• Текст документа
  • Статус
Действующий

УТВЕРЖДАЮ
Министр общего и
профессионального образования
Российской Федерации
В.М.Филиппов
11.05.99

     
     
Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения



ОДОБРЕНО
ЦЭПК Росархива
24.02.99 Протокол N 1
Заместитель руководителя
Pocаpxива

Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения


Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.

Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.

Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.

При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления". М., 1991; "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения". М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.

01-05 Руководство вуза

06 Управление делами

07 Учебное управление

08 Подготовительное отделение

09 Приемное отделение

10 Ученый совет вуза и специализированный совет

11-21 Деканат факультета

22 Деканат по работе с иностранными учащимися

23-32 Кафедра

33 Факультет повышения квалификации

34 Учебно-методический отдел

35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры

36 Сектор производственной практики

37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор)

38 Планово-финансовое управление

39 Патентный отдел

40 Управление кадров

41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля

42 Административно-хозяйственное управление (отдел)

43 Библиотека

44 Архив

45 Студенческое научное (научно-техническое) общество

46 Профсоюзный комитет

47 Редакционно-издательский отдел

48 Редакция многотиражной газеты

В номенклатуру дел в качестве самостоятельных разделов включается документация общественных организаций вузов (студенческого научного общества, профсоюзного комитета).

Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадро,. Управление (отдел) капитального строительства и др.

При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.

При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием. В таком случае документация соответствующего в примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других. близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной частью и т.д. Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.

Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.

В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.

В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами.

Наименование дел в примерной номенклатуре сформулированы с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного, корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.

Каждому делу в примерной номенклатуре дел определен срок хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, курирующего данный вуз.

Для ряда дел в примерной номенклатуре дел установлен срок хранения "До минования надобности".

Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при условии упорядочения документов постоянного хранения за соответствующие годы.

При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены новыми", "После истечения срока действия договора" и т.п. Такие пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.

Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.

В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения делопроизводства в вузе такова. Ряд функциональных подразделений (Управление делами, НИС, Отдел кадров, Бухгалтерия) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января. Учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября. Такие дела, как протоколы кафедры формируются за каждый учебный год. Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.

Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и оформляют их по установленной форме.

Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.

НАИМЕНОВАНИЕ ВУЗА

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Ректор

(инициалы,

____________ N ____________

подпись

фамилия)


место составления
на _____ год

Дата


Индекс дела

Заголовок дела
(тома, части)

Кол-во томов

Срок хранения и статья по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01
02
03
04
05

Руководство вуза

06

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

06-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

06-02

Приказы Минобразования России, присланные для сведения. Копии

До минования надобности

06-03

Решения коллегии Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

06-04

Приказы и инструктивные письма отраслевых министерств и ведомств, относящиеся к деятельности вуза. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

06-05

Устав вуза

Постоянно
ст.37а

06-06

Приказы ректора по основной деятельности

Постоянно
ст.19а

06-07

Приказы ректора о командировках сотрудников и преподавателей

3 г.
ст.19в

06-08

Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам

5 л.
ст.19г

06-09

Приказы и распоряжения ректора и проректоров по контингенту движения учащихся

Постоянно
ст.19а

06-10

Положения о структурных подразделениях вуза

Постоянно
ст.21, 36

06-11

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

06-12

Сводная номенклатура дел вуза, согласованная с Госархивом

Постоянно
ст.95а

06-13

Переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам

5 л. ЭПК
ст.558

06-14

Предложения, заявления и жалобы граждан, документы по их исполнению

5 л.
ст.31б

В случае неоднократного обращ. - 5 л. после последнего

06-15

Переписка с местными органами управления, учреждениями образования по учебным вопросам

5 л.

06-16

Переписка с другими вузами по учебной работе

3 г.
ст.549б

06-17

Переписка с организациями по учебным и научным вопросам

3 г.
ст.549б

06-18

Переписка о заказе и уничтожении печатей, штампов

3 г.
ст.1077

06-19

Карточки регистрации исходящей корреспонденции

3 г.
ст.106б

06-20

Карточки регистрации входящей корреспонденции

3 г.
ст.106б

06-21

Журналы регистрации отправленных ценных писем и бандеролей

3 г.
ст.106б

06-22

Номенклатура дел управления

5 л.
ст.95б

06-23

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - Постоянно

07

УЧЕБНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

07-01

Приказ и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии

До минования надобности

07-02

Положение об Учебном управлении

До замены новыми
ст.38

07-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

07-04

Приказы ректора по личному составу студентов. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении кадров

07-05

Паспорт вуза

Постоянно
ст.557

07-06

Годовой план приема студентов и выпуска специалистов

Постоянно

07-07

Планы работы факультетов

Годовые - пост. Семестр. - 3 г.
ст.572

07-08

Документы проверок подразделений и кафедр, посещения лекций, семинаров (справки, сведения)

5 л. ЭПК
ст.605, 606

07-09

Планы, графики расписания учебных занятий и экзаменов

1 г.
ст.602

07-10

Отчеты вуза по учебно-методической работе за учебный год

Постоянно
ст.293а

07-11

Отчеты председателей о работе Государственных аттестационных комиссий по всем факультетам

Постоянно

07-12

Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов на начало и конец учебного года (ф.3НК, 4НК)

Постоянно
ст.293а

07-13

Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов

ст.293

а) сводные годовые - Пост.

б) полугодовые - 5 л.

в) квартальные - 3 г.

д)* месячные - 1 г.

1. При отсутствии годовых - Пост.

2. При отсутствии полугодовых - Постоянно

3. При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - Постоянно

________________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание "КОДЕКС".

07-14

Сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава

5 л.

