Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ПРИКАЗ

от 4 февраля 2005 года N 38

     
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Федеральном агентстве по образованию

В целях установления единого порядка работы с документами в аппарате Агентства

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую временную Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Начальнику Административно-правового управления (В.А.Павлюкову) организовать изучение настоящей Инструкции в структурных подразделениях Агентства.

3. Персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на начальников управлений.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Административно-правового управления В.А.Павлюкова.

Руководитель
Г.А.Балыхин

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
агентства по образованию
от 4 февраля 2005 года
N 38

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию      
(временная)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (далее - Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в Федеральном агентстве по образованию (далее - Агентство).

Инструкция подготовлена в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Агентства осуществляется Административно-правовым управлением.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей управлений и отделов Агентства. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, не требовать от подведомственных организаций отчетной документации, не предусмотренной действующими формами отчетности и соответствующими инструкциями, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются в Административно-правовое управление.

1.6. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается после получения официального письменного запроса в адрес Агентства с разрешения руководства Агентства или начальников структурных подразделений.

1.7. При уходе работников структурных подразделений Агентства в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их сотрудникам структурного подразделения.

1.8. При уходе работника структурного подразделения Агентства, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения Агентства возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения.

При уходе в отпуск или длительное отсутствие по другим причинам секретаря заместителя руководителя Агентства его обязанности возлагаются заместителем руководителя Агентства на одного из сотрудников структурных подразделений Агентства, деятельность которых координирует данный заместитель руководителя Агентства (по согласованию) с руководством структурного подразделения и Административно-правового управления.

1.9. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приемке дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения Агентства, согласованный с руководителем Административно-правового управления.

1.10. Ведение переписки с подведомственными организациями и учреждениями, предприятиями и организациями министерств и ведомств по вопросам, связанным с исполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.

1.11. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, осуществляются с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.12. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника Агентства.

1.13. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, распространяется на документы несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования".

1.14. Порядок работы с секретными документами, с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.

II. Требования к подготовке и представлению проектов
 законодательных и нормативных актов

2.1. Порядок подготовки, оформления и внесения проектов
 законодательных актов Российской Федерации
в Минобрнауки России

2.1.1. Участие в разработке проектов осуществляется Агентством в соответствии с принимаемыми Министерством образования и науки Российской Федерации планами законопроектной деятельности.

2.1.2. Предложения Агентства в Минобрнауки России по подготовке и внесению в Правительство Российской Федерации законопроектов готовятся с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

в случае, если объем законопроекта более 5 страниц - текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор Win Word 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.

2.1.3. Законопроект, представляемый в Минобрнауки России должен быть завизирован руководителем Агентства или одним из заместителей руководителя Агентства, исполняющим его обязанности, руководителями Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

2.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы, дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды.

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

2.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например,

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.     

2.2. Порядок подготовки, оформления и внесения в Минобрнауки России
 проектов актов Президента Российской Федерации

2.2.1. Агентство в пределах своей компетенции вносит в Минобрнауки России предложения о подготовке проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра образования и науки Российской Федерации, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

2.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

2.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром образования и науки Российской Федерации, заместителем Министра, исполняющим его обязанности, который представляет проект и которому в документе предусматривается задание или поручение, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.