Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20 ... год"

Общие требования

Годовая статистическая форма N 1 составляется в 2-х экземплярах, один из которых направляется в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела, второй остается в архиве. В Росархив форма направляется в 1-м экземпляре на бумажном носителе и в электронном виде по адресу: arhorg@rusarchives.ru раздельно по государственным и муниципальным архивам.

Рекомендуется заполнение формы осуществлять машинописным способом, при заполнении дробных данных использовать символ "/" (слэш), исправления не допускаются.

Все сведения по форме N 1, за исключением данных в строке 501, графа 6, даются в тысячах единиц измерения с точностью до тысячного знака.

Планирование осуществляется только по показателям: строка 101, графы 1-5 (включая Дополнение); строка 103, графы 1-5 (включая Дополнение); строка 201, графы 1, 3-7; строка 301, графа 1, выделенным темным фоном.

Графа "Примечание" заполняется только при составлении отчета.

Объяснительная записка к плану/отчету не составляется. Необходимые пояснения даются в текстовой части плана/отчета.

Строка 101

Указывается объем планируемых/отреставрированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Отчетные показатели реставрации документов на бумажной основе определяются с условием обязательной завершенности работ, например, расшитые после реставрации дела при необходимости должны быть переплетены (подшиты). Дело учитывается в числе отреставрированных при условии, что реставрацию прошли все нуждающиеся в ней листы данного дела независимо от их числа и сложности реставрации.

В "Дополнении" к строке 101, графа 1, указывается общее количество листов документов, планируемых/отреставрированных, в т.ч. чертежей, карт, планов и т.п. из расчета: 1 кв.м равен 15 листам.

В графе "Примечание" указывается общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации, по состоянию на 31 декабря отчетного года согласно данным учета физического состояния дел. Графа "Примечание" заполняется также в случае, если реставрация в течение года не планировалась и не проводилась.

Строка 102

Указываются суммарные отчетные объемы работ по переплету и подшивке (по результатам реставрации не учитывается), ремонту документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабораториях, так и непосредственно в архиве, а также по консервационно-профилактической обработке (раздельно по видам) аудиовизуальных документов и страховых копий. Необходимые пояснения даются в тексте отчета.

При этом следует иметь в виду, что если подшитые и переплетенные дела вынужденно расшивались при подготовке их к микрофотокопированию, а затем вновь были переплетены (подшиты), их объем не включается в показатель. Исключение составляют дела, качество переплета и подшивки которых обуславливает необходимость проведения этой работы вне зависимости от их копирования.

Строка 103

Указывается объем планируемых/смикрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). При этом следует иметь в виду, что объем единиц хранения, страховые копии на которые изготовлены в рамках реализации международных соглашений, включается в отчетный показатель только после получения полного комплекта (негатив + позитив).

В "Дополнении" к строке 103, графа 1, указывается количество кадров негативов, планируемых/отснятых на рулонной пленке, включая негативы микрофиш.

В графе "Примечание" указываются дробью: в числителе - объем ед.хр., на которые создан в архиве страховой фонд по состоянию на 31 декабря отчетного года согласно паспортным данным, в знаменателе - общий объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года. Графа "Примечание" заполняется также в случае, если создание страхового фонда в течение года не планировалось и не проводилось.

Строки 201-202

Указываются количество единиц хранения, планируемых/принятых на постоянное хранение от организаций, дифференцировано по видам документов, отчетные данные о приеме документов от граждан (в условных единицах из расчета: 1 усл.ед. = один объемный документ, альбом, рукопись, микрофильм, CD и т.п. или 20 листов малообъемных документов), а также отчетные данные о приеме документов по личному составу от организаций.

Строки 201-202, графа 9

Указывается количество условных единиц хранения, поступивших из-за рубежа. При этом расчет условных единиц осуществляется так же, как и при приеме документов личного происхождения. В текстовой части отчета указывается подробная характеристика полученных документов с разбивкой по видам носителей и их подлинности (копийности).

Строка 203

Указывается количество единиц хранения, внесенных в утвержденные на ЭПК описи, дифференцировано по видам документов.