07-15

Расчеты учебных часов работы по кафедрам

75 л.

07-16

Документы (справки, сводки, письма) по учебно-методическим вопросам, направляемые в Минобразование России

10 л. ЭПК
ст.579

07-17

Реестр распределения учебных помещений по назначению

3 г.
ст.1101

07-18

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

07-19

Номенклатура дел управления

5 л.
ст.95б

07-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

08

ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

08-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе подготовительного отделения. Копии

До минования надобности

08-02

Положение о подготовительном отделении

До замены новыми
ст.38

08-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г. ст.56

После замены новыми

08-04

Приказы ректора о работе подготовительного отделения. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

08-05

Указания (распоряжения) заведующего подготовительным отделением

5 л.
ст.19г

08-06

Годовой план работы подготовительного отделения

3 г.
ст.167

08-07

Отчет о работе подготовительного отделения

Постоянно
ст.575а

08-08

Годовые статистические отчеты о приеме, движении и выпуске слушателей подготовительного отделения

Постоянно
ст.575а

08-09

Протоколы заседаний приемной комиссии подготовительного отделения

После окончания вуза или выбытия из него

а) на принятых

5 л.
ст.561а


б) на не принятых


1 г.
ст.561б

08-10

Протоколы заседаний аттестационной комиссии подготовительного отделения

Постоянно
ст.578

08-11

Планы работы и протоколы заседаний учебно-методического и педагогического советов подготовительного отделения и документы к ним

Постоянно
ст.572, 578

08-12

Личные дела слушателей, зачисленных на подготовительное отделение

15 л. ЭПК

Передаются в приемную комиссию

08-13

Учебный план подготовительного отделения

Постоянно
ст.572

08-14

Журнал посещаемости и успеваемости слушателей

5 л.
ст.606а

08-15

Расписание занятий, консультаций, экзаменов

1 г.
ст.602

08-16

Экзаменационные билеты по лекционным курсам отделения

1 г.
ст.566

08-17

Зачетные и экзаменационные ведомости

1 г.
ст.565а

После окончания учебного заведения или выбытия из него

08-18

Списки слушателей по группам

10 л.

08-19

Переписка с Минобразованием России, вузами по вопросам работы подготовительного отделения

3 г.
ст.559

08-20

Переписка с учреждениями и организациями по вопросам приема и обучения на подготовительном отделении

3 г.
ст.558

08-21

Переписка с гражданами об условиях приема на подготовительное отделение

3 г.
ст.495

08-22

Журнал передачи дел выпускников подготовительного отделения в приемную комиссию вуза

3 г.

08-23

Карточки регистрации входящих документов

3 г.
ст.106б

08-24

Карточки регистрации исходящих документов

3 г.
ст.106б

09

ПРИЕМНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

09-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в вуз. Копии

До минования надобности

09-02

Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по вопросам организации приема в вуз. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

09-03

Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

09-04

Положение об управлении (отделении)

До замены новыми
ст.38

09-05

Протоколы, стенограммы заседаний приемной комиссии о зачислении абитуриентов в вуз:


а) на принятых в вуз

5 л.
ст.561а

После окончания учебного завед. или выбытия

б) на не принятых в вуз

1 г.
ст.561б

09-06

Протоколы заседаний апелляционной комиссии

5 л.

09-07

Протоколы заседаний предметных комиссий

Постоянно
ст.578

09-08

Планы работы отделения

3 г.
ст.167

09-09

Отчет о работе отделения о приеме в вуз

Постоянно
ст.575а

09-10

Отчеты о проведении вступительных экзаменов в вуз

10 л. ЭПК
ст.563а

09-11

Отчеты председателей предметных экзаменационных комиссий

Постоянно
ст.594а

09-12

Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема абитуриентов в вуз

5 л.
ст.564

09-13

Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз

5 л.
ст.564

09-14

Рекламные афиши, объявления и др.

1 г.

09-15

Переписка о приеме и зачислении в вуз

3 г.
ст.558

09-16

Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в вуз

3 г.
ст.559

09-17

Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз

3 г.
ст.560

09-18

Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в вуз

3 г.
ст.558

09-19

Экзаменационные ведомости:

а) абитуриентов, прошедших по конкурсу;

1 г.
ст.565а

После окончания учебного заведения или

б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу

6 мес.
ст.565б

выбытия из него

09-20

Экзаменационные билеты по дисциплинам

1 г.
ст.566

09-21

Расписания вступительных испытаний

1 г.
ст.602

09-22

Акты (книга) передачи личных дел абитуриентов в архив

5 л.

09-23

Личные дела абитуриентов, поступавших, но не принятых в вуз

1 г.
ст.501

После изъятия личных документов. Не востребованные личные документы - 50 л.

09-24

Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в вуз

1 г.
ст.527

09-25

Копии извещений о допуске лиц, поступающих в вуз, к приемным экзаменам

1 г.
ст.567

09-26

Списки абитуриентов, поступающих в вуз и студентов, оплативших обучение

1 г.
ст.514ж

09-27

Номенклатура дел отделения

5 л.
ст.95б

В архиве вуза - постоянно

09-28

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

10

УЧЕНЫЙ СОВЕТ ВУЗА И СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ СОВЕТ

10-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности совета. Копии

До минования надобности

10-02

Положение об Ученом совете вуза

До замены новыми
ст.38

10-03

Список членов Ученого совета, изменения и уточнения списка

75 л.
ст.511

10-04

Годовой план работы Совета и документы по его уточнению и изменению

5 л.
ст.657

10-05

Годовой отчет о работе совета

Постоянно
ст.575а

10-06

Протоколы, стенограммы заседаний Ученого совета и документы к ним

Постоянно
ст.1303

10-07

Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней

Постоянно
ст.654а

10-08

Аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации

10 л. ЭПК
ст.654г

10-09

Книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите

5 л. ЭПК

10-10

Защищенные диссертации и авторефераты

Пост.
ст.655

На госхранение не передаются

10-11

Списки соискателей, защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания

ст.514л

На госхранение не передаются, хранятся в организации

10-12

Бюллетени тайного голосования совета

3 г.
ст.656

10-13

Переписка с Высшей аттестационной комиссией, учреждениями и отдельными лицами по вопросам защиты диссертаций

5 л. ЭПК
ст.662

10-14

Протоколы заседаний конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава и документы к протоколам

Постоянно
ст.518

10-15

Журнал регистрации документов, лиц, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей в вузе

3 г.

