УТВЕРЖДАЮ
Директор Департамента
финансов и отчетности
Е.В.Фастова
16 мая 2005 года

     

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях

1. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации по учету горюче-смазочных материалов в сельском хозяйстве (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года N 44н, Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 года N 119н, Методических рекомендаций по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности агропромышленных организаций, утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 13 июня 2001 года N 654, и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 года N 26.

2. Настоящие Методические рекомендации определяют основные положения и порядок получения, хранения, выдачи, расходования и учета горюче-смазочных материалов, а также особенности их учета, приобретенных на автозаправочных станциях за наличный расчет и по талонам.

Методические рекомендации предназначены для всех сельскохозяйственных организаций независимо от форм собственности и вида деятельности, эксплуатирующих собственный или арендованный подвижной состав автомобильного транспорта, сельскохозяйственные машины и механизмы.

3. На основе настоящих Методических рекомендаций сельскохозяйственные организации могут разрабатывать внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля использования горюче-смазочных материалов. В указанных документах могут устанавливаться:

- специфичные формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению горюче-смазочных материалов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;

- перечень должностных лиц подразделений, которым доверено приобретение, получение и отпуск горюче-смазочных материалов;

- порядок осуществления контроля за экономным и рациональным расходованием (использованием) горюче-смазочных материалов в производстве и обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании.

3*. К горюче-смазочным материалам (ГСМ) как особому виду производственных запасов относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

__________________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

4. Основными задачами учета ГСМ в сельскохозяйственных организациях являются:

- своевременное и полное оприходование указанных материалов;

- формирование фактической себестоимости приобретенных ГСМ;

- правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, поступлению и отпуску ГСМ;

- разработка обоснованных учетных цен на указанные материалы, своевременное отражение отклонений плановой себестоимости от фактической (калькуляционных разниц) и их отражение в бухгалтерском учете;

- систематический контроль сохранности ГСМ по материально ответственным лицам, в местах хранения и на всех этапах их движения;

- контроль соблюдения установленных организацией норм запасов, ГСМ, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

- своевременное выявление ненужных и излишних запасов ГСМ с целью возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

- контроль использования ГСМ по целевому назначению;

- своевременное получение точной информации об остатках ГСМ в местах хранения и периодическая сверка с данными бухгалтерского учета;

- инструктаж материально ответственных лиц и других работников о порядке оформления первичных учетных документов, о правилах хранения и учета ГСМ;

- контроль за своевременным и правильным ведением складского учета ГСМ;

- проведение анализа эффективности использования ГСМ.

5. Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету ГСМ:

- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия ГСМ;

- учет количества, качества и оценка ГСМ;

- оперативность (своевременность) и достоверность учета ГСМ;

- соответствие данных складского учета данным оперативного учета движения ГСМ в подразделениях организации, данным синтетического и аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам).

6. Руководитель организации организует группу (отдел) или назначает ответственного за получение, хранение, выдачу, учет и контроль ГСМ. Должностные лица, на которых возложены указанные обязанности, являются материально ответственными лицами.

Получение, хранение и отпуск ГСМ и талонов на них производится материально ответственными лицами, с которыми должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности. При получении, хранении, выдаче ГСМ в организации необходимо организовать количественный учет этих материалов.

Формы первичных, накопительных и сводных документов, не утвержденные в установленном порядке, как унифицированные, подлежат утверждению приказом по организации в качестве приложения к ее учетной политике (приложения NN 1-10 к настоящим Методическим рекомендациям).

2. Транспортировка, приемка, хранение горюче-смазочных материалов

7. Приобретение ГСМ может осуществляться тремя способами:

1) оптом для хранения в бензо- и топливохранилищах организации по безналичному расчету;

2) за наличный расчет через подотчетных лиц;

3) приобретением талонов, топливных карт для последующей покупки по ним ГСМ.

Сельскохозяйственные организации приобретают ГСМ, как правило, в соответствии с договорами (купли-продажи, поставки и т.д.). При этом может оформляться в установленные договором сроки заявка-заказ нефтесбытовой организации на завоз ГСМ по декадам и дням с указанием пунктов назначения (если используется транспорт поставщика).

8. Взаимоотношения между сельскохозяйственными организациями и нефтесбытовыми организациями по поставке ГСМ регулируются договорами о поставках (купли-продажи) с учетом особых условий поставки ГСМ сельскохозяйственным товаропроизводителям.

