МИНИСТЕРСТВО ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И
ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 1 октября 1993 года N 193


Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства
в центральном аппарате Министерства охраны окружающей
среды и природных ресурсов Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Госкомэкологии России
от 20 марта 1998 года N 164
____________________________________________________________________

В целях создания единой системы делопроизводства, упорядочения работы с документами, совершенствования документирования организационной деятельности аппарата управления и повышения исполнительской дисциплины в центральном аппарате Министерства приказываю:

1. Утвердить согласованную с Роскомархивом Инструкцию по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации и ввести ее в действие с 1 октября 1993 г.

2. Главному организационно-распорядительному управлению (Касумян) в недельный срок разработать план проведения занятий с руководителями и специалистами структурных подразделений по изучению настоящей Инструкции в IV квартале 1993 г.

3. Руководителям структурных подразделений Министерства в месячный срок ознакомить всех сотрудников с настоящей Инструкцией и обеспечить организацию работы с документами в строгом соответствии с утвержденной Инструкцией.

4. Возложить персональную ответственность за несоблюдение норм и правил, утвержденных настоящей Инструкцией, на руководителей структурных подразделений.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Главного организационно-распорядительного управления Касумян Е.В.

ИНСТРУКЦИЯ
по ведению делопроизводства в центральном аппарате
Министерства охраны окружающей среды и природных
ресурсов Российской Федерации

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Документация Министерства     

3. Правила составления и оформления служебных

        документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

3.2. Бланки документов

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение государственного герба

3.3.2. Наименование организации - автора документа

3.3.3. Название документа

3.3.4. Дата документа

3.3.5. Подпись документа

3.3.6. Согласование документа

3.3.7. Утверждение документа

3.3.8. Адресование документа

3.3.9. Резолюция

3.3.10. Оформление приложений к документу

4. Подготовка отдельных видов документов     

4.1. Подготовка материалов к заседаниям коллегии

          Министерства

4.2. Подготовка приказов Министерства     

4.3. Порядок подготовки предложений для внесения

          в высшие законодательные  и исполнительные органы

          власти

4.4. Оформление и отправка телеграмм (телетайпограмм)     

5. Порядок обработки, прохождения и исполнения

        входящих документов

5.1. Регистрация документов

5.2. Порядок обработки документов, поступивших
в адрес руководства Министерства

6. Порядок подготовки исходящих документов     

7. Порядок построения информационного аппарата

        и индексация документов

8. Подсчет объема документооборота

9. Контроль исполнения документов

9.1. Задачи контроля исполнения

9.2. Сроки исполнения документов

9.3. Организация контроля исполнения

10. Копирование документов

11. Использование архивных документов

12. Составление номенклатур дел

13. Формирование дел

14. Экспертиза ценности документов

15. Оформление дел

16. Составление описей дел

17. Оперативное хранение документов и дел

18. Передача дел в центральный архив

19. Передача дел на архивное хранение

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана на основе "Типовой инструкции по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации", утвержденной Роскомархивом при Правительстве Российской Федерации 06.07.92 во исполнение распоряжения Правительства от 24.06.92 N 1118-р.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Министерства охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации* устанавливает единые правила по подготовке, оформлению, учету и хранению, обращению документов и по осуществлению контроля в центральном аппарате Министерства.

* Далее в тексте настоящей Инструкции вместо "Министерство охраны окружающей среды и природных ресурсов" будет употребляться "Министерство".

1.3. Документы (положение, решение, приказ, протокол, указание, инструкция, акт, справка, обзор, сводка, план, доклад, объяснительная записка, письмо, телеграмма, список, перечень и др.)* министерств, ведомств, других государственных учреждений и организаций являются собственностью государства, включаются в имущество организаций, и вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации, уставами и положениями организаций.

* Перечень документов, создающихся в процессе деятельности Министерства.

1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Главное организационно-распорядительное управление.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение единых правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в Главное организационно-распорядительное управление.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства или структурных подразделений.

1.5. Внутренняя переписка между структурными подразделениями не допускается.

Ведение переписки с учреждениями и организациями от имени Министерства осуществляется Министром, заместителями Министра и членами коллегии Министерства.

Ведение переписки с руководителями министерств и ведомств осуществляется Министром и его заместителями.

Начальники главных управлений и управлений ведут переписку с учреждениями, предприятиями министерств и ведомств по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей.

1.6. Выполнение правил, определенных настоящей Инструкцией, обязательно для всех работников Министерства. С ее требованиями работником, ответственным за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, ежегодно под расписку должен быть ознакомлен каждый сотрудник.

1.7. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

2. Документация Министерства

2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Министерства, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Министерством и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации издает следующие распорядительные документы:

- приказы;

- указания;

- инструкции.

3. Правила составления и оформления
служебных документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения*.

* Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".