10-16

Личные дела соискателей, прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей

ст.498
а) лиц, имеющих ученые степени и звания - Постоянно

в)* научных работников, не имеющих ученые степени и звания, - 75 л. - в ЭПК

Передаются в отдел кадров вуза

________________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание "КОДЕКС".

10-17

Личные дела соискателей, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей

3 г.

После изъятия личных документов

10-18

Документы (заявления, характеристики, заключения кафедр и др.) по переизбранию профессорско-преподавательского состава в должностях на новый срок

5 л.

Хранятся в составе личных дел

10-19

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

10-20

Номенклатура дел совета

5 л.
ст.95б

10-21

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

11-21

ДЕКАНАТ ФАКУЛЬТЕТА

-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии

До минования надобности

-02

Приказы ректора и проректоров вуза по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

-03

Положение о факультете

До замены новыми
ст.38

-04

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

-05

Протоколы заседаний совета факультета

Постоянно
ст.571

Отдельно по диссертациям

-06

Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)

5 л.
ст.615

Документы по утвержд. именных стипендий, списки стипендиатов, получив. именные стипендии, - пост.

-07

Протоколы заседания Государственной аттестационной комиссии

75 л.
ст.593

В творческих вузах - пост.

-08

Годовой план работы факультета по учебной работе

3 г.
ст.167

-09

Годовой отчет факультета по учебной работе

Постоянно
ст.575а

-10

Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов

5 л.
ст.610

-11

Отчеты студентов о производственной и педагогической практике

3 г.
ст.611

-12

Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных практик (инструктивные письма, методические указания)

3 г.
ст.614

-13

Документы об организации самостоятельной работы студентов (справки, отчеты и др.)

3 г.
ст.611

-14

Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета

5 л.
ст.28

-15

Учебные и учетные карточки студентов

75 л. - в ЭПК
ст.499а

Хранятся в личных делах студентов

-16

Журнал учета учебной работы профессорско-преподавательского состава факультета

5 л.
ст.618

-17

Журнал регистрации контрольных и курсовых работ

3 г.
ст.616

-18

Журнал учета успеваемости студентов

5 л.
ст.605

Сводные ведомости успеваемости - не менее 25

-19

Журнал учета посещаемости студентов

5 л.
ст.605

-20

Журнал учета выдачи академических справок

Постоянно

-21

Список студентов (по группам)

10 л.
ст.514е

-22

Зачетные и экзаменационные ведомости

5 л.
ст.597

-23

Расписание занятий

1 г.
ст.602

-24

Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы

1 г.
ст.607

-25

Номенклатура дел деканата факультета

5 л.
ст.95б

-26

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

22

ДЕКАНАТ ПО РАБОТЕ С ИНОСТРАННЫМИ УЧАЩИМИСЯ

22-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе с иностранными учащимися. Копии

До минования надобности

22-02

Положение о деканате

До замены новыми
ст.38

Подлинники - в Управлении делами

22-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены
новыми

22-04

Приказы ректора по вопросам работы с иностранными учащимися. Копии

До минования надобности

Подлинники - в
Управлении делами

22-05

Годовой план работы деканата

3 г.
ст.167

22-06

Отчет о работе деканата

Постоянно
ст.575а

22-07

Годовой план учебно-
воспитательной работы с иностранными студентами и аспирантами

3 г.
ст.167

22-08

Отчет об учебно-
воспитательной работе с иностранными студентами и аспирантами

Постоянно
ст.575а

22-09

Семестровые отчеты об учебе иностранных учащихся

3 г.
ст.575б

При отсутствии годовых - пост.

22-10

Учебные карточки иностранных учащихся

5 л.

После окончания вуза

22-11

Справочная картотека по
личному составу иностранных учащихся

75 л.
ст.508

22-12

Списки иностранных студентов, аспирантов и стажеров

5 л.

После окончания вуза

22-13

Переписка с Минобразованием России и др. ведомствами по учебно-
воспитательной работе с иностранными учащимися

5 л. ЭПК
ст.584

22-14

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

22-15

Номенклатура дел деканата

5 л.
ст.95б

22-16

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

23-32

КАФЕДРА

-01

Приказы, распоряжения ректора, проректоров вуза. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

-02

Протоколы заседаний кафедры за учебный год

Постоянно
ст.571

-03

Протоколы научно-методических конференций

Постоянно

-04

План работы кафедры на учебный год

Постоянно
ст.572а

-05

План научно-исследовательской работы кафедры на учебный год

Постоянно

-06

Планы повышения квалификации профессорско-
преподавательского состава. Копии

До минования надобности

Подлинник - в Управлении аспирантуры и докторантуры

-07

Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей

5 л.
ст.574

-08

Рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса

1 г.
ст.602

-09

Годовой отчет о работе кафедры

Постоянно
ст.575а

-10

Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры

Постоянно
ст.1284

-11

Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год

5 л.

