4.1. В Россельхознадзоре контроль за рассмотрением письменных обращений граждан осуществляется должностными лицами структурных подразделений в пределах их компетенции.
4.2. В случае, если обращение гражданина рассмотрено структурным подразделением, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает из структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина), подписанный экземпляр ответа автору обращения, визовый экземпляр ответа на обращение гражданина и его копию.
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.
После регистрации головной исполнитель направляет ответ заявителю, как правило, по каналам почтовой связи или выдает на руки заявителю под роспись.
Ответ на обращение может быть направлен по каналам электронной почты по указанному автором обращения адресу электронной почты. В этом случае готовится письменный ответ, который согласовывается и подписывается в соответствии с Регламентом, регистрируется и снимается с контроля, после чего направляется автору обращения по электронной почте и по каналам почтовой связи.
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; копию визового экземпляра ответа на обращение гражданина (со штампом "в дело") возвращает должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.
Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается оригинал обращения (со штампом "в дело"), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, и визовый экземпляр зарегистрированного ответа на обращение гражданина.
4.3. В случае, если обращение гражданина рассмотрено структурным подразделением в соответствии с поручением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и других органов государственной власти, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения:
- оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);
- подписанный экземпляр ответа автору обращения;
- визовый экземпляр ответа на обращение гражданина и его копию;
- в случае, если было соответствующее поручение, - подписанный экземпляр сопроводительного письма в вышеуказанные организации, визовый экземпляр сопроводительного письма в вышеуказанные организации (с копией ответа гражданину) и его копию.
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; копию визового экземпляра ответа на обращение гражданина и в случае, если было соответствующее поручение, копию зарегистрированного визового экземпляра сопроводительного письма в вышеуказанные организации (к копии ответа гражданину) возвращает (со штампом "в дело") должностному лицу структурного подразделения, ответственному за исполнение поручения.
Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается оригинал обращения (со штампом "в дело"), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, в случае, если было соответствующее поручение, - зарегистрированный визовый экземпляр сопроводительного письма (с копией ответа гражданину) и зарегистрированный визовый экземпляр ответа на обращение гражданина.
4.4. В случае, если обращение гражданина рассмотрено структурным подразделением в соответствии с поручением Министерства сельского хозяйства Российской Федерации в порядке соисполнения поручения о рассмотрении обращения гражданина, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения:
- подписанный экземпляр ответа на поручение по обращению гражданина;
- копию обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);
- визовый экземпляр ответа на поручение по обращению и его копию.
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.
Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, после представления всех материалов по рассмотрению обращений граждан делает отметку о снятии поручения с контроля и списывает его "в дело".
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; копию визового экземпляра (со штампом "в дело") зарегистрированного письма возвращает должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.
Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается (со штампом "в дело") копия обращения гражданина (с поручением Минсельхоза России), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, визовый экземпляр зарегистрированного письма.
4.5. В случае, если обращение (копия) гражданина (с сопроводительным письмом Россельхознадзора) было направлено на рассмотрение в управление Россельхознадзора, должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, направившего данное обращение в управление Россельхознадзора:
- оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);
- подписанный экземпляр сопроводительного письма;
- визовый экземпляр сопроводительного письма (с поручением о рассмотрении обращения гражданина в управлении Россельхознадзора) и его копию;
- подписанный экземпляр письма автору обращения с уведомлением гражданина о направлении его обращения (копии) на рассмотрение в управление Россельхознадзора;