УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Руководителя Росархива
В.А.Еремченко
31 декабря 2003 года
РЕКОМЕНДАЦИИ
по ведению делопроизводства в организации
1. Общие положения
1.1. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.
________________
Далее - рекомендации.
1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.
Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (п.7) утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации N 1562 от 28 декабря 1998 года, согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.
1.4. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.
Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:
- создание и редактирование документов;
- передачу и прием документов;
- регистрацию документов;
- организацию и ведение справочно-поисковых систем;
- контроль за движением документов;
- контроль исполнения документов;
- организацию хранения документов.
Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.
1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.
Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).
2. Документирование и правила оформления документов
2.1. Состав управленческих документов
2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.
2.1.2. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы (правовые акты): постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.
В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.
Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы.
Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.
Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Инструкция - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.
Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.
Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.
2.1.3. В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.
Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.
Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов.
2.1.4. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.
Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и/или управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, разделами табеля могут быть "Отдел кадров", "Договорный отдел", "Отдел инвестиций" и т.п. или "Распорядительная деятельность", "Договорная деятельность", "Управление кадрами организации" и т.п.
В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации (приложение 2).
Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.
2.1.5. Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.
Ведение Табеля, т.е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.
2.2. Требования к бланкам управленческих документов
2.2.1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.
2.2.2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 (210 x 297), А5 (148 x 210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 (297 x 420).
2.2.3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.
2.2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.2.5. Для организации устанавливаются следующие виды бланков:
- общий бланк (приложение 3);
- бланк письма (приложение 4 и 5);
- бланк конкретного вида документа (если их изготовляется более 200 в год (приложение 6).
Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).
2.2.6. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
2.2.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка.
2.2.8. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т.п. нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.
2.2.9. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
2.2.10. Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.
2.3. Оформление стандартных реквизитов
управленческих документов
2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.
2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).
2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.
Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации".
2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Например:
Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля 1995 года N 4-12 "О гербе и флаге города Москвы", другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:
органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;
окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;
районными управлениями органов исполнительной власти города;
органами власти района - районной управой;
представительствами органов исполнительной власти города;
комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.
2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.
