на 90% от его размера. Устаревшие электронные почтовые сообщения должны удаляться из электронного почтового ящика.

4.5. Пользователи электронной почты должны подтверждать получение электронных почтовых сообщений с запросом отправителя "Уведомить о прочтении".

4.6. Допускается создание и хранение копий электронных почтовых сообщений локально на автоматизированных рабочих местах.

4.7. В целях обеспечения информационной безопасности Администратор обеспечивает:

- антивирусную проверку всех электронных почтовых сообщений;

- пометку "спама" среди всех электронных почтовых сообщений;

- защиту от несанкционированного доступа к ИС;

- осуществление еженедельного резервного копирования данных почтовых серверов;

- хранение резервных копий данных почтовых серверов не менее одного месяца.

4.8. Администратор ежемесячно представляет отчеты Оператору о поступивших заявках, зарегистрированных адресах электронной почты, свободном дисковом пространстве почтовых серверов.

5. Ответственность пользователей электронной почты


5.1. В случае выявления нарушений настоящего Регламента, Оператор по представлению Администратора направляет в соответствующий ИОГВ, Организацию информацию с описанием выявленных нарушений.

5.2. ИОГВ, Организация на основании информации, указанной в пункте 5.1 настоящего Регламента, проводит служебную проверку для установления обстоятельств нарушения, а также принимает меры по их устранению и предупреждению.

Приложение N 1. ЗАЯВКА N ____ на регистрацию, изменение, удаление официального адреса электронной почты и смену пароля

Приложение N 1

к регламенту

работы информационной

системы "Электронная почта"

Образец


Наименование исполнительного органа государственной власти или Организации

Телефон, факс, адрес места нахождения

Необходимая процедура (регистрация, изменение, удаление, смена пароля)

Старый адрес электронной почты

Новый адрес электронной почты

1

2

3

4

5


Ответственное должностное лицо:

_______________________________ ______________

Фамилия, инициалы Подпись

"____" _______________ 20___ г.

Руководитель исполнительного органа государственной власти (Организации):

_______________________________ ______________

Фамилия, инициалы М.П. Подпись

"____" _______________ 20___ г.

---------------------------------------------------------------------------

Заполняется ответственным сотрудником Администратора

Заявка принята: "___" ______________ 20___ г. Рег. N_____________

_______________________________ ______________

Фамилия, инициалы Подпись

Приложение N 2. ЗАЯВКА N ____ на регистрацию, изменение, удаление служебных адресов, смену паролей

Приложение N 2

к регламенту

работы информационной

системы "Электронная почта"

Образец


Наименование ИОГВ или фамилия, имя, отчество сотрудника

Наименование структурного подразделения ИОГВ или должность сотрудника

Телефон, факс, кабинет, адрес места нахождения

Необходимая процедура (регистрация, изменение, удаление, смена пароля)

Старый адрес электронной почты

Новый адрес электрон- ной почты

1

2

3

4

5

6


Ответственное должностное лицо:

_______________________________ ______________

Фамилия, инициалы Подпись

"____" _______________ 20___ г.

Руководитель исполнительного органа государственной власти:

_______________________________ _____________

Фамилия, инициалы М.П. Подпись

"____" _______________ 20___ г.

---------------------------------------------------------------------------

Заполняется ответственным сотрудником Администратора

Заявка принята: "___" ______________ 20___ г. Рег. N_______________

_______________________________ ______________

Фамилия, инициалы Подпись

Об информационной системе "Электронная почта"

Название документа: Об информационной системе "Электронная почта"

Номер документа: 8

Вид документа: Постановление Минпрома Рязанской области

Принявший орган: Минпром Рязанской области

Статус: Действующий

Опубликован: газета "Рязанские ведомости" N 89 от 22.05.2012
Дата принятия: 15 мая 2012

Дата редакции: 15 мая 2012