-12

Дипломные работы и проекты студентов

5 л.
ст.591

Дипломные работы, отмеченные на конкурсах, - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах худ. вузов, -15 л. ЭПК. Отзывы известн. лиц - постоянно

-13

Дипломные работы. Отзывы на них

5 л.
ст.591

Работы, отмеченные первыми премиями на всероссийских, республиканских и вузовских конкурсах, - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах худ. вузов, -15 л. ЭПК

-14

Курсовые проекты студентов

2 г.
ст.590

-15

Экзаменационные билеты по лекционным курсам

1 г.
ст.566

-16

Документы о работе кружков

5 л.

-17

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

-18

Номенклатура дел кафедры

5 л.
ст.95б

-19

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

33

ФАКУЛЬТЕТ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ

33-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности ФПК. Копии

До минования надобности

33-02

Положение о ФПК

До замены новыми
ст.38

33-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

33-04

Приказы ректора и проректоров вуза о работе ФПК. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

33-05

Утвержденные планы и программы по специальным дисциплинам ФПК

Постоянно

33-06

План повышения квалификации преподавателей вуза

5 л.
ст.574

33-07

Годовой план работы ФПК

3 г.
ст.167

33-08

Отчет о работе ФПК

Постоянно
ст.575а

33-09

Протоколы заседаний Методического совета ФПК

Постоянно

33-10

Годовой план работы Методического совета ФПК

3 г.
ст.167

33-11

Отчет о работе Методического совета ФПК

Постоянно
ст.575а

33-12

Утвержденные списки членов Методического совета ФПК

5 л.
ст.637

33-13

Протоколы заседаний аттестационной комиссии ФПК

15 л.

33-14

Зачетные и экзаменационные ведомости

5 л.
ст.597

33-15

Списки слушателей ФПК по учебным группам

5 л.

33-16

Журналы учета посещаемости слушателей ФПК

5 л.
ст.606а

33-17

Личные дела слушателей ФПК

75 л. - в ЭПК
ст.499а

33-18

Переписка с министерствами, ведомствами, вузами по вопросам повышения квалификации

3 г.

33-19

Журнал регистрации выдачи свидетельств об окончании ФПК

75 л.
ст.528а

33-20

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

33-21

Номенклатура дел ФПК

5 л.
ст.96б

33-22

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

34

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

34-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-
методическим вопросам. Копии

До минования надобности

34-02

Положение об отделе

До замены новыми
ст.38

34-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

34-04

Приказы ректора и проректоров вуза по учебно-вспомогательной, учебно-методической работе. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

34-05

Годовой план работы отдела

3 г.
ст.167

34-06

Отчет о работе отдела

Постоянно
ст.575а

34-07

Планы работы методических комиссий факультетов

3 г.
ст.167

34-08

Документы (планы, справки, отчеты и др.) по обследованию и изучению учебно-методической работы на факультетах и кафедрах

5 л. ЭПК
ст.580

34-09

Документы учебно-
методических конференций и совещаний (протоколы, стенограммы, тезисы)

Постоянно

35

УПРАВЛЕНИЕ (ОТДЕЛ) АСПИРАНТУРЫ И ДОКТОРАНТУРЫ

35-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам аспирантуры. Копии

До минования надобности

35-02

Приказы и распоряжения ректора вуза по вопросам аспирантуры, докторантуры и повышения квалификации. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

35-03

Решения коллегии ВАК России об организации диссертационных советов по защите диссертаций. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

35-04

Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру

5 л.
ст.625

После окончания аспирантуры или выбытия из нее

35-05

Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов

50 л.
ст.626

35-06

Протоколы, стенограммы заседаний диссертационных советов по защите диссертаций

Постоянно
ст.653

35-07

Планы приема в аспирантуру

Постоянно
ст.166а

35-08

Годовой статистический отчет о работе аспирантуры и докторантуры (Ф1-НК)

Постоянно
ст.293а

35-09

Переписка о создании диссертационных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней

5 л. ЭПК
ст.662

35-10

Переписка о депонировании рукописей

3 г.
ст.886

35-11

Личные дела аспирантов и докторантов

75 л. - в ЭПК
ст.499а

Отчисленные с 1 курса - 15 л.

35-12

Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени доктора наук

Постоянно
ст.654а

35-13

Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени кандидата наук

10 л.
ст.654в

35-14

Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов

3 г.
ст.630

Хранятся в личных делах аспирантов

35-15

Бюллетени, книги учета, бюллетени тайного голосования, протоколы счетной комиссии диссертационных советов по защите диссертаций

3 г.
ст.656

35-16

Журналы (книги) выдачи дипломов о присуждении ученых степеней

На госхранение не передаются. Хранятся в организации.
ст.660

35-17

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

35-18

Номенклатура дел отдела

5 л.
ст.95б

35-19

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

36

СЕКТОР ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

36-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам производственной практики студентов. Копии

До минования надобности

36-02

Положение о секторе производственной практики

До замены новыми
ст.38

36-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

36-04

Положение о производственной практике студентов

До замены новыми
ст.608

36-05

Договоры с заводами, научно-исследовательскими институтами о проведении производственной практики студентов

3 г.
ст.337

После истечения срока действия договоров

36-06

Заявки на закрепление баз производственной практики студентов

1 г.
ст.609

36-07

Списки баз производственной практики студентов

До замены новыми
ст.612

36-08

Приказы ректора о распределении студентов по базам производственной практики. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

36-09

Списки студентов с указанием баз прохождения производственной практики

5 л.
ст.606а

36-10

Планы и программы производственной практики студентов

1 г.
ст.609

36-11

Сводные отчеты по факультетам и курсам об итогах производственной практики студентов

Постоянно
ст.575а

36-12

Отчеты руководителей производственной практики о прохождении студентами практики

5 л.
ст.610

36-13

Зачетные ведомости прохождения студентами производственной практики

5 л.
ст.597

36-14

Переписка с учреждениями, предприятиями и организациями о прохождении студентами производственной практики

5 л.