9. За сохранность ГСМ при доставке их до сельскохозяйственных организаций несут ответственность:

поставщики (нефтебазы и др.) - при централизованной доставке своим автотранспортом;

транспортные предприятия-перевозчики - при централизованной доставке.

10. Перевозку ГСМ автотранспортом оформляют товарно-транспортной накладной, в которой в обязательном порядке указывают наименование, плотность, температуру, общую массу. К накладной по требованию покупателя прикладывают паспорт качества (сертификат).

11. Автоцистерны и другие механизмы, используемые на доставке ГСМ, должны быть оборудованы в соответствии с Правилами перевозки опасных грузов автомобильным транспортом, утвержденные приказом Минтранса РФ от 8 августа 1995 года N 73.

12. При поступлении в сельскохозяйственную организацию ГСМ материально ответственные лица обязаны:

проверить соответствие поступивших ГСМ по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя;

обеспечить полный слив ГСМ, а по окончании слива осмотреть транспортные резервуары (цистерны) для проверки полноты слива;

своевременно оприходовать поступившие ГСМ.

13. Оприходование ГСМ производится на основании сопроводительных документов поставщиков или актов о приемке материалов (типовая междуведомственная форма N М-7).

14. Хранение ГСМ, включая отработанные, в сельскохозяйственных организациях должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов. Для заправки топливом автомобилей, тракторов и других машин применяются топливно- и маслораздаточные колонки и автозаправщики.

Для осуществления надлежащего учета моторного топлива и других видов ГСМ места их хранения комплектуются измерительными приборами, технологическим оборудованием, инструментом, специальной оснасткой и средствами измерения (метрштоки, мерники, термодатчики, плотномеры и пр.), которые подлежат поверке один раз в год, а емкости для хранения топлива подлежат калибровке один раз в пять лет. Работы, связанные с проверкой, наладкой измерительных приборов и калибровкой топливохранилищ, проводятся специализированными организациями.

15. Объекты для хранения ГСМ по своим функциональным особенностям подразделяются на типы:

центральные нефтесклады - для приема и хранения всего ассортимента получаемых ГСМ, их выдачи в автоцистерны, тару и баки транспортных средств;

стационарные пункты заправки машин на производственных участках, отделениях, бригадах - для приема ГСМ из автоцистерн, выдачи ГСМ в баки транспортных средств, машин и механизмов, мелкую тару; в необходимых случаях может производиться отпуск ГСМ в механизированные заправочные средства;

посты заправки транспортных средств маслами и смазками на пунктах технического обслуживания или в ремонтных мастерских, производящих заправку или дозаправку агрегатов или узлов транспортных средств, машин, агрегатов при техническом обслуживании или ремонте;

одиночные резервуары (или группа резервуаров), установленные в цехах, отделениях, производственных участках, бригадах.

16. Тара из-под ГСМ (бочки, канистры, бидоны и др.) должна храниться в помещении или под навесом отдельно от этих материалов.

Все объекты хранения топлива должны иметь соответствующую техническую документацию (паспорта, градуировочные таблицы на резервуары и т.п.).

Тара многократного оборота, пригодная для налива, предприятиями может сдаваться нефтесбытовым структурам в обмен на одноименную и такого же назначения тару, в которую затарен получаемый нефтепродукт. При обмене тары, требующей ремонта, с предприятий взимается стоимость ремонта по утвержденному договором порядку.

3. Отпуск горюче-смазочных материалов со складов организации и заправка автотранспортных средств, сельскохозяйственных машин и механизмов

17. Отпуск ГСМ с нефтескладов предприятий в автоцистерны, заправочные агрегаты и агрегаты технического обслуживания производится через топливо- и маслораздаточные агрегаты. Стояки, топливо- и маслораздаточные агрегаты должны быть исправны и укомплектованы в соответствии с инструкцией по их эксплуатации.

18. Материально ответственные лица нефтескладов и пунктов заправки перед отпуском ГСМ в автоцистерны, топливозаправщики и механизированные заправочные агрегаты обязаны проверить отсутствие остатка ранее перевозимого продукта, исправность заземляющего устройства, наличие огнетушителя и другого пожарного инвентаря и оборудования.

