• Текст документа
  • Статус
Действующий

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 2 августа 2005 года N 39

Об утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов
при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных
государственных архивов



В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности переданных в Выставочный зал экспонатов

приказываю:

1. Утвердить "Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (.

2. Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение настоящего Порядка в практику работы по подготовке и проведению выставок в Выставочном зале федеральных архивов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий (Т.Ф.Павлова).

Руководитель Росархива
В.П.Козлов

Приложение. Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов

Приложение
к приказу Росархива
от 2 августа 2005 года N 39



"Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (далее - Порядок) определяет с учетом действующих нормативных и методических документов, имеющегося опыта этапы и содержание работы, обязанности сотрудников Выставочного зала федеральных государственных архивов (далее - Выставочного зала), архива-организатора и учреждений - участников выставки, а также других лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах ее подготовки и проведения.

1. Общие положения

1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ и архив - организатор выставки (далее - соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.

1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на основании "Примерного договора об организации и проведении выставки" (письмо Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).

Участие федеральных государственных архивов в выставках, проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими приказами Росархива.

Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их ответственность за нарушение установленных требований.

1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям - участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений, поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.

1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов, переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности экспонатов (далее - хранитель).

1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.

Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.

1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут осуществлять представители службы сохранности учреждений - участников выставки.

В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.

1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.

1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом выставки.

2. Обеспечение сохранности экспонатов при их приеме-передаче в Выставочный зал

2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график приема-передачи экспонатов.

Количество отобранных и включенных в экспозиционный план экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в выставочном оборудовании Выставочного зала.

2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется только при наличии утвержденного директором архива-организатора экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки, повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с графиком их приема-передачи.

При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает его председатель.

Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план, не допускается.

В исключительных случаях на основании специального письма, подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.

2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется от архива-организатора в соответствии с установленными правилами. Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче документов во временное пользование с описанием их физического состояния.

В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения - участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.

Прием документов осуществляется хранителем поединично с выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.

Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.

Одновременно с экспонатами передаются:

- специальная учетная карточка по форме приложения N 1,

- перечень по форме приложения N 2, который служит для контроля за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.

Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате) предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником выставки, что оговаривается в Договоре.

2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.

2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.

2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в специальной книге учета поступлений экспонатов по форме приложения N 3.

2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала. Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в сейфах раздельно.

3. Обеспечение сохранности экспонатов при их монтаже и демонтаже

3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней. На демонтаж - не менее 5 рабочих дней.

3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала монтажа согласовывает с главным художником выставки особые требования к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах и т.п.), а также применяемые оформительские приемы и материалы.

3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет в Выставочный зал согласованный с учреждениями - участниками выставки список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже выставки.

3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке, определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.

Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально отведенном месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала не допускается.

Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов в Выставочный зал категорически запрещается.

3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки (стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).

3.6. Хранитель Выставочного зала:

3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в монтаже и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности экспонатов, особыми требованиями к их экспонированию.

3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением требований сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа. Все решения, связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и демонтаже, принимаются ответственным специалистом архива-организатора и/или художником только по согласованию с хранителем.

3.6.3. Обеспечивает выдачу и прием экспонатов.

- При монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту архива-организатора под расписку в соответствующем перечне экспонатов;

- При демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и расписывается в соответствующем перечне.

3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет подключение витрин к сигнализации.

3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала категорически запрещается.

В случае крайней необходимости составляется акт произвольной формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор выставки.

Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после демонтажа), не разрешается.

3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки, которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности экспонатов.

Применение оформительских приемов и материалов, которые могут привести к изменению физического состояния экспонатов, категорически запрещаетсяОб утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов.
_______________
Об утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов Недопустимо применение при работе с подлинными документами клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, резиновых держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и картона.

3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов архива-организатора и хранителя не допускается.

3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и т.п. категорически запрещается.

3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям, оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка деревянных конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала категорически запрещается.

3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков. При необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах нарушений руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, которые составляют по данному факту акт произвольной формы.

3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа (демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его для входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если оперативный поиск не даст положительных результатов, хранитель информирует руководителей Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также учреждение - участника выставки, которые составляют соответствующий акт и предоставляют его в Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива. Принимается совместное решение о дальнейших действиях.

3.14. После завершения монтажа и приема выставки в установленном порядке хранитель совместно с представителем архива-организатора уточняет (составляет) повитринный и постендовый перечень экспонатов, которые утверждает директор Выставочного зала и заверяет куратор выставки.

Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.

4. Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании

4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.

4.2. Хранитель Выставочного зала:

4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с фиксацией результатов в названном перечне.

4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение, крепление, средства охраны, защиты и изоляции, и т.п.).

4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых работ.

4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также предоставившему эти экспонаты учреждению - участнику выставки. Факт изменений в физическом состоянии экспонатов регистрируется в акте произвольной формы.

По согласованию с учреждением - участником выставки поврежденные экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для принятия мер по улучшению их физического состояния. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.

4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие) немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и ГАРФ. Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и учреждение - участника выставки.

Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на основании соответствующего Договора.

4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов, проведении кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного зала по согласованию с хранителем с учетом положений соответствующего Договора.

5. Обеспечение сохранности экспонатов при их возврате по принадлежности

5.1. После демонтажа выставки хранитель проводит проверку наличия экспонатов каждого учреждения - участника выставки по соответствующим актам и книге учета поступлений.

5.2. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом график возврата экспонатов.

5.3. Возврат экспонатов учреждениям - участникам выставки осуществляется поединично по актам с обязательной проверкой их физического состояния в соответствии с графиком.

В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель и представитель учреждения - участника выставки составляют акт произвольной формы. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.

5.4. Возврат подлинных документов осуществляется одновременно с копиями документов, которые были представлены в экспозиции.

5.5. Упаковка возвращаемых экспонатов осуществляется представителями учреждений - участников выставки в местах, предоставленных Выставочным залом.

5.6. Документы на вывоз экспонатов в соответствии с требованиями охранного режима предоставляются Выставочным залом.

5.7. Погрузочно-разгрузочные работы и транспортировка экспонатов осуществляются учреждениями - участниками выставки.

Приложение N 1. Специальная учетная карточка

Приложение N 1
к Порядку работы
по обеспечению сохранности экспонатов
при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале


название учреждения

N по перечню

ШИФР ДОКУМЕНТА

Фонд

опись

дело

лист

Кол-во листов

Название дела (документа), автор, дата

Материал, техника исполнения

Размер документа, паспарту, рамки (ширина, длина, высота или толщина)

Категория ценности

Страховая оценка

Описание особенностей оформления, внешнего вида документа

Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи на

экспонирование

Подпись передающего лица, дата

Подпись принимающего лица, дата

Сохранность (физическое состояние) документа при контрольной проверке

Подпись представителя архива, дата

Подпись представителя принимающей стороны, дата

Сохранность (физическое состояние) документа на момент возврата после

экспонирования

Подпись представителя архивохранилища, дата

Приложение N 2. Перечень экспонатов

Приложение N 2
к Порядку работы
по обеспечению сохранности экспонатов
при организации и проведении
выставок в Выставочном зале


Перечень экспонатов

(учреждение),

переданных для экспонирования на выставке

(название)


NN п\п

Наименование экспоната, категория ценности

Экспозиционное место

Выдача на монтаж

Прим.

Прием с монтажа

Прим.

1

2

3

4

5

6

7


Перечень формируется в соответствии с экспозиционным планом.

В гр.2 указывается полное наименование экспоната, его поисковые данные, а также указание на подлинность или копийность.

В гр.3 указываются особые требования к экспонированию (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах и т.п.).

В гр.4 указывается дата выдачи на монтаж, фамилия и инициалы ответственного специалиста архива-организатора, получившего экспонаты для монтажа и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.

В гр.6 указывается дата получения экспонатов после демонтажа, фамилия и инициалы хранителя и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.

Приложение N 3. Книга учета поступлений экспонатов

Приложение N 3
к Порядку работы по обеспечению
сохранности экспонатов
при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале


NN п/п

Дата поступления

Название учреждения

Кол-во экспонатов

Акт-основание

Отметка о возврате

Прим.

1

2

3

4

5

6

7


В гр.3 указывается название учреждения, которое предоставило экспонаты для выставки.

В гр.5 указывается название, N и дата акта, на основании которого экспонаты переданы на выставку.


Текст документа сверен по:
рассылка

Об утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов

Название документа: Об утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов

Номер документа: 39

Вид документа: Приказ Росархива

Принявший орган: Росархив

Статус: Действующий

Опубликован: Документ опубликован не был
Дата принятия: 02 августа 2005

Дата начала действия: 02 августа 2005
Этот документ входит в профессиональные справочные системы «Техэксперт»
Узнать больше о системах