36-15

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

36-16

Номенклатура дел сектора

5 л.
ст.95б

36-17

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

37

НАУЧНЫЙ ОТДЕЛ (НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ СЕКТОР)

37-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о научно-
исследовательской работе. Копии

До минования надобности

37-02

Положение о научном отделе (научно-исследовательском секторе)

До замены новыми
ст.38

37-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

37-04

Годовой план научно-исследовательских работ вуза

Постоянно
ст.572а

37-05

Годовые планы работы проблемных (отраслевых) лабораторий

Постоянно
ст.1276а

37-06

Годовые отчеты о работе проблемных (отраслевых) лабораторий

Постоянно
ст.1284

37-07

Планы издания научных трудов вуза

Постоянно
ст.903а

37-08

Годовой отчет вуза о выполнении научно-исследовательских работ

Постоянно
ст.1284

37-09

Полугодовые (квартальные) отчеты вуза о научно-
исследовательских работах

5 л.
ст.292г

Если не полностью включаются в годовой отчет постоянно

37-10

Тематические карточки на законченные научно-исследовательские работы

До минования надобности
ст.1283

37-11

Заключительные отчеты по законченным темам научно-исследовательских работ с приложениями (отзывы, рецензии, аннотации и др.) и заключения по ним

Постоянно
ст.1308

37-12

Аннотации по законченным научно-исследовательским работам

Постоянно
ст.1273, 1298

37-13

Удостоверения о государственной регистрации законченных научно-исследовательских работ

Постоянно

37-14

Договоры о творческом содружестве вуза с производством (справки, отчеты, переписка)

10 л. ЭПК

37-15

Документы научно-технических конференций, проведенных в вузе (протоколы, стенограммы и др.)

Постоянно

37-16

Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение научно-исследовательских работ и документы к ним (планы работ, акты приемки-передачи, переписка и др.)

5 л.
ст.1288

После истечения срока действия договора

37-17

Переписка с Минобразованием России, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе

5 л.
ст.1301

37-18

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

37-19

Номенклатура дел отдела (сектора)

5 л.
ст.95б

37-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

38

ПЛАНОВО-ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ

38-01

Законы Российской Федерации, нормативные документы по вопросам планирования, финансирования, оплаты труда

До минования надобности

38-02

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам планирования и финансирования. Копии

До минования надобности

38-03

Приказы и указания ректора и проректоров вуза по вопросам планово-финансовой работы. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

38-04

Утвержденное штатное расписание вуза и документы по его изменению

Постоянно
ст.52а

38-05

Утвержденные годовые планы по капвложениям, труду, фонду заработной платы и др. направлениям финансовой деятельности вуза

Постоянно
ст.222а

38-06

Проекты планов по капитальным вложениям, труду, фонду заработной платы и др. направлениям финансовой деятельности вуза

5 л.
ст.207

38-07

Утвержденные годовые сметы расходов по госбюджету, спецсредствам, капвложениям и др. расходам

Постоянно
ст.228а

38-08

Сметы административно-хозяйственных расходов

10 л.

38-09

Годовые статистические отчеты и таблицы о выполнении планов по труду, фонду зарплаты и направлениям планово-финансовой деятельности вуза

Постоянно
ст.292а

38-10

Полугодовые, квартальные, месячные статистические отчеты и таблицы о выполнении планов по труду, фонду зарплаты и другим направлениям планово-финансовой деятельности вуза

полугодовые - 5 л.
кв. - 3 г.
мес. -1 г.
ст.292 г, д, в

При отсутствии годовых, полугодовых - постоянно

38-11

Переписка с Минобразованием России по плановым, финансовым вопросам

3 г.
ст.233

Переписка по финансированию загранкоманди-
ровок - 5 л.

38-12

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

38-13

Номенклатура дел управления

5 л.
ст.95б

38-14

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

39

ПАТЕНТНЫЙ ОТДЕЛ

39-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам патентования. Копии

До минования надобности

39-02

Положение о патентном отделе

До замены новым
ст.38

39-03

Должюстные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

39-04

Годовые планы работы отдела

3 г.
ст.167

39-05

Отчеты о работе отдела

Постоянно
ст.575а

39-06

Принятые изобретения и технические усовершенствования (описания, отзывы, переписка)

Постоянно
ст.1379а

39-07

Принятые рационализаторские предложения (описания, заключения, переписка)

10 л. ЭПК
ст.1396а

39-08

Отклоненные рационализаторские предложения

5 л.
ст.1396б

39-09

Протоколы по рассмотрению изобретений, рационализаторских предложений и документы к протоколам

Постоянно
ст.140б

39-10

Документы (планы, доклады, реиения и др.) о проведении конкурсов, смотров, соревнований по рационализации и изобретательству

5 л. ЭПК

39-11

Картотека (журнал) регистрации и учета изобретений и рационализаторских предложений

Постоянно
ст.1398

На гос. хранение не передаются, хранятся в организациях

39-12

Авторская картотека изобретений и рационализаторских предложений

Постоянно
ст.1399

-"-

38-13

Обзоры и доклады о содействии работе изобретателей и рационализаторов

Постоянно
ст.1405

39-14

Доклады, отчеты о внедрении изобретений и рационализаторских предложений

Постоянно
ст.1391а

39-15

Переписка о реализации изобретений и рационализаторских предложений и степени их эффективности