Перед наливом ГСМ автоцистерны должны быть обязательно заземлены. При обнаружении в раздаточном устройстве и оборудовании дефектов и неисправностей отпуск этих материалов прекращается до полного устранения дефектов и неисправностей.

19. В баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и мелкую тару ГСМ отпускаются только через топливо- или маслораздаточные агрегаты при строгом соблюдении правил безопасности. Производить указанную заправку способами, при которых возможны потери ГСМ и загрязнения окружающей среды, запрещается.

Расфасованные в мелкую тару масла и смазки отпускаются по массе, указанной на трафарете, с контрольным взвешиванием.

20. Материально ответственные лица, отпускающие ГСМ через раздаточные агрегаты, обязаны следить за исправностью и нормальной их работой, требовать от водителей транспортных средств, машин и механизмов соблюдения правил заправки и пожарной безопасности, ежедневно перед началом заправки проверять правильность показаний счетчиков путем контрольного измерения отпускаемых ГСМ по образцовым мерникам. Указанные горюче-смазочные материалы из мерника сливаются в баки транспортных средств, машин и механизмов.

21. Специфика количественного учета ГСМ заключается в том, что колебания температурного режима хранения ведут к изменению их плотности, а это влечет за собой изменение объема: при снижении температуры плотность увеличивается, а объем соответственно уменьшается, при увеличении температуры происходит обратный процесс, однако в обоих случаях масса продукта остается неизменной. Так как масса продукта (килограммы) при прочих равных условиях остается величиной постоянной, ее и используют в качестве учетной единицы для целей количественного учета. Материально ответственные лица отпускают моторное топливо в бензобаки водителей в литрах и, естественно, ведут оперативный учет в единицах объема. Для целей бухгалтерского учета объемные единицы (литры) переводятся расчетным путем в единицы массы (килограммы). Такой метод учета моторного топлива получил название объемно-массовый.

При выдаче топлива на заправочном пункте заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого им топлива. Отбор проб для определения плотности нефтепродукта производится в полном соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта. Организации должны имеющиеся у них измерительные приборы предъявить для проверки местным метрологическим службам в соответствии с РД-50-190-80 "Методические указания. Государственный надзор за состоянием измерений нефтепродуктов. Организация и порядок проведения".

22. Выдача водителям ГСМ производится с измерением выданного количества топлива - в единицах объема (литрах), смазок - в единицах массы (килограммах) при предъявлении водителем путевого листа или других документов, разрешающих получение. Бухгалтерия осуществляет контроль за правильностью выдачи топлива и масел.

Количество выданных нефтепродуктов записывается в Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (по форме согласно приложению N 1), в которой за полученные указанные материалы расписывается водитель (тракторист-машинист и т.д.), а в Путевых листах (учетных листах тракториста-машиниста) - расписывается материально ответственное лицо, отпустившее указанные материалы. Для путевых листов применяют типовые межотраслевые формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". К ним относят: "Путевой лист легкового автомобиля" (ф. N 3), "Путевой лист специального автомобиля" (ф. N 3-спец), "Путевой лист грузового автомобиля" (ф. N 4-С), "Путевой лист грузового автомобиля" (ф. N 4-П), "Путевой лист автобуса" (ф. N 6) и др. Для учета работы сельскохозяйственных машин, механизмов используются отраслевые формы, утверждаемые организацией в установленном порядке в рамках их учетной политики.

23. Горюче-смазочные материалы для других производственных нужд (для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования) выдаются с нефтесклада на основании требований, по лимитно-заборным картам (типовые междуведомственные формы N М-10, М-8) или по накладным (внутрихозяйственного назначения) при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешать отпуск этих материалов. Выдача ГСМ по каким-либо другим документам (распискам, справкам, запискам и т.п.) запрещается.

24. Заправка и дозаправка трансмиссионными маслами и смазками производится при проведении технического обслуживания и ремонта, поэтому выдача трансмиссионных масел и консистентных смазок на отдельные автомобили, тракторы, сельскохозяйственные машины и механизмы, как правило, не производится. Выдача смазочных материалов для технического обслуживания и ремонта подвижного состава автотранспорта, сельскохозяйственных машин, механизмов и технологического оборудования производится со склада ГСМ на основании накладных (внутрихозяйственного назначения), требований установленной формы при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешения на отпуск этих материалов.