3.1. Учет, хранение бланков удостоверений, выдача удостоверений, их изъятие и уничтожение организуются Управлением государственной службы, кадров и специальных программ и кадровыми аппаратами соответствующих территориальных управлений Росавиации в порядке, установленном для документов строгой отчетности.
3.2. Все удостоверения должны учитываться, храниться и уничтожаться (списываться) как документы строгой отчетности.
3.3. Ответственность за оформление, учет, хранение и выдачу удостоверений несет уполномоченный работник соответствующего кадрового подразделения, назначенный приказом.
3.4. Журналы учета должны быть прошнурованы, пронумерованы, подписаны начальником Управления государственной службы, кадров и документационного обеспечения и заверены гербовой печатью Росавиации.
3.5. Бланки удостоверений и книги учета хранятся в несгораемых запираемых на замок и опечатываемых сейфах (металлических шкафах) в помещении, оборудованном техническими средствами охраны и средствами сигнализации о пожаре.
3.6. Поступление и расход удостоверений учитывается в специальном журнале. Хранение удостоверений производится в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
3.7. Рабочая комната, где хранятся удостоверения, должна быть изолирована от посетителей, оборудована техническими средствами охраны, а по окончании рабочего дня опечатываться и сдаваться под охрану.
3.8. Изъятые из обращения удостоверения уничтожаются (списываются) по акту комиссии, который утверждается начальником Управления транспортной безопасности. В акте указываются дата его составления, состав комиссии, количество, номера удостоверений и способ их уничтожения.
Об уничтоженных удостоверениях делаются соответствующие отметки в журнале учета их выдачи.
3.9. Удостоверения выдаются лично владельцу под роспись в журнале учета и выдачи удостоверений.
При получении удостоверений работники под роспись предупреждаются об ответственности за утрату удостоверения, передачу его другим лицам или снятие с него копий.
При вручении удостоверения гражданскому служащему (работнику), впервые принятому на гражданскую службу (работу), с ним проводится дополнительный инструктаж о правилах пользования документом и порядке его хранения.
3.10. Гражданский служащий в день освобождения от замещаемой должности и увольнения с гражданской службы сдает удостоверение в соответствующее кадровое подразделение ответственному лицу, о чем делается отметка в книге учета и выдачи удостоверений. В обходном листе увольняемого работника, при сдаче удостоверения, производится запись "Удостоверение сдано" и ставится роспись лица, принявшего его.
3.11. Удостоверения выдаются на период выполнения работником соответствующих обязанностей, но не более чем на три года. Продление срока действия удостоверений запрещается.
3.12. Удостоверения подлежат замене при перемещении по службе (назначении на другую должность).