5 л.
ст.1411

39-16

Переписка о выдаче авторских свидетельств изобретателям и рационализаторам

5 л.
ст.1407

39-17

Переписка о премировании за изобретения и рационализаторские предложения

5 л.
ст.1407

39-18

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

39-19

Номенклатура дел отдела

5 л.
ст.95б

39-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

40

УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ

40-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам работы с кадрами. Копии

До минования надобности

40-02

Положение об Управлении кадров

До замены новым
ст.38

40-03

должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

40-04

Приказы ректора по личному составу сотрудников

75 л. ЭПК
ст.19б

40-05

Приказы по личному составу студентов

75 л. ЭПК
ст.19б

40-06

Приказы по личному составу аспирантов, докторантов

75 л. ЭПК
ст.19б

40-07

Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров

Постоянно
ст.293а

40-08

Протоколы заседаний конкурсных комиссий и документы к ним

Постоянно
ст.518

Если подлинные протоколы хранятся в Уч. управлении, в Управлении кадров до минования надобности

40-09

Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников и административно-управленческого персонала

75 л.
ст.511

40-10

Заявления временных сотрудников

3 г.

40-11

Личные дела и штатный формуляр профессорско-преподавательского состава

Постоянно
ст.498а

40-12

Личные дела учебно-
вспомогательного, административно-
управленческого персонала

75 л. - в ЭПК
ст.498в

40-13

Личные дела студентов дневного обучения

75 л. - в ЭПК
ст.499а

1. Студентов, отчисленных с 1-3 кур. - 15 л. ЭПК

40-14

Личные карточки рабочих и служащих, ведущиеся вместо личных дел (для совместителей и временных работников)

75 л. - в ЭПК
ст.504

40-15

Документы о представлении профессорско-преподавательского состава к присвоению ученых степеней и званий (характеристики, списки трудов, заключения)

Постоянно

40-16

Документы о представлении работников вуза к правительственным наградам (характеристики, списки трудов)

Постоянно
ст.643

40-17

Разрешения профессорско-преподавательскому составу и другим работникам вуза на работу по совместительству

5 л.

40-18

Документы (справки, заявления) о назначении пенсий

5 л.
ст.667

40-19

Трудовые книжки преподавателей, рабочих, студентов и служащих вуза

До востребования
ст.524

Не востребованные не менее 50 л.

40-20

Книга учета выдачи трудовых книжек

50 л.
ст.526а

40-21

Отчетные сведения, акты и переписка по учету прихода и расхода трудовых книжек

3 г.
ст.529

40-22

Книга учета и алфавит личных дел

75 л.
ст.507

40-23

Книга учета выдачи удостоверений личности сотрудникам

3 г.
ст.547

40-24

Журнал регистрации больничных листов сотрудников

3 г.
ст.699

40-25

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

40-26

Протоколы заседаний комиссий по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава

Постоянно
ст.518

40-27

Личные дела лиц, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей

1 г.
ст.506

40-28

Номенклатура дел Управления кадров

5 л.
ст.95б

40-29

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

41

УПРАВЛЕНИЕ (ОТДЕЛ) БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

41-01

Законы Российской Федерации, нормативные документы по вопросам финансирования, оплаты труда

До минования надобности

41-02

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам бухгалтерского учета и финансового контроля. Копии

До минования надобности

41-03

Приказы ректора вуза по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

41-04

Приказы ректора вуза по личному составу сотрудников, студентов. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении кадров

41-05

Положение об управлении

До замены новым
ст.38

41-06

Годовой отчет вуза с утвержденными приложениями к нему по госбюджету, спецсредствам и капвложениям

Постоянно
ст.303б, а

41-07

Квартальные бухгалтерские отчеты и заключения по ним

|

5 д.
ст.303в

41-08

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности вуза, документы (справки, информации, докладные записки) к ним

5 л.
ст.334

При условии завершения ревизии

41-09

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие

5 д.
ст.336

41-10

Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка со всеми приложениями к ним (заявки, доверенности, ведомости, ж/ордера и др.), авансовые отчеты

5 л.
ст.310

При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следств. и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

41-11

Документы (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации

5 л.
ст.323

При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следствен. и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

41-12

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию

До минования надобности
ст.324

Не менее 5 л.

41-13

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

До минования надобности
ст.328

Не менее 5 л.

41-14

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов

Постоянно
ст.329

41-15

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств

Постоянно
ст.330

41-16

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы

3 г.
ст.333

41-17

Переписка с центральными, местными финансовыми органами о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др. вопросам)

3 г.
ст.335

41-18

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

3 г.
ст.331

После ликвидации основных средств

Паспорта зданий - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - постоянно

41-19

Переписка о паспортизации зданий и сооружений

5 л.
ст.332

41-20

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 г.
ст.309

41-21

Лицевые счета профессорско-
преподавательского состава

75 л. ЭПК
ст.311а

41-22

Расчетные (расчетно-
платежные) ведомости

5 л.
ст.312

При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

41-23

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

3 г.
ст.313

После ликвидации основных средств

41-24

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей

3 г.
ст.314

41-25

Главная книга

5 л.
ст.316

41-26

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

5 л.
ст.317

При условии завершения ревизии

41-27

Листки нетрудоспособности

5 л.
ст.310

41-28

Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов

5 л.
ст.318

41-29

Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др.

5 л.
ст.319

41-30

Исполнительные листы

До минования надобности
ст.325

Не менее 5 л.

41-31

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.)

