Бюджетный учет, N 7, 2011      

М.Р.Губайдуллина,
специалист отдела бюджетного планирования
Финансово-казначейского управления
Зеленоградского административного округа
Департамента финансов города Москвы

     
    Ежегодный отпуск: коротко о главном

С наступлением сезона отпусков, ратификацией Конвенции об оплачиваемых отпусках, продолжающимся переходом на новые системы оплаты труда и последними разъяснениями Минфина России вопросы предоставления, оформления, оплаты и налогообложения отпусков вновь становятся актуальными. В данной статье речь пойдет о наиболее проблемных вопросах, связанных с предоставлением отпуска.

Право каждого работника на отдых гарантировано Конституцией России. Обязанность по обеспечению этого права в соответствии со статьей 2 Трудового кодекса лежит на работодателе. Трудовой кодекс и ряд иных нормативно-правовых актов предусматривают несколько видов отпусков (рис.1).

     
Рисунок 1. Виды отпусков

Основанием для предоставления указанных отпусков является статья 114 Трудового кодекса, согласно которой работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Это означает, что на руководителя учреждения закон возлагает обязанность ежегодно освобождать работника от исполнения трудовых обязанностей на срок не менее 28 календарных дней и выплачивать за него средний заработок.

Более того, Трудовой кодекс устанавливает дополнительные гарантии работникам, находящимся в отпусках. Например, не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период пребывания работника в отпуске и в период его временной нетрудоспособности.

Продолжительность отпуска

Почему так важно знать и уметь рассчитывать продолжительность отпуска отдельных категорий работников? Дело в том, что от того, насколько грамотно будет рассчитан этот период, зависит и правильность его оплаты. Так, нередки случаи выявления контролирующими органами фактов неверного расчета дней отпуска, включаемых в расчет отпускных.

Пример 1

В государственном образовательном учреждении два учителя физики и один учитель химии совмещали основную работу учителя с должностью лаборанта. При этом бухгалтер рассчитал суммы причитающихся сотрудникам отпускных по обеим ставкам из расчета 56 дней, в то время как следовало считать из расчета 56 дней по ставке учителя и 28 дней по ставке лаборанта. В результате были излишне выплачены средства по подстатье 211 "Заработная плата" и начислены взносы по подстатье 213 "Начисления на выплаты по оплате труда".

Минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для всех работников, гарантированная статьей 115 Трудового кодекса, составляет 28 календарных дней. Эта норма соответствует международным стандартам и подкреплена положениями недавно ратифицированной Законом от 1 июля 2010 г. N 139-ФЗ Конвенции об оплачиваемых отпусках (Конвенция N 132) (далее - Конвенция N 132), вступающей в действие на территории Российской Федерации 6 сентября 2011 года. Это означает, что независимо от типа государственного учреждения, срока трудового договора, а также от того, какая именно работа и на каких условиях выполняется (полное либо неполное время, временная, сезонная, надомная работа, совместительство и др.), каждый работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Так, например, статья 93 Трудового кодекса предусматривает, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав. Аналогично для совместителей, рабочее время которых не должно превышать четырех часов в день, не могут быть установлены ограничения по продолжительности отпуска.

Вместе с тем статьями 291 и 295 Трудового кодекса определено, что работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, а также занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.

Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные основные отпуска (рис.2).

Рисунок 2. Примеры продолжительности удлиненного отпуска

Обратите внимание: ежегодный основной отпуск предоставляется в календарных днях, а удлиненный - и в календарных, и в рабочих.

В связи с этим зачастую возникает вопрос о порядке исчисления общей продолжительности основного и дополнительного отпусков. Так, специалисты Минтруда в письме от 1 февраля 2002 г. N 625-ВВ в ответ на частный вопрос разъяснили: от даты начала отпуска (например, 1 марта 2002 года) отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем - определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях исходя из шестидневной рабочей недели (например, 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда) и определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере это 12 апреля 2002 года). После этого общий период отпуска (с 1 марта 2002 года по 12 апреля 2002 года) переводится в календарные дни (в нашем примере - 42 календарных дня; нерабочий праздничный день 8 марта, приходящийся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включается и не учитывается).

Дополнительные отпуска

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам согласно статье 116 Трудового кодекса.

Основанием для предоставления работнику дополнительного оплачиваемого отпуска служат обстоятельства, связанные либо с выполнением конкретной трудовой функции (например, работа в определенных условиях труда, за пределами установленной законодательством продолжительности рабочего времени, в тяжелых и неблагоприятных природно-климатических условиях; повышенная нагрузка и др.), либо с исполнением семейных обязанностей. Такие отпуска призваны компенсировать воздействие неблагоприятных факторов на здоровье работника в процессе труда (например, отпуск занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда), носят стимулирующий характер (например, отпуск за выслугу лет, продолжительный стаж работы в конкретном учреждении), а также являются дополнительной гарантией для лиц с семейными обязанностями.

Дополнительные отпуска могут быть оплачиваемыми и неоплачиваемыми (рис.3).

Рисунок 3. Дополнительные отпуска

При этом следует помнить об особенностях предоставления каждого из указанных выше отпусков. Так, основанием предоставления отпуска за работу во вредных условиях труда служат результаты аттестации рабочих мест по условиям труда, право на дополнительный отпуск при работе в условиях ненормированного рабочего дня возникает у работника независимо от продолжительности работы в таких условиях, а продолжительность дополнительных отпусков без сохранения заработной платы не может превышать 14 календарных дней.

