1. Настоящие Рекомендации устанавливают порядок отражения в карточках лицевых счетов по налогу (сбору, взносу) (форма N 6, далее - КЛС) всех операций, связанных с расчетами налогоплательщиков (плательщиков сборов), налоговых агентов с бюджетами всех уровней Российской Федерации.
КЛС является документом, в котором фиксируются:
- исчисленные налогоплательщиками и начисленные налоговыми органами, иными уполномоченными органами к уплате (доплате) суммы налогов, сборов, установленных законодательством о налогах и сборах;
- уплаченные и поступившие в бюджет суммы налогов и сборов;
- отсроченные (рассроченные), приостановленные к взысканию и реструктурируемые суммы налогов, сборов и иных обязательных платежей;
- начисленные за несвоевременную или неполную уплату налогов и сборов и уплаченные суммы пеней;
- начисленные и уплаченные суммы процентов за пользование бюджетными средствами;
- доначисленные (уменьшенные) по результатам налоговой проверки суммы налогов (сборов), пеней;
- исчисленные налогоплательщиком к уменьшению суммы налогов и сборов;
- возвраты или зачеты излишне уплаченных или взысканных сумм налогов и сборов;
- возмещение налога на добавленную стоимость в порядке возврата или зачета;
- начисленные и возмещенные налогоплательщикам суммы процентов за несвоевременный возврат излишне уплаченных (взысканных) сумм налогов (сборов), а также за несвоевременное возмещение налога на добавленную стоимость.
Налоговые органы обязаны вести КЛС по каждому налогоплательщику и по каждому налогу или сбору, установленному законодательством о налогах и сборах. Если налогоплательщик также является налоговым агентом, то по такому налогоплательщику открывается дополнительная(ые) КЛС с признаком "Налоговый агент".
Налоговые органы также обязаны вести реестры (форма N 25) поступлений, возвратов, зачетов и выплат, вспомогательные книги, журналы и реестры, обеспечивающие полный учет поступающих в налоговые органы документов, подтверждающих правомерность проведения в КЛС начислений, проведение операций, перечисленных в настоящем пункте.
2. Постановка на учет налогоплательщиков (плательщиков сборов), налоговых агентов осуществляется в соответствии с порядком, установленным статьями 83, 84, 144 и 335 Налогового кодекса Российской Федерации.
После постановки на учет или снятия с учета налогоплательщиков налоговые органы передают в органы федерального казначейства информацию в соответствии с совместным приказом Министерства финансов Российской Федерации и Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 21.02.2001 NN 14Н/БГ-3-09/51 "Об утверждении порядка обмена информацией между территориальными органами федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в ходе исполнения федерального бюджета по доходам и налоговыми органами" для осуществления функций, возложенных на них бюджетным законодательством.
3. По каждому налогоплательщику (плательщику сборов), налоговому агенту КЛС открываются в налоговом органе по месту постановки на учет при наличии обязанности по уплате налогов, сборов и других обязательных платежей в соответствии с законодательством о налогах и сборах.
4. Налоговые органы, осуществляющие ведение КЛС вручную (при отсутствии автоматизированной обработки данных КЛС), все записи в книгах, журналах учета, реестрах и КЛС производят чернилами или пастой шариковой ручки на основании первичных документов, подтверждающих их достоверность, и в хронологическом порядке. Записи должны вестись аккуратно, помарки и подчистки записей не допускаются.
Книги по учету бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем налогового органа и скреплены печатью.
5. Исправление ошибок, допущенных налоговыми органами при ведении КЛС, производится путем проведения операции "сторно".
Ошибочная запись в КЛС сторнируется и в комментарии делается запись "Сторно операции от __ (указывается дата занесения неверной записи)". После чего заносятся правильные данные. Сторнирование ошибочной записи и занесение правильных данных производятся в КЛС по дате обнаружения ошибки и внесения соответствующих исправлений. Не допускается нарушение хронологии ведения записей в КЛС.
В случае ведения КЛС на бумажных носителях после сторнирования ошибочной записи и занесения правильных данных на полях против соответствующей строки делается пометка "исправлено" за подписью лица, производившего исправление, с указанием даты исправления и оснований, по которым вносится исправление.
Проведение в КЛС операций "к доплате" или "к уменьшению" на основании представленных налогоплательщиками (плательщиками сборов), налоговыми агентами дополнений и изменений налоговых деклараций (расчетов) за соответствующие отчетные (налоговые) периоды также осуществляется в хронологическом порядке.
В случае ошибочного занесения записи в КЛС другого налогоплательщика (плательщика сбора), налогового агента или в КЛС по другому налогу (сбору, взносу) применяется аналогичная операция исправления ошибок. При этом указывается, куда перенесены данные, и делается отметка о дате проведения операции. В другой КЛС указывается, откуда перенесены записи. На полях против соответствующей строки делается пометка "перенесено в карточку лицевого счета по налогу..." за подписью лица, проводившего такую операцию, с указанием даты и оснований, по которым проводится эта операция.
6. В зависимости от закрепленных приказом руководителя налогового органа функциональных обязанностей работниками соответствующих отделов ведутся реестры, книги и журналы учета КЛС и составляется отчетность по формам, утверждаемым приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам на каждый отчетный год в установленном порядке.
7. Принципы учета налогов, сборов и иных обязательных платежей, а также порядок исправления выявленных ошибок, установленные настоящими Рекомендациями, сохраняют свое значение в полном объеме как в условиях ручного ведения КЛС, так и в режиме автоматизированной обработки данных КЛС. При автоматизированной обработке данных КЛС формы журналов учета, реестров, ведомостей могут быть изменены и заменены выходными формами программного обеспечения, которые обязаны содержать все установленные настоящими Рекомендациями показатели и реквизиты.
При ведении КЛС в автоматизированном режиме на 1 января каждого года делается копия всей информационной базы данных за год на магнитные носители и архивируется. По окончании архивирования базы данных КЛС составляется "Протокол о проведении архивирования базы данных на 1 января текущего года" за подписью руководителя налогового органа, начальника отдела, ответственного за архивирование базы данных. Архивированные базы данных КЛС на магнитных носителях подлежат хранению в несгораемом шкафу в течение 5 лет.
Архивированные данные КЛС ликвидированных или реорганизованных организаций на магнитных носителях и КЛС на бумажных носителях хранятся в налоговом органе в течение 5 лет с даты ликвидации или реорганизации организации, по физическому лицу - в течение 3 лет с даты снятия с учета в налоговом органе.