5 л.
ст.337

После истечения срока договора, соглашения при условии завершения ревизии

41-32

Номенклатура дел бухгалтерии

5 л.
ст.95б

41-33

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

42

АДМИНИСТРАТИВНО-
ХОЗЯЙСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ

42-01

Приказы ректора и проректоров вуза по административно-хозяйственной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

42-02

Положение об управлении

До замены новым
ст.38

42-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

42-04

Документы (доклады, обзоры, справки) о состоянии зданий и помещений, занимаемых вузом

3 г.
ст.1100

42-05

Документы (докладные записки, сведения и сводки) о проведении капитального и текущего ремонта

3 г.
ст.1658

42-06

Документы (акты, справки, протоколы, сведения) по анализу работы автотранспорта

5 л.
ст.1114

42-07

Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий

а) связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами

Постоянно
ст.1128

б) по прочим авариям

5 л.
ст.1128

42-08

Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте автотранспорта

3 г.
ст.1145

42-09

Документы (доклады, обзоры, сведения, сводки, справки, переписка) о состоянии и эксплуатации жилищного фонда студенческих общежитий

3 г.
ст.725

42-10

Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от затопления

3 г.
ст.1107

42-11

Переписка об организации противопожарной охраны

3 г.
ст.1193

42-12

Переписка о приобретении противопожарного инвентаря

3 г.
ст.1196

42-13

Переписка об эксплуатации и ремонте средств связи

3 г.
ст.1164

42-14

Переписка об установке, переносе и работе телефонов

3 г.
ст.1180

42-15

Переписка об организации, развитии, наличии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

3 г.
ст.1111

42-16

Переписка об авариях

5 л.
ст.1129

42-17

Переписка о заявках и лимитах на бензин

3 г.
ст.1147

42-18

Переписка о расходе горюче-смазочных материалов, запасных частей и выдаче талонов на бензин

1 г.
ст.1150

42-19

Переписка с отделениями милиции о прописке студентов в общежитиях

3 г.

42-20

Графики текущего и капитального ремонта

1 г.
ст.1656

После окончания ремонта

42-21

Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта

5 л.
ст.1660

После окончания работ

42-22

Акты о техническом и санитарном состоянии зданий, дворов и тротуаров

3 г.
ст.1105

42-23

Наряды на производство ремонтных работ

3 г.
ст.1648

В случае возникн. споров, суд. дел - до выяснения окон. решения

42-24

Заявки на текущий ремонт зданий и сооружений

2 г.
ст.1655

42-25

Заявки на выделение автотранспорта

1 г.
ст.1122

42-26

Исполнительные схемы коммуникаций, водопровода, канализации, отопления, силовой и световой электросети

До замены новыми ст.1521

42-27

Заявления студентов о представлении мест в общежитии

3 г.
ст.78

42-28

Книги учета пробега автотранспорта

5 л.
ст.1142

42-29

Книги учета путевых листов

3 г.
ст.1143

После завершения ревизии

42-30

Журнал учета талонов на легковой автотранспорт

3 г.
ст.1143

42-31

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств
ст.1133

42-32

Акты списания транспортных средств

3 г.
ст.1134

После списания

42-33

Акты на замену спидометров

3 г.
ст.1154

42-34

Графики технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта

1 г.
ст.1146

42-35

Ведомости, карточки учета эксплуатации автомашин, автопокрышек

3 г.
ст.1139

После списания

42-36

Путевые листы и наряды на автотранспорт

3 г.
ст.1141

После завершения ревизии

42-37

Номенклатура дел управления

5 л.
ст.95б

42-38

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

43

БИБЛИОТЕКА

43-01

Приказы и распоряжения ректора вуза. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

43-02

Положение о библиотеке

Постоянно
ст.38

43-03

Правила пользования библиотечным фондом

До замены новыми ст.21б

43-04

Протоколы заседаний библиотечного совета

Постоянно
ст.571

43-05

Годовой план и отчет о работе библиотеки

5 л.
ст.816, 294

43-06

Документы (списки, отчеты) по оформлению годовой подписки на литературу

1 г.
ст.818

После получения подписной литературы

43-07

Переписка о возвращении книг читателями

1 г.
ст.838

После возвращ. книг или возмещ. стоимости утерен. книг

43-08

Акты обследования работы библиотеки

1 г.
ст.812

После следующей проверки

43-09

Акты и списки на передачу книг другим организациям

3 г.
ст.830

43-10

Акты списания книг

10 л.
ст.831

После проверки библиотечного фонда

43-11

Каталоги книг (систематические, алфавитные, предметные)

До ликвидации библиотеки
ст.836

43-12

Книги суммарного учета библиотечного фонда

До ликвидации библиотеки
ст.820

44

АРХИВ

44-01

Нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации

До замены новыми

44-02

Утвержденные положения об архиве, экспертной комиссии. Копии

До замены новыми
ст.38

Подлинники - в Управлении делами

44-03

Сводная номенклатура дел вуза. Копии

До минования надобности

Подлинник в Управлении делами

44-04

Дела фондов (исторические справки к фондам, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о недостатках и неисправимых повреждениях документов, обзоры фондов)

Хранятся в организациях - Постоянно
ст.115

При ликвидации организаций передаются на госхранение

44-05

Описи на дела постоянного срока хранения

Постоянно
ст.117а

44-06

Описи личных дел профессорско-
преподавательского состава, рабочих и служащих

Постоянно
ст.117а

44-07

Описи личных дел студентов

Постоянно
ст.117а

44-08

Акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов

10 л.
ст.119

44-09

Докладные записки, справки о работе архива

5 л.
ст.120

44-10

Заявления, запросы о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче

3 г.
ст.130

44-11

Журналы учета поступлений и выбытия документов из архива

На госхранение не передаются. Хранятся в организации.
ст.125

44-12

Журналы выдачи документов из архива

3 г.
ст.129

После возвращения документов в архив

44-13

Журналы регистрации выданных архивных справок, копий, выписок из документов

3 г.
ст.131

45

СТУДЕНЧЕСКОЕ НАУЧНОЕ (НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ) ОБЩЕСТВО