Строка 301

Указывается общее число фондов, сведения о которых планируются/введены в БД "Архивный фонд" при условии, что по каждому из фондов заполнены поля в соответствии с п.2.6 Временного порядка автоматизированного государственного учета (приказ Росархива от 23.10.2000 N 64). Допускается включение в показатель фондов с незаполненными полями "Аннотация" и "Историческая справка".

В графе "Примечание" указываются дробью: в числителе - общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 31 декабря отчетного года, в знаменателе - количество фондов, числящихся в архиве по паспортным данным.

Количество введенных/планируемых к вводу описаний переданных, утраченных, присоединенных фондов указывается в текстовой части плана/отчета.

Строка 302

Указывается количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных в течение года. Дело, заголовок которого был внесен в несколько БД, учитывается только один раз.

В графе "Примечание" указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в тематические БД, по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Строка 303

Указывается дробью: в числителе - уникальные документы, которые в течение года включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, в знаменателе - в региональный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ (если он ведется).

В графе "Примечание" (также через дробь) указывается общее количество документов, включенных в данные государственные реестры уникальных документов, по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Строка 401, графа 1

Указывается суммарное количество всех информационных мероприятий (выставки (головная организация), сборники документов (головная организация), созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в СМИ, экскурсии по архиву и др.), проведенных в течение года.

В графе "Примечание" указывается количество информационных мероприятий, осуществлявшихся архивом в качестве головной организации в рамках выполнения Планов и Перечней мероприятий, утвержденных Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, а также в связи с обращениями государственных органов и органов местного самоуправления.

В текстовой части плана/отчета указывается число мероприятий по каждой из форм использования, вошедших в данный показатель.

Строка 401, графа 2

Указывается общее количество исполненных запросов физических и юридических лиц, в т.ч. поступивших из-за рубежа, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством (в т.ч. непрофильные при условии, если даны соответствующие рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации).

В графе "Примечание" указывается дробью: в числителе - количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе - количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки. Исполненными в срок считаются запросы, ответ на которые был подготовлен в течение месяца. При запросе на нескольких лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае если архив запросил дополнительные сведения, после их получения от заявителя запрос учитывается повторно.

Строка 401, графа 3

Учитывается количество фактических посещений пользователями читальных залов (общих и для работы с секретными документами) течение года.

В графе "Примечание" указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах.

Строка 401, графа 4

Указываются количество посещений за год на основании показаний счетчика посещений (Spylog, Hotlog и т.п.), установленного на главной странице сайта архива или на страничке архива, находящейся на другом сайте (кроме сайта "Архивы России").

Строка 401, графа 5

Указывается суммарное количество:

1) пользователей, работавших в читальных залах архива (общих и для работы с секретными документами);

2) исполненных запросов социально-правового характера (в т.ч. поступивших из-за рубежа);

3) исполненных тематических запросов, в т.ч. направленных через Росархив;

4) исполненных генеалогических запросов (в т.ч. поступивших из-за рубежа);

5) посетителей выставок, при подготовке и проведении которых архив выступал в качестве головной организации;

6) экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии);

7) участников встреч с общественностью, конференций, уроков для школьников и студентов, круглых столов; слушателей лекций и докладов, подготовленных сотрудниками архива.

В графе "Примечание" указывается количество исполненных тематических запросов.

Строка 401, графа 6

Указывается суммарное количество единиц хранения, в т.ч. фонда пользования, выданных:

1) пользователям в читальные залы (общие и для работы с секретными документами) архива;

2) во временное пользование по запросам сторонних организаций;

3) сотрудникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету).

В графе "Примечание" указывается количество выданных единиц хранения фонда пользования.

Строка 401, графа 7

Указывается количество единиц хранения, рассекреченных Комиссией архива по рассекречиванию архивных документов, межведомственной экспертной комиссией (МЭК), экспертной комиссией органа государственной власти или организации, МВК по защите государственной тайны (частично рассекреченные дела не учитываются).

В графе "Примечание" указывается суммарное количество документов, рассекреченных этими комиссиями в качестве тематических подборок.

В текстовой части дать пояснения о том, какие комиссии проводили работу по рассекречиванию архивных документов.