• Текст документа
  • Статус
Неактуальный

Упрощенка, N 8, 2008 год
Рубрика: Комментарии

Подрубрика: Юрист - бухгалтеру

Н.А.Теплова,
Эксперт журнала "Упрощенка"



Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например, автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее ее работникам. Расскажем, как это оформить документально.

Н.А. Теплова,
эксперт журнала "Упрощенка"


Чтобы использовать в трудовой деятельности имущество, находящееся в собственности сотрудника, с ним заключают соглашение или договор аренды. Обсудим и тот и другой документ.

Соглашение об использовании имущества работника


Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему должна выплачиваться компенсация (ст.188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору. Разрешается в самом трудовом договоре указывать порядок использования имущества и возмещения соответствующих расходов.

Бухгалтеру для отражения затрат в налоговом учете кроме соглашения понадобятся подтверждение права собственности работника на используемое имущество и приказ о назначении и выплате компенсации (рис. 1).

В соглашении в первую очередь должны быть установлены правила использования имущества и выплаты компенсации. Подразумевается, что необходимо указать:

- вид имущества и его технические характеристики;

- порядок использования имущества;

- размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации;

- порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;

- срок действия соглашения.

Условий довольно много, и, чтобы не перегружать трудовой договор, удобнее их выделить в отдельный документ (рис. 2).

Вид и технические характеристики имущества. Это подробное описание, в котором указываются наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (его копию прилагают к соглашению).

Заметим, имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться по доверенности. Тогда приводятся реквизиты договора аренды или доверенности.

Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае, если использует имущество в своих интересах. Поэтому важно указать, что оно требуется для выполнения служебных задач. Например, так: "В связи с тем что в обязанности работника входит доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды осуществляются на личном автомобиле". Обоснование можно привести и в другом документе. Допустим, в должностной инструкции, а в соглашении на нее сослаться.

Размер компенсации. Выплаты полагаются сотруднику только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Лучше всего определить ежедневную сумму. Если технику используют постоянно, количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Необходимость использования имущества должна быть обусловлена функцией сотрудника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами. Если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт (рис. 3). В нем указывают количество дней использования этого имущества.

Работодатель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере - Трудовой кодекс его не ограничивает. Однако для налогового учета выплаченных компенсаций за использование личных автомобилей в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрены нормы (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92).

Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация покрывает лишь износ имущества. Но в связи с использованием имущества у работника возникает необходимость, например, в услугах связи, расходных материалах, программном обеспечении. Работодатель может оплачивать это сам или возмещать сотруднику его затраты.

Еще один важный момент. Если имущество использовать и для личных нужд, и в трудовой деятельности, то возмещаться, конечно, будут лишь производственные затраты. Их размер можно указать в том же акте, составляемом по итогам месяца.

Срок действия соглашения. Работодатель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только не больше указанного в срочном трудовом договоре.

Ситуация. Когда компенсация не выплачивается

Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с сотрудником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Ему посвящена глава 36 ГК РФ.

В этом случае возмещать работнику затраты, связанные с износом имущества, не нужно. Однако согласно пункту 8 статьи 250 НК РФ в облагаемых доходах должна отражаться рыночная стоимость аренды на сходных условиях (ссылку на статью 250

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт».

Что вы получите:

После завершения процесса оплаты вы получите доступ к полному тексту документа, возможность сохранить его в формате .pdf, а также копию документа на свой e-mail. На мобильный телефон придет подтверждение оплаты.

При возникновении проблем свяжитесь с нами по адресу spp@kodeks.ru

Примеры

аналогичных документов, доступных с полным текстом:

Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Название документа: Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Вид документа: Комментарий, разъяснение, статья

Статус: Неактуальный

Опубликован: Упрощенка, N 8, 2008 год
Дата принятия: 18 августа 2008

Информация о данном документе содержится в профессиональных справочных системах «Кодекс» и «Техэксперт»
Узнать больше о системах