11.1. Отделения фондов ЦКП, должны представлять сведения по следующим направлениям:
- информация о количественном и видовом составе материалов и данных в фонде с учетом динамики их состояния (т.е. с учетом пополнения, обновления и уничтожения материалов и данных);
- информация об объемах реализации ЦКП и других материалов и данных фонда.
11.2. Формы и сроки представления отчетности устанавливается федеральными органами исполнительной власти.
11.3. Экспертная комиссия каждой организации-фондодержателя на основе актов, составляемых по результатам ревизии материалов и данных, а также анализа состояния фонда ЦКП предприятия должна представлять в федеральный орган исполнительной власти по геодезии и картографии ежегодный отчет. Отчет представляется по форме, соответствующей приложению 5. В сопровождающей отчет пояснительной записке должны иметь место предложения о текущем обновлении состава и содержания фонда ЦКП, включая и предложения по уничтожению тех или иных единиц хранения (см. также п.п.10.8 и 10.9 настоящей Инструкции).
Примечание - Форма акта на отбор к уничтожению ЦТК и ЦПГ соответствует форме акта, применяемой при отборе к уничтожению издательских оригиналов топографических карт [25]
11.4. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации составляется паспорт отраслевого фонда на материалы постоянного хранения (приложение 7). Адрес представления паспорта - ФГУП Центральный картографо-геодезический фонд. Паспорт заполняется на основе полной инвентаризации материалов и данных фонда ЦКП. Периодичность - через каждые 3 года.
11.5. Для формирования обобщенной справки о состоянии фонда ЦКП в целом организации-фондодержатели 1 раз в три года представляют в ЦКГФ отчет, содержащий сведения:
- о состоянии технического обеспечения, включая характеристики используемых помещений и оборудования; штатное расписание и квалификацию сотрудников;
- об объемах хранимых материалов и данных с указанием объемом и состава материалов и данных, вновь поступивших в фонд и обновленных за отчетный период;
- о перспективах дальнейшей деятельности отделения ЦКП, включая обеспечение требуемых условий труда, приобретение нового и дополнительного оборудования, внедрение новых технологий, обучение персонала и прочее.
На основе отчетов региональных и территориальных отделений и собственного опыта ЦКГФ должен подготовить и направить в ФОИВ в области геодезии и картографии отчет о состоянии данного направления в целом с прогнозом на следующий отчетный период.
11.6. Отчетность по объемам реализации ЦКП, а также по объемам вырученных средств от оказания платных услуг по обеспечению потребителей цифровой картографической продукцией и иными материалами и данными включается в отчет о финансовой деятельности организации-фондодержателя, который должен представляться в федеральный орган исполнительной власти по геодезии и картографии.
11.7. В особых случаях (разрушение фонда ЦКП в результате стихийных бедствий, реорганизации организации-фондодержателя и т.д.) руководство отделения фонда ЦКП обязано быть готово представить по требованию ФОИВ по геодезии и картографии внеплановый отчет по всем аспектам своей деятельности.