45-01

Приказы Минобразования России, ректора вуза по вопросам студенческой научной работы. Копии

До минования надобности

45-02

Положение (устав) о студенческом научном обществе вуза

До замены новыми
ст.38

45-03

Годовой план работы студенческого научного общества

3 г.
ст.167

45-04

Годовой отчет о работе студенческого научного общества

Постоянно
ст.575а

45-05

Протоколы заседаний (общих собраний) студенческого научного общества

Постоянно
ст.571

45-06

Документы студенческих научных конференций (планы подготовки, тезисы докладов, протоколы заседаний и др.)

Постоянно
ст.14а

45-07

Документы по проведению конкурсов на лучшие студенческие научные работы (списки работ, аннотации, отзывы, заключения и др.)

Постоянно

45-08

Переписка с Минобразованием России, другими вузами по вопросам студенческой научной работы

3 г.

45-09

Номенклатура дел научного общества

5 л.
ст.95

45-10

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

46

РЕДАКЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ОТДЕЛ

46-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам издательской деятельности. Копии

До минования надобности

46-02

Положение о редакционно-издательском отделе

До замены новыми
ст.38

46-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

46-04

Приказы и указания ректора и проректоров вуза по вопросам издательской деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

46-05

Протоколы и стенограммы заседаний редакционно-издательского совета вуза

Постоянно
ст.896

46-06

Утвержденный издательский план вуза и документы к нему (отзывы, заключения, уточнения и др.)

Постоянно
ст.903а

46-07

Годовой отчет о выполнении издательского плана

Постоянно
ст.292а, б

46-08

Список выпущенных изданий научных трудов вуза

Постоянно
ст.934

46-09

Авторские и наборные с авторской правкой рукописи опубликованных научных работ и учебных пособий

3 г. ЭПК
ст.911а

После издания
рукописи известн. деятелей - постоянно

46-10

Авторские рукописи неопубликованных научных работ и учебных пособий

3 г. ЭПК
ст.912

Рукописи, получив. положит. оценку, - постоянно

46-11

Дела по изданию рукописей научных трудов (аннотации, рецензии, переписка с автором о работе над рукописью и др.)

3 г. ЭПК
ст.921

Рукописи, отзывы, рецензии известн. лиц - постоянно

46-12

Наборные экземпляры рукописей без правки

До минования надобности
ст.918

46-13

Верстки и сверки со смысловой правкой редактора

3 г. ЭПК
ст.911а

После издания

46-14

Книга учета рассылки сигнальных и контрольных экземпляров вузовских изданий

1 г.
ст.932

46-15

Журнал регистрации заказов на внутривузовские издания

1 г.
ст.932

46-16

Типографские заявки и заказы

1 г.
ст.941

46-17

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

46-18

Номенклатура дел отдела

5 л.
ст.95б

46-19

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел

3 г.
ст.117б

47

РЕДАКЦИЯ МНОГОТИРАЖНОЙ ГАЗЕТЫ

47-01

Документы (договоры, планы, графики, переписка) по выпуску и распространению многотиражной газеты

3 г.
ст.910

47-02

Контрольные экземпляры многотиражной газеты

Постоянно

47-03

Документы о подписке на многотиражную газету

1 г.

47-04

Картотека авторского актива многотиражной газеты

5 л.
ст.927

47-05

Рукописи опубликованных документов

3 г. ЭПК
ст.911а

После издания

47-06

Рукописи неопубликованных документов

3 г.
ст.912

Рукописи, получив. положит. оценку рецензент., - пост.

47-07

Иллюстрированные документы (фотографии, рисунки, клише)

3 г.
ст.915

47-08

Верстки и сверки

3 г.
ст.921

47-09

Письма в газету

5 л. ЭПК

47-10

Документы, присланные информационными и рекламными агентствами

До минования надобности

48

ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ

48-01

Приказы, постановления, решения, инструктивные письма высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации вуза. Копии

До минования надобности

48-02

Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний и конференций и документы к ним

Постоянно
ст.1232а

48-03

Протоколы заседаний профсоюзного комитета

Постоянно
ст.1232а

48-04

Годовой план работы профкома

3 г.
ст.46

48-05

Смета расходов профсоюзного комитета

Постоянно
ст.228а

48-06

Годовой финансовый отчет профсоюзного комитета по бюджету и соцстраху

Постоянно
ст.303б

48-07

Отчеты и сведения о работе комиссии профкома (соцстрахования, культурно-массовая работа)

3 г.
ст.1255

48-08

Бюллетени тайного голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав

В течение срока полномочий
ст.1234

48-09

Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка со всеми приложениями к ним

5 л.
ст.310

48-10

Главная книга

5 л.
ст.316

48-11

Заявления членов профкома по вопросам быта и предоставления путевок

3 г.
ст.1254


Руководитель службы документационного обеспечения


подпись


инициалы, фамилия

Заведующий архивом вуза

подпись

инициалы, фамилия

     
     
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО



Текст документа сверен по:
рассылка

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

Название документа: Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

Вид документа: Методические указания Минобразования России

Принявший орган: Минобразования России

Статус: Действующий

Опубликован: Документ опубликован не был
Дата принятия: 11 мая 1999

Дата начала действия: 11 мая 1999
Информация о данном документе содержится в профессиональных справочных системах «Кодекс» и «Техэксперт»
Узнать больше о системах