МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 14 января 1991 года N 21


Об утверждении "Правил составления и оформления
организационно-распорядительной документации"

В целях дальнейшего совершенствования и повышения качества работы с документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения СССР

приказываю:

1. Утвердить "Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации в Министерстве здравоохранения СССР" (приложение).

2. Начальникам Главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Минздрава СССР, генеральным директорам Всесоюзных объединений при Минздраве СССР обеспечить составление и оформление документов в соответствии с утвержденными Правилами.

3. Управлению делами (т.Пичугин) инструктировать вновь принимаемых в Министерство здравоохранения СССР сотрудников по вопросам работы с документами.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на Управление делами (т.Пичугин).

Министр                                                  И.Н.Денисов

Приложение
к приказу Минздрава СССР
от 14.01.91 N 21

Правила
составления и оформления организационно-
распорядительной документации в Министерстве
здравоохранения СССР

Правила разработаны для оказания практической помощи работникам центрального аппарата в повышении оперативности подготовки документов и в обеспечении единообразия в их оформлении.

Правила составлены на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам, необходимой для управления информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.

Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых Министерством или подразделениями центрального аппарата в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции Министерства или подразделения;

- порядком решения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими ведомствами, предприятиями и организациями.

Управленческая деятельность Министерства выражается посредством распорядительных документов.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство издает:

- приказы;

- решения (протоколы);

- указания (циркулярные и информационные письма);

- инструкции.

Министерство утверждает уставы или положения об учреждениях, их структурных подразделениях и вводит их в действие соответствующими распорядительными документами.

Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности Министерства являются:

- нормативные акты органов государственной власти и органов государственного управления;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Министерством возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "Совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Нормативно-распорядительные документы, поступающие в Министерство из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа из вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует для его выполнения разработки специальных мероприятий в отрасли.

2. Общие требования к составлению и
оформлению документов

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативности исполнения документов.

Документы должны оформляться на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).

ГОСТом установлены общий бланк и бланк для писем.

В Министерстве действует общий бланк, в котором типографским способом внесено название конкретного вида документа: приказ, указание, решение коллегии.

Бланк для писем Минздрава СССР применяется при подготовке документов за подписью министра и заместителей министра. Для писем, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, применяются бланки с указанием наименования структурного подразделения.

Для других документов используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа (протокол, докладная записка, справка и др.). Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.

Документы, подготовленные за подписями руководителей нескольких организаций, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

2.1. Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

ГОСТ 6.39-90 установил следующий максимальный состав реквизитов:

1 - государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлению его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

2.2. Текст.

Текст документов должен полно, конкретно, логически, последовательно и лаконично раскрывать освещаемые вопросы, исключать различные толкования, необходимость дополнительных заданий и соответствовать действующему законодательству.

При составлении текста документа рекомендуется:

заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении, если логическое ударение падает на объект действия;

использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему), если логическое ударение падает на само действие;

в распорядительных документах употреблять глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отменить" и т.д.);

заменять местоимения существительными, например: "Министерство здравоохранения СССР рассмотрело...", а не "Мы рассмотрели...";

использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, например:

приказываю (в приказе),

решили (в решении),

предлагаю, обязываю (в указании).

При подготовке служебных документов текст следует излагать от третьего лица (например, "Министерство считает возможным..."), или первого лица (например, "В целях координации... предлагаю...").

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указываются причины и основания для издания документа, во второй части излагается существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.

Документы, составленные на основании законов, указов, а также постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на соответствующий документ с указанием его наименования, даты и номера.

Текст документов разрешается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумерация которых производится только арабскими цифрами. Разделы, подразделы, пункты и подпункты разделяются между собой и заканчиваются точками.

Разделы обозначаются одним числом и имеют порядковые номера в пределах всего документа, например: 1; 2; 3.

Подразделы состоят из номера соответствующего раздела и номера подраздела, нумеруемого в пределах каждого раздела, например: 1.1; 1.2.

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и  «Техэксперт»