Также следует учитывать положения статьи 264 Трудового кодекса, согласно которой гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (в том числе дополнительный отпуск), распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Оформляем документы

Основным локальным нормативным актом, регламентирующим трудовые отношения в государственных учреждениях, является коллективный договор. В нем, как правило, находят отражение условия, размеры, продолжительность и порядок предоставления основных и дополнительных отпусков; перечень работ и профессий, которым могут быть предоставлены дополнительные отпуска; порядок документооборота при предоставлении отпуска; периоды для расчета средней заработной платы и иные вопросы предоставления отпусков.

В коллективном договоре учреждения рекомендуется закрепить также порядок деления отпуска на части, так как на практике возникает множество вопросов, с ним связанных. Так, в соответствии со статьей 125 Трудового кодекса по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Главное, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней. Каждая из сторон - и работник, и работодатель - вправе отказаться от разделения отпуска на части, если считает это для себя невыгодным, и использовать / предоставить все 28 дней единовременно.

Наибольшее число споров и опасений вызывают статьи 8 и 9 Конвенции N 132, согласно которым разбивка ежегодного оплачиваемого отпуска на части может быть разрешена компетентным органом власти или другим соответствующим органом в каждой стране. При этом одна из частей отпуска должна составлять не менее двух непрерывных рабочих недель и использоваться работником не позже чем в течение одного года. Оставшуюся часть ежегодного оплачиваемого отпуска нужно использовать не позже чем в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Например, если с 1 августа 2011 года работнику будет предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней, то оставшуюся часть необходимо предоставить не позднее 1 февраля 2013 года.

В настоящий момент статья 124 Трудового кодекса позволяет в исключительных случаях (когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы) с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год. Такой отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Эта же статья запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление такого отпуска работникам до 18 лет и тем, кто занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если сравнить положения статьи 124 Трудового кодекса с положениями статьи 9 Конвенции N 132, разница очевидна. В соответствии с законодательством РФ в настоящий момент в порядке исключения и с согласия сотрудника возможно оставить его без отпуска в течение года. А согласно Конвенции N 132 каждому работнику гарантирован отпуск минимальной продолжительности, а на использование оставшейся части ежегодного отпуска отводится минимум 18 месяцев. Этот предел может быть расширен, например, отраслевым соглашением или коллективным договором (п.2 и 3 ст.9 Конвенции N 132).

Конвенцией N 132 предусмотрена также выплата отпускных до начала отпуска, но при этом предусмотрена возможность решать вопрос о времени их выплаты в соглашении между работником и работодателем. В настоящий момент Трудовой кодекс обязывает работодателя произвести оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала (ст.136 ТК РФ). При этом запрещается локальными актами ухудшать положение работников по сравнению с нормами действующего законодательства. Это значит, что локальным нормативным актом государственного учреждения предусмотреть выплаты, например, в первый день отпуска нельзя. Конвенция вступает в силу 6 сентября 2011 года, до этого момента должны быть внесены необходимые поправки в трудовое законодательство РФ.

В коллективном договоре также необходимо закрепить перечень работ и профессий, связанных с вредными условиями труда, а также должности, связанные с работой на условиях ненормированного рабочего дня. При составлении такого перечня в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884. Постановлением определены условия установления продолжительности дополнительного отпуска таким сотрудникам (объем работы; степень напряженности труда; возможность работника выполнять свои трудовые функции за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие) и перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск (руководящий персонал; технический и хозяйственный персонал; лица, которые распределяют рабочее время по своему усмотрению; лица, рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности; другие лица, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету).

Положения коллективного договора помогают значительно снизить налоговую базу по некоторым налогам, если в них предусмотрены определенные расходы на оплату труда. Так, предусмотренные в коллективном договоре те или иные выплаты позволяют уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. На это указывает статья 255 Налогового кодекса, в которой определен перечень расходов по оплате труда. Он не является закрытым, так как согласно пункту 25 статьи 255 Налогового кодекса в их состав можно включать другие расходы, произведенные в пользу работника и предусмотренные трудовым или коллективным договорами, которые и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Это могут быть, в частности, более продолжительные дополнительные отпуска. В этом случае расходы по оплате дополнительных дней отпуска будут учитываться в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 6 февраля 2007 г. N 03-03-06/2/17, УФНС по городу Москве от 15 июля 2008 г. N 20-12/066869).

Таким образом, предусмотрев в коллективном договоре определенные виды отпусков, а также установив порядок их предоставления и размеры, учреждение вправе включить их при формировании облагаемой базы по налогу на прибыль в состав расходов на оплату труда.

Условие об отпуске необходимо включить не только в коллективный договор, но и в трудовые договоры с сотрудниками, в особенности если режим времени отдыха для данного работника отличается от общих правил, действующих у данного работодателя (ст.57 ТК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст.123 ТК РФ). Для графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. На этапе планирования отпусков сотрудник государственного учреждения заполняет только графы 1-6 формы N Т-7. Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в отпуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т.п.).

При составлении графика отпусков важно не допустить нарушения прав сотрудников, для которых действующим законодательством предусмотрено право в одностороннем порядке определять период своего отпуска (рис.4).